Verband der Gründer und Selbstständigen Deutschland e.V.

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Experten-Tipp zur revisionssicheren E-Mail Archivierung: 7 Anforderungen, die Selbstständige beachten müssen

Webentwickler Ludwig Gramberg

E-Mails zählen – unabhängig von der Branche – zu den wichtigsten Kommunikationsmitteln. Im geschäftlichen Kontext gehören sie zu den Dokumenten, die zehn Jahre lang im Original aufbewahrt werden müssen, sofern sie steuerrechtlich relevant sind. Betroffen sind davon typischerweise Rechnungen, die per E-Mail eintreffen, aber auch Angebote und Verträge.

Vorsicht: Es genügt dabei nicht, die E-Mails ausgedruckt in einem Ordner zu lagern oder einfach im E-Mail-Postfach zu belassen, zumal sie von dort auch leichterhand gelöscht werden könnten. Vielmehr müssen sie über eine geeignete Software archiviert werden. Webentwickler Ludwig Gramberg verriet bei der VGSD-Telko zum Thema „Noch nicht umgesetzt? – So archivierst du E-Mails revisionssicher“, welche Anforderungen eine solche Software erfüllen muss.

 

7 Anforderungen, die Selbstständige bei der revisionssicheren E-Mail Archivierung beachten müssen

  1. Die E-Mails müssen durchsucht werden können, inklusive ihrer Anhänge.
  2. Die Archivierung muss nachvollziehbar sein. Welche Mails wurden wann ins Archiv geschoben?
  3. Die Daten müssen manipulationssicher abgelegt sein.
  4. Die Archivierung muss zeitnah erfolgen. Eventuell ist es wichtig, Mitarbeitern die Gelegenheit zu geben, vorab private Mails auszusortieren.
  5. Änderungen müssen automatisch protokolliert werden, um Manipulation auszuschließen.
  6. Prüfer müssen auf geeignete Weise einen Zugriff bekommen können.
  7. Die Daten müssen zehn Jahre geschützt aufbewahrt werden. Backups sind wichtig. Frage: Gibt es die Software noch in zehn Jahren, könnten die Daten im Zweifel umgezogen werden?

 

Welche zusätzlichen Anforderungen es bei der Archivierung geschäftlicher E-Mails gibt, verrät Gramberg in der Experten-Telko, die Vereinsmitgliedern kostenlos zur Verfügung steht. Um sie anzusehen oder den Mitschnitt herunterzuladen, klicke bitte hier.

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