Ich suche Buchhaltungssoftware für unsere GbR mit der die Zuordnung der Gesellschafter für den export nach Datev funktioniert !

Das ist ein bekanntes und kniffliges Problem bei GbRs mit DATEV-Schnittstelle – das Kernproblem liegt daran, dass die DATEV-Buchungslogik „Zuordnung zu Gesellschafter" ein spezielles Datenfeld im DATEV-Export erfordert, das die meisten Drittanbietersoftware nicht unterstützen.

Das eigentliche technische Problem
DATEV erwartet beim Import von Gesellschafterkonten (z. B. 1800 Privatentnahmen, 2180 Eigenkapital) eine explizite Beteiligtennummer im DATEV-Buchungsstapel, die den Buchungssatz einem bestimmten Gesellschafter zuordnet. Ohne diese Zuordnung erscheint im DATEV Kanzlei-Rechnungswesen die Fehlermeldung REW91486 – genau das, was die Steuerberaterin gerade erlebt. Monkey Office überträgt diese Fehlermeldung nicht, was das händische Nacharbeiten verursacht.

Konkrete Softwareoptionen
1. DATEV Unternehmen Online (direkter Weg)
Die DATEV-eigene Mandantenlösung unterstützt die Gesellschafterzuordnung nativ und vollständig. Der Steuerberater kann den Mandantenzugang einrichten. Nachteil: höhere Kosten und weniger Selbstständigkeit beim Buchen.

2. Apalone von PantexSoft (kostengünstige Alternative)
Direkt in der VGSD-Community als Alternative für genau diesen Anwendungsfall (GbR, DATEV-fähige Buchhaltung, SKR03/SKR04) empfohlen. Das ERP/CRM-System von PantexSoft (pantexsoft.com­) soll die DATEV-konforme Buchung inkl. Gesellschafterzuordnung unterstützen – hier lohnt eine direkte Anfrage.

3. Lexware Office / sevdesk (Browser-basiert, also Mac-kompatibel)
Beide bieten DATEV-Export via Buchungsdatenservice an. Jedoch: Die spezifische Gesellschafterzuordnung im DATEV-Buchungsstapel wird von diesen Lösungen aktuell nicht explizit ausgewiesen – das wäre vor einer Entscheidung direkt beim Support zu erfragen.

Pragmatischer Workaround (ohne Softwarewechsel)
Falls ein sofortiger Softwarewechsel nicht infrage kommt, gibt es eine buchhalterische Lösung: Separate Unterkonten pro Gesellschafter anlegen, z. B. 2181 (Privatentnahmen Gesellschafter 1) und 2182 (Privatentnahmen Gesellschafter 2). Das Steuerberaterbüro mappt diese dann in DATEV auf die richtige Buchungslogik. Diese Methode ist ein anerkannter Workaround, erfordert aber Abstimmung mit der Steuerberaterin im Vorfeld.

Empfohlenes Vorgehen
Direktanfrage bei PantexSoft/Apalone stellen, ob GbR-Gesellschafterzuordnung im DATEV-Export technisch korrekt übergeben wird

Bei Steuerberaterin klären, ob der Workaround mit Unterkonten (2181/2182) für 2024/2025 rückwirkend umsetzbar wäre

DATEV-Antwort abwarten (wie bereits geplant) – DATEV kann evtl. zertifizierte Drittanbieter mit dieser Funktion benennen

Nutzt die Steuerberaterin bereits DATEV Unternehmen Online, wäre das technisch sauberste Lösung, da die Gesellschafterzuordnung dann direkt in der Kanzlei ohne Importprobleme gepflegt werden kann.

Hallo Christiane,
ich verstehe das Problem der "Zuordnung" noch nicht. Ich verstehe es erst mal so, dass du gerne Privatentnahmen und Privateinlagen der einzelnen Gesellschafter separat verbuchen möchtest. Wie das geht, kann ich hier darstellen.
Nach meinem Verständnis der BuHa, auch DATEV, solltest du in der Lage sein, den Kontenrahmen, (ich rede im Folgenden von SKR04, der ist am gängigsten) den du bebuchen möchtest in einem gewissen Rahmen zu gestalten, heißt: du kannst individuelle Erlös- (Kontenklasse 4xxx) oder Kostenkonten (Kontenklasse 6xxx) und auch individuelle Bestandskonten (Klasse 0xxx bis 3xxx) anlegen. Wenn du jetzt also im Bereich Eigenkapital (Kontengruppe 21xx) für jeden Gesellschafter ein Privatkonto anlegst, kannst du dort Entnahmen und Einlagen für jede/n GesellschafterIn anlegen und hast dann sofort den Überblick, wer wie viel im laufenden Geschäftsjahr entnommen bzw. eingelegt hat.
Hilft das oder zielst du mit deiner Frage auf etwas anderes, was du dann bitte noch mal deutlich machen solltest.

Bzgl. Software: Ein kluger Rat ohne die Kenntnis eurer betriebsindividuellen Anforderungen (wie ist die "Jobverteilung" zwischen euch und StB? Welche Schnittstellen sind nötig, wenn überhaupt ....) ist schwierig bis unmöglich. Ich habe bei Kunden Lexware Office und WisoBüro schon gesehen, und es war da im jeweiligen Einsatz eine gute Wahl.

Hallo Christiane,

mit dem Apalone von PantexSoft hast Du ein kostengünstiges ERP/CRM, das eine Datev-fähige Buchhaltung beinhaltet.
SKR03/ oder SKR04 einstelbar. Bei Fragen immer gerne.
Herzliche Grüße Thomas
www.pantexsoft.com­