Endlich: Ab Juli 2011 ausgestellte PDF-Rechnungen werden auch ohne digitale Signatur anerkannt

Manche Medien hatten es voreilig schon vor Monaten verkündet, tatsächlich ist das entsprechende Gesetz nach einem Einspruch des Bundesrats erst jetzt in Kraft getreten, rückwirkend für alle ab 01.07.2011 gestellten Rechnungen: Per E-Mail versandte oder als PDF zum Download bereitgestellte Rechnungen werden auch ohne digitale Signatur zum Vorsteuerabzug anerkannt. Das ist eine große Erleichterung gerade für kleine Unternehmen. Es gelten aber auch künftig erweiterte Aufbewahrungspflichten, die du unbedingt kennen und beachten solltest.

Vorsteuerabzug bei per E-Mail versandten oder als PDF-Download bereitgestellten Rechnungen nun möglich

Foto Obsahovka, Pixabay

Was gilt für Rechnungen, die bis zum Juni 2011 ausgestellt wurden?

Was viele nicht wissen: Bisher waren elektronische Rechnungen ohne eine qualifizierte digitale Signatur und sogar die meisten per Fax gesendeten Rechnungen ungültig und berechtigten nicht zum Abzug der in der Rechnung enthaltenen Vorsteuer. Bei einer Steuerprüfung konnte es so potentiell zu Nachzahlungen bei der Umsatzsteuer kommen. Diese Gefahr besteht übrigens weiterhin, denn die im folgenden beschriebenen Erleichterungen gelten nur für ab dem Juli 2011 ausgestellte Rechnungen.

Tipp: Fordere deshalb bei älteren Rechnungen, insbesondere wenn es um höhere Beträge geht, eine Papierrechnung oder PDF-Rechnung mit Signatur nach.

Elektronische Rechnungen bedeuten größeren Aufwand

Elektronische Rechnungen mit Signatur konnten sich nicht wirklich durchsetzen, obwohl sie als besonders sicher gelten. Das liegt nicht nur an dem hohen Aufwand für den Rechnungsersteller, sondern vor allem daran, dass die Rechnungsempfänger für alle Rechnungen bis Juni 2011 verpflichtet waren und sind, die Signatur bei Erhalt zu prüfen und diese Prüfung auch zu dokumentieren. Prüfprotokoll, Rechnungs- und Signaturdatei müssen in einem elektronischen Archiv in nachträglich unveränderbarer Form aufbewahrt werden und dieses muss zehn volle Kalenderjahre nach Rechnungserhalt dem Prüfer zur Verfügung stehen. Der Ausdruck der PDF-Rechnung auf Papier reicht keineswegs.

Damit dürfte ein großer Teil der PDF-Rechnungen, die du bisher abgeheftet haben, ungültig sein. Das gilt aber auch für fast alle Fax-Rechnungen: Diese wurden bisher nur anerkannt, wenn sie von einem reinen Faxgerät auf ein reines Faxgerät gesendet wurden. War an dem Versand ein Faxserver, ein Computerfax oder eine Drucker-Fax-Kombination beteiligt, handelt es sich aus der Perspektive des Finanzamts um Ausdrucke. Diese galten als manipulierbar.

Tipp: Bisher haben wir dazu geraten, größere und regelmäßige Rechnungen unbedingt im Original zusenden zu lassen - das gilt auch weiterhin für alle Rechnungen, die bis zur Jahresmitte ausgestellt wurden.

Was gilt für Rechnungen, die ab Juli 2011 ausgestellt wurden?

Bei Rechnungen, die ab dem 1. Juli 2011 eingehen, wird das Finanzamt künftig deutlich großzügiger sein. Du kannst dir also deine Telefon- und Hostingrechnungen künftig guten Gewissens als PDF zusenden lassen. Oft lassen sich dadurch pro Rechnung ein bis zwei Euro sparen. Stelle den Rechnungsversand ruhig um.

Das Ausdrucken und Abheften der Rechnungen hinter dem Kontoauszug in deiner Buchhaltung genügt aber auch künftig nicht. Das Bundesfinanzministerium schreibt hierzu:

„Besteht eine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung von Rechnungen, sind elektronische Rechnungen zwingend elektronisch während der Dauer der Aufbewahrungsfrist auf einem Datenträger aufzubewahren, der keine Änderungen mehr zulässt. Hierzu gehören insbesondere nur einmal beschreibbare CDs und DVDs. Eine Aufbewahrung einer elektronischen Rechnung (nur) als Papierausdruck ist in diesen Fällen nicht zulässig.“

Tipp: Verschiebe alle E-Mails, Rechnungsanhänge und heruntergeladenen PDFs gleich nach dem Ausdrucken in ein entsprechendes Backup-Verzeichnis. Brenne das Verzeichnis am Jahresende auf eine CD oder DVD - wenn du das noch nicht getan hast, solltest du es für die zurückliegenden Jahre nachholen.

