E-Rechnung: Welche Herausforderungen gibt es immer noch bei der Umsetzung?

Die Frage trägt den Stand Dezember 2025, und seitdem hat das BMF seine FAQ zur E-Rechnung überarbeitet (Stand März 2026). Vier Punkte haben sich dadurch geklärt — zwei davon entschärfen Anforderungen aus der Zusammenfassung oben, einer kommt neu dazu und wird in der Praxis oft übersehen.

Quelle für alles Folgende, mit Fragennummern:
www.bundesfinanzministerium.de­/Content/D­…hnung.html

**1. Validierung ist keine Pflicht.**
Oben steht, man müsse prüfen können, ob empfangene E-Rechnungen gültig sind. Frage 7 stellt inzwischen klar: Eine Validierung ist ausdrücklich **keine** Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung, etwa beim Vorsteuerabzug. Sie ist sinnvoll und wird empfohlen, aber sie ist kein Muss-Kriterium bei der Toolauswahl. Wer deswegen ein teureres Paket nimmt, zahlt für Komfort, nicht für Rechtssicherheit.

**2. Bei hybriden Formaten führt jetzt der XML-Teil, nicht mehr das PDF.**
Das ist die Neuerung, die mir in der Praxis am häufigsten fehlt. Früher galt bei ZUGFeRD im Konfliktfall der lesbare Bildteil. Mit der obligatorischen E-Rechnung hat sich das umgekehrt: Weichen strukturierter Teil und Bildteil voneinander ab, sind die Daten des strukturierten Teils maßgebend (Frage 12a). Wer eingehende Rechnungen weiterhin nur als PDF-Ansicht prüft, prüft damit nicht mehr den rechtlich führenden Teil. Das BMF empfiehlt deshalb, den XML-Teil eigenständig zu visualisieren — kostenlos geht das über den Viewer der Finanzverwaltung unter e-rechnung.elster.de­.

**3. Was wirklich in den strukturierten Teil muss.**
Oben ist von E-Mail-Adressen und projektspezifischen Business Terms die Rede. Frage 7a fasst es enger: Alle **umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben** müssen im strukturierten Teil enthalten sein, weil nur dann eine automatisierte Verarbeitung möglich ist. Ein bloßer Verweis auf eine unstrukturierte Anlage genügt nicht. Ergänzende Angaben — etwa eine Aufschlüsselung von Stundennachweisen — dürfen dagegen als Anhang beiliegen. Und zum Feld BT-10: Eine Leitweg-ID braucht nur, wer an Behörden fakturiert; im B2B genügt umsatzsteuerlich ein Platzhalter wie „-" (Frage 6).

**4. Einzelfälle, die vorher offen waren.**
Frage 7b beantwortet inzwischen mehrere Punkte, die als Hürde galten: Sammelrechnungen sind zulässig, der Kalendermonat darf als Leistungszeitpunkt angegeben werden. Berichtigungen können während der Übergangsfristen weiterhin ohne E-Rechnung erfolgen. Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen, die vor dem eigenen Stichtag erteilt werden, müssen keine E-Rechnungen sein — auch wenn Leistung und Zahlung später folgen. Bei Bauleistungen genügen im strukturierten Teil die Gewerke mit Summen, das Leistungsverzeichnis darf als lesbare Anlage beiliegen.

Eine Hürde, die in solchen Aufzählungen meist untergeht: Der **Empfang** ist seit dem 1.1.2025 für alle inländischen Unternehmen Pflicht, ohne Ausnahme und unabhängig von den Übergangsfristen fürs Ausstellen — selbst Kleinunternehmer, die nie eine E-Rechnung ausstellen müssen (Frage 12). Dafür braucht es aber gar keine Software: Ein E-Mail-Postfach genügt rechtlich (Fragen 8 und 12). Die Toolfrage stellt sich erst beim Verarbeiten, und das ist eine Effizienz-, keine Pflichtfrage.

Zur Transparenz: Ich betreibe ein Vergleichsportal zu E-Rechnungssoftware, das über Affiliate-Links finanziert ist. Deshalb halte ich mich bei Produktempfehlungen hier bewusst raus — die Punkte oben gelten unabhängig davon, womit man arbeitet.

Viele Grüße
Benjamin

Die Umstellung auf E-Rechnung bringt mehrere Herausforderungen mit sich. Zunächst musst du ein geeignetes Tool auswählen, das sowohl das Erstellen als auch den Empfang und die Validierung von E-Rechnungen abdeckt. Es reicht nicht, nur eine Rechnung zu erzeugen, du musst auch prüfen können, ob empfangene E-Rechnungen gültig sind, und ggf. mit Lieferant/innen kommunizieren, wenn Korrekturen nötig sind.

Außerdem müssen Gutschriften, Storno-Rechnungen und rechnungsbegleitende Dokumente korrekt verarbeitet werden, und wichtige Felder, wie E-Mail-Adressen oder projektspezifische Business Terms, müssen strukturiert im XML-Teil der E-Rechnung enthalten sein.

Idealerweise erfolgt die Erstellung der E-Rechnung neben deinem bisherigen Rechnungsprozess automatisch, sodass du keine umfangreichen Schulungen oder Umstellungen benötigst.

Zusätzlich entwickelt sich das Format ständig weiter, weshalb du darauf achten solltest, dass dein Tool regelmäßig aktualisiert wird und alle neuen Vorgaben unterstützt.