Gibt es Tools, mit denen man eigene, herkömmliche Rechnungs-PDFs in E-Rechnungen umwandeln kann?

[Aktualisiert im November 2026: Kostenlos sind jetzt 10 E-Rechnungen pro Monat statt fünf pro Tag.]

Ich ergänze das, weil genau diese Frage oft kommt – ganz transparent: Ich bin der Betreiber von rechnungswandler.de­, einem Werkzeug genau für diesen Fall.

Zum Einwand mit der doppelten Rechnungsnummer: Bei ZUGFeRD entsteht keine zweite Rechnung. Die Rechnungsdaten werden als XML in ein PDF eingebettet (PDF/A-3). Man verschickt dann statt des bisherigen PDFs die ZUGFeRD-Datei – eine Rechnung, eine Nummer. Wichtig ist nur, dass PDF-Ansicht und XML-Daten übereinstimmen.

So läuft es bei rechnungswandler.de: eigene Rechnung als PDF (auch Word oder Excel) auswählen, die automatisch erkannten Angaben kurz prüfen, ZUGFeRD oder XRechnung herunterladen. Pflichtfelder und Summen werden vorher geprüft. Die Verarbeitung läuft im Browser, die Rechnung wird nicht auf unseren Server geschickt (Ausnahme nur bei der freiwilligen KI-Erkennung in Pro: dann geht der gelesene Text an einen Dienst in der EU). 10 E-Rechnungen pro Monat sind kostenlos und ohne Konto; für Vielnutzer gibt es eine kostenpflichtige Pro-Version, die auf Wunsch auch das eigene Rechnungslayout übernimmt.

Wer ohnehin eine Buchhaltungssoftware nutzt, sollte zuerst dort schauen – viele können E-Rechnungen inzwischen direkt erzeugen.

Unter www.youtube.com­/watch?v=ZU5mtUJZIFw habe ich ein Video der Dresdener Firma Supedio von vor drei Jahren gefunden. Sie bieten tatsächlich an, dass man mit vorhandenen Systemen PDF-Rechnungen generiert, ihr Tool diese dann in eine XRechnung, ZUGFeRD oder auch EDIFACT konvertiert, ggf. über beim Peppol-Netzwerk einliefert zwecks Zustellung an den öffentlichen Auftraggeber.
Vorteil: Man kann erst mal mit der vorhandenen Software weiterarbeiten, die zu diesem Zeitpunkt wahrscheinlich noch nicht die Generierung von E-Rechnungen beherrschte..
Als Stolpersteine werden genannt: E-Rechnungen haben zusätzliche Pflichtfelder, die in der PDF-Rechnung vielleicht noch fehlen und bestimmte Werte müssen auf ganz bestimmte Art und Weise angegeben werden.
Weitere Infos findet man auf der Website des Unternehmens unter www.supedio.com­/erechnungsservice

Ich weiß es selbst nicht und bin gespannt, ob es so etwas gibt.
Allerdings frage ich mich, ob das Sinn machen würde.
Wenn ich einfach nur eine herkömmliche PDF-Rechnung habe und die Angaben darauf nicht in einen E-Rechnungs-Generator abtippen möchte, wie sie auf www.vgsd.de­/beitrag-p­…link/66550 vorgestellt werden, müsste das Tool zunächst die relevanten Daten per OCR erkennen und dann "raten" welche Angabe in welches Feld gehört, das müsste ich dann prüfen, bevor ich schließlich eine E-Rechnung generieren kann.
Wenn ich die PDF-Rechnung mit einem Programm generiert habe und dort die Rechnungsdaten gespeichert habe, wäre es viel einfacher, ich würde mit diesem Programm direkt eine E-Rechnung generieren, statt zuerst ein herkömmliches PDF und dieses dann umwandeln.
Außerdem hätte ich dann ja zwei unterschiedliche Rechnungen, aber mit derselben Rechnungsnummer erstellt. Ich darf aber eigentlich immer nur eine erstellen...