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Wer muss E-Mails rechtssicher archivieren?

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Der Austausch der Kunden erfolgt oftmals über den E-Mail-Weg. Was muss ich als Unternehmen in Hinblick auf den Datenschutz beachten? Muss ich E-Mails rechtssicher archivieren? Warum ist diese Pflicht für jeden sinnvoll?

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1 Antwort

Akzeptierte Antwort

Alle Geschäftsbriefe, die in digitaler Form eingehen oder digital erstellt und weitergegeben werden, müssen laut GoBD im ursprünglichen Format archiviert werden. Hierzu zählen beispielsweise E-Mails und PDFs. Betroffen sind alle Unternehmen, unabhängig von der Buchführungspflicht, sowie Freiberufler. Das reine Ausdrucken und Aufbewahren reicht nicht aus, erklärt Herr Musiol und gibt im Anschluss gleich den Tipp, wenn möglich, alles auf digital umzustellen. Briefe müssen aber nicht digitalisiert werden. In der Regel müssen die Mails & Co. zehn Jahre aufbewahrt werden und genau protokolliert werden, wer was mit welchem Gerät macht. Wie es aufbewahrt werden soll, muss diversen Vorgaben bezüglich der Revisionssicherheit und der Prüfbarkeit entsprechen. Ein einfaches Speichern im Dateisystem oder das Belassen der Mails im Postfach ist hier nicht ausreichend. Herr Musiol empfiehlt, grundsätzlich alles zeitnah zu archivieren. Ich habe versucht die Antwort des Experten kompakt zusammenzufassen, empfehle dir aber den Mitschnitt selbst anzuschauen oder anzuhören.

Zusammenfassung des VGSD-Werkstudententeams
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Ausführliche Antwort des Experten

GoBD
Wenn rechtssichere E-Mail-Archivierung Pflicht ist: So geht’s ganz praktisch

Mit Peter Musiol

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