Führe ein Fahrtenbuch

Für Selbständige kann sich das Führen eines Fahrtenbuches schnell auszahlen:

Auch wenn es etwas bürokratisch ist - das Führen eines Fahrtenbuches kann sich lohnen

Foto Jill111, Pixabay

Selbst wenn du keinen Firmenwagen oder nicht einmal ein eigenes Auto besitzt, sondern dieses vom Partner oder Freunden ausleihst, kannst du für alle betrieblich bedingten Autofahrten eine Kilometerpauschale in Höhe von 30 Cent geltend machen. Das kann sich ganz schön summieren. Ein Fahrtenbuch brauchst du dazu nicht vorzulegen. Trotzdem solltest du der unten vorgeschlagenen Vorgehensweise folgen, um keine Fahrten zu vergessen.
Wenn du dein Auto zu mehr als 50 Prozent betrieblich nutzt, berechnet sich dein Privatanteil nach der für dich in der Regel günstigen Ein-Prozent-Regel. Die überwiegende betriebliche Nutzung musst du aber erst einmal glaubhaft machen. Dabei kann ein – zumindest über einige Monate geführtes – Fahrtenbuch eine große Hilfe sein.
Wenn du dein Auto fast ausschließlich betrieblich nutzt, kannst du mittels Fahrtenbuch zudem einen geringeren tatsächlichen Privatanteil nachweisen, als er sich nach der Ein-Prozent-Regel ergeben würde – und somit bis zu 100 Prozent der Fahrzeugkosten absetzen.

Handschriftlich führen – mit Excel auswerten

Bei der Verwendung eines Fahrtenbuches müssen nachträgliche Änderungen ausgeschlossen oder zumindest dokumentiert sein. Wenn du ein entsprechendes Computerprogramm kaufst, musst du darauf achten, dass nachträgliche Manipulationen technisch nicht möglich sind. Der Hersteller sollte eine "Konformitätserklärung" abgeben, die du dem Finanzamt bei Bedarf vorlegen kannst.

Ganz auf ein handschriftliches Fahrtenbuch kannst du in der Praxis aber nur verzichten, wenn du über ein Navi mit entsprechender Funktionalität verfügst oder deine Fahrten direkt in einen PDA eingibst.

Eine bequeme Lösung bietet die folgende Vorgehensweise – zumal wenn du das Fahrtenbuch nur vorübergehend führst: Kauf dir im Schreibwarenhandel für wenige Euro ein Fahrtenbuch und füllen dieses bei jeder betrieblich bedingten Fahrt aus. Anzugeben sind

Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende der Reise,
Reiseziel und –route,
Reisezweck und aufgesuchter Gesprächspartner.

(Bei privater Nutzung genügt ein Eintrag der Kilometerstände zu Beginn und Ende, für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz ein kurzer Vermerk mit der Anzahl der gefahrenen Kilometer.)

Anschließend wertest du deine Eingaben aus. Dabei ermittelst du gleich noch die absetzbaren Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen. Dem Finanzamt musst du dann allerdings auch das handschriftlich geführte Fahrtenbuch vorlegen.

Erleichterungen für bestimmte Berufsgruppen

Für bestimmte Berufsgruppen, die häufig und lange unterwegs sind oder einer Verschwiegenheitspflicht unterliegen, gibt es Erleichterungen in Bezug auf die Aufzeichnungspflichten:

Handelsvertreter, Kundendienstmonteure und ähnliche Berufsgruppen mit täglich wechselnder Auswärtstätigkeit müssen lediglich angeben, welche Kunden Sie an welchen Orten besuchen. Nur wenn die direkte Entfernung deutlich von der abgerechneten Entfernung abweicht, müssen auch die Stationen der Reiseroute angegeben werden.
Ärzte, Anwälte und Steuerberater können als Reisezweck auch nur Patienten- bzw. Mandantenbesuch angeben, um die Vertraulichkeit sicherzustellen. Sie müssen dann jedoch ein zusätzliches Verzeichnis führen mit Name und Adresse der besuchten Personen.