GWG-Sammelposten - So funktionieren die neuen "Abschreibungspools" (mit Musterdatei)

Seit Jahresbeginn 2008 ist die Abschreibung geringwertiger Wirtschaftsgüter komplizierter geworden: Ab 150 Euro Anschaffungspreis müssen jetzt Abschreibungspools ("Sammelposten") gebildet werden.

Hier die drei neuen Abschreibungskategorien auf einen Blick

• Verbrauchsgüter (bis 150 Euro):

  Alle Anschaffungen mit einem Nettokaufpreis von bis zu 150 Euro darfst du seit dem Wirtschaftsjahr 2008 sofort und in voller Höhe als Betriebsausgabe buchen. Die zugrundeliegende "Verbrauchsfiktion" gilt auch dann, wenn das angeschaffte geringwertige Wirtschaftsgut in Wirklichkeit über mehrere Jahre hinweg im Betrieb genutzt wird.

  Wichtig: Auch Verbrauchsgüter müssen selbstständig nutzbar sein! So dürfen zum Beispiel PC-Peripheriegeräte wie Drucker oder Scanner nicht auf einen Schlag als Aufwand geltend gemacht werden, nur weil sie weniger als 150 Euro kosten: Vielmehr erhöhen sie den Wert des dazugehörigen Computers und müssen zusammen mit ihm abgeschrieben werden.

• Sammelposten (150,01 Euro bis 1.000 Euro):

  Alle Anschaffungen mit einem Netto-Kaufpreis zwischen 150 Euro und 1.000 Euro müssen seit 2008 jahresweise zu einem einheitlichen Sammelposten zusammengefasst werden. Unabhängig von der tatsächlichen oder betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer der einzelnen Pool-Bestandteile muss der Gesamtwert anschließend pauschal über fünf Jahre abgeschrieben werden - pro Jahr also mit 20 Prozent der Anschaffungskosten.

• Lineare Abschreibung über die Nutzungsdauer (> 1.000 Euro):

  Alle abnutzbaren und selbstständig nutzbaren beweglichen Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens mit einem Netto-Anschaffungspreis von mehr als 1.000 Euro müssen über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer hinweg linear abgeschrieben werden (= Abschreibung in gleich bleibenden Jahresbeträgen). Die degressive Abschreibung wurde ganz abgeschafft.

Die spürbare Senkung der Komplettabschreibungs-Grenze von 410 Euro auf 150 Euro ist schon schmerzhaft genug. Zu allem Überfluss bringt die neue Abschreibungs-Logik darüber hinaus noch eine Menge Praxisfragen mit sich, auf die selbst die Finanzämter in vielen Fällen noch keine Antwort haben.

Fragen und Antworten zu den GWG-Sammelposten

Wir liefern die Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen - darunter sogar einige mit erfreulichem Inhalt.

Welche Abschreibungs-Wertgrenzen gelten für Kleinunternehmer?

Bei den Abschreibungs-Wertgrenzen handelt es sich grundsätzlich um Nettobeträge. Die gelten erfreulicherweise aber auch für "Kleinunternehmer" im Sinne des Umsatzsteuergesetzes, obwohl diese gar nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt sind.

Angenommen, eine Digitalkamera kostet 140 Euro plus 26,60 Euro Mehrwertsteuer, dann darf sie vom Kleinunternehmer im Jahr der Anschaffung trotzdem komplett abgeschrieben werden! In seiner Einnahmenüberschussrechnung schlägt die Kamera somit als Betriebsausgabe in Höhe von 166,60 Euro zu Buche!

Was ist mit den Porto- und Versandkosten?

Der Netto-Anteil von Porto-, Versand- und ähnliche Beschaffungskosten zählt mit zu den Anschaffungskosten. Umgekehrt mindern Preisnachlässe (wie zum Beispiel Rabatte oder Skonto) die Anschaffungskosten.

Muss ich über Wirtschaftsgüter bis 150 Euro Aufzeichnungen führen?

Nein: Ein separates GWG-Bestandsverzeichnis ist für Anschaffungen bis zu 150 Euro entbehrlich. Noch nicht einmal die gebündelte Erfassung auf einem gemeinsamen Buchführungskonto ist zwingend vorgeschrieben. Du darfst die einzelnen Wirtschaftsgüter also entsprechend ihrer sachlicher Verwendung verbuchen (z. B. als Büromaterial oder Telefonkosten).

Kommt es beim Sammelposten auf den Anschaffungszeitpunkt an?

