Die Umstellung auf E-Rechnung bringt mehrere Herausforderungen mit sich. Zunächst musst du ein geeignetes Tool auswählen, das sowohl das Erstellen als auch den Empfang und die Validierung von E-Rechnungen abdeckt. Es reicht nicht, nur eine Rechnung zu erzeugen, du musst auch prüfen können, ob empfangene E-Rechnungen gültig sind, und ggf. mit Lieferant/innen kommunizieren, wenn Korrekturen nötig sind.
Außerdem müssen Gutschriften, Storno-Rechnungen und rechnungsbegleitende Dokumente korrekt verarbeitet werden, und wichtige Felder, wie E-Mail-Adressen oder projektspezifische Business Terms, müssen strukturiert im XML-Teil der E-Rechnung enthalten sein.
Idealerweise erfolgt die Erstellung der E-Rechnung neben deinem bisherigen Rechnungsprozess automatisch, sodass du keine umfangreichen Schulungen oder Umstellungen benötigst.
Zusätzlich entwickelt sich das Format ständig weiter, weshalb du darauf achten solltest, dass dein Tool regelmäßig aktualisiert wird und alle neuen Vorgaben unterstützt.
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