Für den Einstieg ins papierlose Arbeiten ist ein zuverlässiger Dokumentenscanner besonders hilfreich. Ein schneller Einzugsscanner ermöglicht es dir, eingehende Papierdokumente sofort zu digitalisieren und anschließend anhand des Scans zu entscheiden, ob es sich um ein To-do oder um ein Archivdokument handelt. So entsteht Ordnung, ohne dass Papier mehrfach in die Hand genommen werden muss.
Für die Ablage eignet sich ein Cloud-Speicher mit klarer Struktur. Wichtig ist dabei, dass du die Daten selbst verwalten kannst und der Speicher DSGVO-konform ist, idealerweise mit Hosting in Deutschland oder der EU. So hast du jederzeit Zugriff auf archivierte Unterlagen, ohne aktiv darin arbeiten zu müssen.
In der Buchhaltung helfen digitale Lösungen mit GoBD-konformer Archivierung. Eingangs- und Ausgangsrechnungen werden dort automatisch revisionssicher gespeichert, sodass du dich nicht mehr separat um die Archivierung kümmern musst. Aufgaben, Notizen und einfache Workflows lassen sich zusätzlich in einem zentralen Organisationstool abbilden, ergänzt durch ein handschriftliches Notizbuch, wenn du gerne analog arbeitest.
Für die Kund/innenverwaltung kann ein separates Termin- oder Mitgliedschaftstool sinnvoll sein. Wichtig ist dabei nicht, alles in einer einzigen Software abzubilden, sondern die Anzahl der Tools bewusst klein zu halten. Der größte Invest ist dabei nicht die Technik, sondern deine Zeit. Scanner lassen sich bei Bedarf mieten, Cloud- und Softwarekosten bleiben überschaubar. Entscheidend ist, dass die Tools deine Struktur unterstützen und nicht ersetzen.
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