Nein: Anders als bei der klassischen Abschreibung spielt der Anschaffungszeitpunkt beim Sammelposten keine Rolle. Ganz gleich, ob du das Produkt im Januar oder Dezember gekauft hast, darfst du im ersten Jahr den vollen Abschreibungsbetrag in Höhe von 20 Prozent auf die Anschaffungskosten geltend machen.

Darf ich zwischen Sammelposten und Einzelabschreibung wählen?

Nein: Zur Pauschalabschreibung über fünf Jahre bist du auch dann verpflichtet, wenn das betreffende Wirtschaftsgut eine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von weniger als fünf Jahren hat. Das führt unsinnigerweise dazu, dass du den Marken-PC mit einem Anschaffungspreis von 1.800 Euro innerhalb von drei Jahren abschreiben darfst - das Discounter-Schnäppchen im Wert von 500 Euro hingegen fünf Jahre mit dir herumschleppst.

Wichtig: Nicht immer entpuppt sich der Sammelposten jedoch als Nachteil: So bindest du dir den Büroschreibtisch für 1.001 Euro 13 Jahre lang ans Bein, während das um ein Euro günstigere Möbelstück Teil des Sammelpostens und damit schon nach fünf Jahren abgeschrieben ist!

Tipp: Sobald sich der Kaufpreis der 1.000-Euro-Schallgrenze nähert, solltest du mit dem Händler den für dich günstigsten Anschaffungspreis heraushandeln. In dem einen Fall kann das Entgegenkommen in einem Preisnachlass liegen, beim anderen im Verzicht auf Skonto oder im Zukauf von sinnvollem Zubehör oder Peripheriegeräten. Bei Sammelposten-Geräten mit einer kurzen betrieblichen Nutzungsdauer (wie zum Beispiel Computern) ist außerdem das Leasing zu einer interessanten Alternative geworden - selbst wenn du den Kaufpreis ohne Weiteres aus eigenen Mitteln aufbringen könntest.

Was ist, wenn ein Sammelposten-Bestandteil defekt ist oder verkauft wird?

Mit Aufnahme in den einheitlichen Sammelposten verlieren die einzelnen Anschaffungen ihre Eigenständigkeit: Ob ein bestimmter Teil des GWG-Pools am Ende eines Jahres noch vorhanden oder funktionsfähig ist, hat keine Auswirkungen auf die Abschreibungspauschale: Sie ist in den vier Folgejahren genauso hoch wie im Jahr der Anschaffung.

Sind die Sammelposten Teil meines Anlagenverzeichnisse?

Nein, in das Anlagenverzeichnis nimmst du seit dem Jahr 2008 nur noch Wirtschaftsgüter mit Anschaffungskosten von über 1.000 Euro auf.

Wie werden die Sammelposten stattdessen dokumentiert?

Sofern dein Buchhaltungsprogramm bereits auf dem neuesten Stand ist und jahresweise Konten für die Sammelposten vorsieht, genügt das vollauf. Anderenfalls legst du eine Liste an, aus der

• die Bezeichnung des Wirtschaftsgutes,
• Anschaffungsdatum,
• Anschaffungskosten sowie
• der Gesamtwert des Sammelpostens

hervorgehen. Bestimmte Formvorschriften gibt es noch nicht. Wie eine Sammelposten-Übersicht aussehen kann, erkennst du an unserem Excel-Muster.(### Muster fehlt)

Muss ich die Sammelposten-Liste mit der Steuererklärung abgeben?

Nein, es genügt, wenn du die Zusammensetzung der jährlichen GWG-Pools bei einer eventuellen Betriebsprüfung nachvollziehbar darlegen kannst. Der Ausdruck eines Buchhaltungskontos oder einer einfachen Excel-Liste reicht.

Wo werden die Sammelposten-Abschreibungen im EÜR-Formular eingetragen?

(### aktuelle Info) Da der Vordruck der "Anlage EÜR" für das Jahr 2008 noch nicht vorliegt, ist das noch offen. Das amtliche Formular wird aber voraussichtlich nach und nach um insgesamt fünf Zeilen erweitert: Ab dem Jahr 2012 werden ja fünf verschiedene Sammelposten-Abschreibungen einzutragen sein.

Wie funktioniert die lineare Abschreibung bei 1.000-Euro-Anschaffungen?

Die klassische Abschreibung (auch "Absetzung für Abnutzung" = "AfA" genannt) sowie typische Abschreibungszeiträume (= "betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer") erklären wir in einem separaten Beitrag. (### aktuellen Link einfügen)