Neben Aufbewahrung auch Verpflichtung zur Prüfung der elektronischen Rechnungen

"Verwendet der Unternehmer keine qualifizierte digitale Signatur oder das EDI-Verfahren, ist durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft, sicherzustellen, dass die Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts sowie die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sind. Wie das geschehen soll, legt der Unternehmer selbst fest." Das Bundesfinanzministerium erklärt weiter, dass dies "in der einfachsten Form, z.B. durch einen manuellen Abgleich der Rechnung mit der Bestellung und ggf. dem Lieferschein geschehen" kann. Einen solchen Abgleich wird jeder Leistungsempfänger aber ohnehin aus Eigeninteresse heraus vornehmen, so dass hier kein zusätzlicher Aufwand entstehen sollte. Deine Prüfung musst du – anders als bisher bei der digitalen Signatur – nicht dokumentieren.

Tipp: Achte darauf, dass du alle in Rechnung gestellten Leistungen auch tatsächlich in vollem Umfang erhalten hast und alle Pflichtangaben (z.B. die korrekte Firmenbezeichnung) enthalten sind. Darüber hinaus musst du sicherstellen, dass die Rechnung

echt ist, also dass die Identität des Rechnungssteller korrekt ist (wenn du also Zweifel hast, ob alles mit rechten Dingen zugeht, haftest du für die Korrektheit),
die Rechnung unversehrt ist, sie also auf dem (elektronischen) Übermittlungsweg nicht manipuliert wurde (dies ist recht vage gehalten, vermutlich um später bei Bedarf den Einsatz neuer, dann verbreiteter technischer Verfahren verlangen zu können, die eine Unversehrtheit sicherstellen)
sie lesbar ist, also im Fall einer Prüfung für das Auge des Finanzbeamten sichtbar gemacht werden kann. Das bedeutet ganz konkret, dass du nicht nur die Daten an sich zehn Jahre aufbewahren musst, sondern auch die Programme, um die Daten anzuzeigen.

Nutze die Einsparmöglichkeiten

Erhebliche Einsparmöglichkeiten bestehen vor allem bei deinem eigenen Rechnungsversand: Künftig kannst du dir das Ausdrucken, Kuvertieren, Frankieren und Versenden der Rechnungen sparen. Es geht hier nicht nur um das Porto, sondern auch um Büromaterial, den Gang zum Briefkasten usw. Aktuelle Versionen von Textverarbeitungsprogrammen wie Microsoft Word bieten die Möglichkeit, mit einem Klick auf „Senden PDF E-Mail-Anlage“ aus der Word-Rechnung ein PDF zu machen und dies an eine E-Mail anzuhängen. Vergiss dabei nicht, die Rechnung zusätzlich für deine eigene Buchhaltung auszudrucken.

Bei bereits bekannten Kunden solltest du den Rechnungsversand auf jeden Fall umstellen. Wenn du viele Neu- oder Einmalkunden hast, kann der Postversand trotzdem sinnvoll sein, weil du damit automatisch auch die Adresse des Kunden überprüfst. Sofern ein Brief nicht mit „unbekannt“ zurückkommt, kannst du in der Regel davon ausgehen, dass der Kunde tatsächlich unter dieser Adresse sesshaft ist.

Umstellung auf Versand von PDF-Rechnungen

Selbständige und Unternehmen, die selbst umsatzsteuerpflichtig sind, müssen dem Versand elektronischer Rechnungen zustimmen bzw. können ihm widersprechen. Für die Praxis bedeutet das: Stelle den Versand auf PDF-Rechnungen um, sende aber auf Anforderung zügig eine Papierrechnung zu und vermerke dir an geeigneter Stelle, dass der Kunde dies auch in Zukunft so wünscht. Privatpersonen können Papierrechnungen nur dann verlangen, wenn es um eine Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück geht.

Es ist noch nicht einmal mehr zwingend ein Rechnungs-PDF nötig, das du per Mail versendest oder zum Download anbietest. Wenn eine E-Mail mit „Rechnung“ überschrieben ist und alle Pflichtangaben enthält, wird auch diese ab 1.7.2011 als gültige Rechnung anerkannt. Auch eine Bilddatei mit einem Foto der Rechnung ist aus Sicht der Finanzverwaltung zulässig, wenn der Empfänger zustimmt. Und auch der Versand per DE-Mail oder per E-Postbrief ist explizit erlaubt.

Die Neuregelung erfolgte im Rahmen des Steuervereinfachungsgesetzes 2011 (Artikel 5). Ob wir sie auch ohne Druck aus Brüssel erhalten hätten? Die Regierung setzt damit nämlich lediglich die EU-Richtlinie 2006/112/EG um, die alle Mitgliedsländer bis Ende 2012 in nationales Recht übertragen müssen.