Was hat sich seit der Einführung der E-Rechnungspflicht getan?

Ein Punkt, der meiner Meinung nach seit Einführung der E-Rechnungspflicht immer deutlicher wird, ist die Qualität der Stammdaten.

Die XML-Datei oder die eigentliche E-Rechnung sind oft gar nicht das Problem. Die Schwierigkeiten beginnen meist deutlich früher – bei den Kunden- und Lieferantendaten.

In vielen Datenbeständen findet man nur eine Steuernummer, veraltete Anschriften oder unvollständige steuerliche Angaben. Das hat früher oft niemand bemerkt, weil die Rechnung trotzdem gedruckt, verschickt und bezahlt werden konnte.

Mit E-Rechnung, Validierung und automatisierten Prüfungen werden solche Lücken nun deutlich sichtbarer. Unstimmigkeiten, die früher häufig unbemerkt geblieben sind, fallen heute wesentlich schneller auf.

Meine Erfahrung aus den letzten Projekten: Das XML bekommt man meist relativ schnell erzeugt. Der eigentliche Aufwand steckt häufig darin, die vorhandenen Stammdaten zu prüfen, zu bereinigen und auf einen aktuellen Stand zu bringen.

Seit dem 01.01.2025 müssen alle Unternehmen, auch Kleinunternehmen, E-Rechnungen empfangen können. Eine Ausnahmeregelung gibt es nicht. Dafür reicht grundsätzlich ein E-Mail-Postfach. Wichtig ist jedoch: Der gesetzliche Empfang verpflichtet dich nicht automatisch, die E-Rechnung sofort weiterzuverarbeiten; dafür gelten eigene Anforderungen, z.B. die Prüfung der Gültigkeit und Vollständigkeit der Rechnung.

Beim Erstellen von E-Rechnungen hat sich seit Anfang 2025 zunächst nichts geändert. Übergangsfristen gelten weiterhin: Ab dem 01.01.2027 dürfen Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 800.000€ keine normalen PDF-Rechnungen mehr verschicken, und ab dem 01.01.2028 muss jede B2B-Rechnung in Deutschland elektronisch erstellt und verschickt werden.

Zudem hat das Bundesministerium der Finanzen Mitte Oktober 2025 ein Schreiben veröffentlicht, das klärt, wie E-Rechnungen validiert werden müssen, z.B. auf vollständige Angaben, korrekte Mehrwertsteuersätze und Umsatzsteuer-IDs. Auch die Formate, insbesondere das kombinierte PDF/XML-Format, entwickeln sich weiter, weshalb du als Unternehmen und Softwareanbieter aktuell bleiben und sicherstellen musst, dass die E-Rechnungen korrekt empfangen, geprüft und verarbeitet werden.