Das klassische Ablagesystem besteht aus Papierbelegen in Ordnern. Das zentrale Element des Ablagesystems sind die Beleg- / Bankordner. Jeder Unternehmer und Selbstständiger muss einmal im Monat Kontoauszüge und Belege sortieren.
Für Abos und Verträge solltest du einen Vertragsordner verwenden und Lieferscheine, Auftragsbestätigungen, etc. in weiteren Ordnern oder Mappen sammeln. Wichtig ist aber vor allem, dass du dich an die Aufbewahrungspflicht hältst:
- Buchhaltungsunterlagen (Kontoauszüge, Belege, Jahresabschlüsse und Buchungslisten): zehn Jahre
- Geschäftsbriefe (Arbeitsverträge, Lohnunterlagen, etc.): sechs Jahre
Du kannst mit einem Monatsregister alles „aufsteigend“ oder "absteigend" ablegen und chronologisch ordnen. Neue Eingangs- und Ausgangsrechnungen solltest du immer sofort abheften oder ablegen. Sonst besteht die Gefahr, dass eine offene Rechnung vergessen oder nicht mehr auffindbar ist. Grundsätzlich gilt für Kontoauszüge: Der zugehörige Beleg aus den „offenen Rechnungen“ muss hinter dem Kontoauszug abgeheftet werden.
Ich habe versucht, die Antwort des Experten kompakt zusammenzufassen, empfehle dir aber den Mitschnitt selbst anzuschauen oder anzuhören.
Wie werden Kontoauszüge, Eingangs- und Ausgangsrechnungen am besten abgelegt?
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Bei vielen Unterlagen gelten spezielle Aufbewahrungsfristen: zum Beispiel bei Verträgen, Rechnungen oder bei Steuerbescheiden. So auch bei Kontauszügen, Eingangs- und Ausgangrechnungen. Wie lege ich diese nun korrekt ab?