Suche
E-Rechnung "unveränderbar" archvieren
In Ergänzung zur revisionssicheren Ablage von E-Mails frage ich mich, wie ich die eingegangenen E-Rechnungen "unveränderbar", wie im Gesetz gefordert, archivieren kann (also außerhalb einer Mail an die die Rechnung angehängt ist). Vielen Dank und schöne Grüße
Akzeptierte Antwort
Hallo Sven, die unveränderliche Archivierung fällt vielen scheinbar jetzt erst mit dem Thema E-Rechnung auf. Dabei mussten schon immer digitale Rechnung also z.B. PDF-Rechnungen genauso archiviert werden. In vielen Fällen ist deine Buchhaltung(s-Software) die Stelle dafür (oder sollte es sein).
Welche E-Mails muss ich für die Archivierung aufbewahren?
Der Austausch mit den Kunden erfolgt in einem Unternehmen oftmals über den E-Mail-Weg. Welche Mails müssen datenschutzrechtlich aufbewahrt werden? Und wie archiviere ich Dokumente auf, die ich nicht als Anhang erhalte?
Akzeptierte Antwort
Grundsätzlich sollten alle Mails archiviert werden, erklärt Herr Musiol. Damit würde man bei einer Betriebsprüfung auf der sicheren Seite stehen. Dokumente, die nicht als Anlage erhalten werden, sollten heruntergeladen werden. Der einfachste Weg ist es, sich die Dokumente selber per E-Mail zu […]
Was kostet MailStore und wie viel Speicherplatz ist dabei?
Der Austausch mit den Kunden erfolgt in einem Unternehmen oftmals über den E-Mail-Weg und stellt manchmal ein Problem des Datenschutzes dar. MailStore ist eine webbasierte Lösung, um Mails rechtssicher zu archivieren. Wie viel kostet das monatlich und wie viel Speicherplatz steht mir zur Verfügung?
Akzeptierte Antwort
Abgerechnet wird pro Archiv und innerhalb von einem können mehrere Postfächer archiviert werden. Der Basis-Tarif kostet 7,99 Euro im Monat und enthält fünf Gigabyte Speicher, sowie technischer Mail-Support. Vier Euro mehr zahlt man für den Standardtarif mit zehn Gigabyte Speicher, werktäglicher […]
Wie richte ich die Archivierung für ein Mail-Postfach ein?
Der Austausch mit den Kunden erfolgt in einem Unternehmen oftmals über den E-Mail-Weg und stellt manchmal ein Problem des Datenschutzes dar. Daher sollte eine Archivierungssoftware genutzt werden. Wie richte ich hier mein Postfach ein? Funktioniert die Einrichtung auch mit verschiedenen […]
Akzeptierte Antwort
Wer schon eine Form eines Archivs hat, kann diese zusammenstellen. Herr Musiol empfiehlt, einfach kurz bei ihnen im Unternehmen anzurufen und alles besprechen. Benötigt werden die Zugangsdaten für die Mail-Konten. Jeder Kunde bekommt mehrere Seiten an PDFs, die ausgefüllt werden müssen, unter […]
Was ist bei der Anwendung MailStore in Hinblick auf den Datenschutz zu beachten?
Das Archivierungsprogramm MailStore stellt eine sichere Alternative zu normalen Programmen dar. Doch auch hier müssen Dinge bezüglich des Datenschutzes beachtet werden.
Akzeptierte Antwort
Falls Postfächer von Mitarbeitern auch privat genutzt werden, darf man als Vorgesetzter das Postfach zwar archivieren, aber niemals die E-Mails lesen, erklärt Herr Musiol. Er kennt es so, dass die Nutzung eines privaten E-Mail-Postfaches in der Arbeit entweder verboten oder stark eingeschränkt ist.
Wie lange sollten Mails behalten werden?
Der Austausch mit den Kunden erfolgt in einem Unternehmen oftmals über den E-Mail-Weg und stellt manchmal ein Problem des Datenschutzes dar. Oftmals treffen täglich zahlreiche Mails ein. Wann kann ich sie löschen?
Akzeptierte Antwort
Herr Musiol erzählt, dass er selber sich nach dem Zeitraum von vier Wochen richte. Mails, die älter als ein Monat seien, hätte er nur noch im Archiv. Der Zeitraum kann aber von jedem individuell bestimmt werden: je nachdem, wie es für einen selber am besten passt.
Welchen Status haben Mails, die im Archiv abgerufen werden: Gelesen oder ungelesen?
Der Austausch mit den Kunden erfolgt in einem Unternehmen oftmals über den E-Mail-Weg und stellt manchmal ein Problem des Datenschutzes dar. Daher habe ich mich für eine Archivierungssoftware entschieden. Welchen Status haben die Mails, die im Archiv direkt aufgerufen werden? Gelesen oder ungelesen?
Akzeptierte Antwort
Die Mails bleiben unangetastet, wenn sie im Archiv aufgerufen oder gelesen werden. Sobald das Mail-Programm aber auf dem Handy geöffnet wird und Mails dort gelesen werden, ändert sich der Status auf ‚Gelesen‘. In dem Archiv kann eingestellt werden, dass noch nicht gelesene Mails noch nicht […]
Seit wann muss ich als Solo-Selbstständiger E-Mails revisionssicher archivieren?
Akzeptierte Antwort
Aus einer Regulierung, der GOBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) vom 31.12. 2014 geht hervor, dass Mails zukünftig archiviert werden müssen. Bis 2015 gab es noch eine Schonfrist, die […]
Wodurch unterscheiden sich die verschiedenen Lösungen der E-Mail-Archivierung?
Als Soloselbstständiger muss ich nun E-Mails revisionssicher archivieren. Diesbezüglich gibt es viele verschiedene Programme und Anwendungen. Welche Vor- und Nachteile bieten sie?
Akzeptierte Antwort
Die erste Variante der Archivierung kannst du von zu Hause aus betreiben, indem die Software auf deinem Computer läuft. Die Kosten sind in der Regel verhältnismäßig gering, da es keine Bindung an Anzahl der E-Mail- Konten und Speicherplatz gibt. Auch besteht keine unmittelbare Abhängigkeit von […]
Wie geht man mit privaten und semi-privaten E-Mails am besten um bezüglich der revisionssicheren Archivierung?
Akzeptierte Antwort
Wenn private Mails nicht archiviert werden sollen, sollten am besten getrennte Postfächer verwendet werden, erklärt Herr Gramberg. Eine Trennung durch Filter sei zwar möglich, aber aufwändig. Bezüglich des Datenschutzes bei Mitarbeitern kann grundsätzlich die private Nutzung des Postfachs […]
Was muss alles archiviert werden?
Als Soloselbstständiger muss ich nun E-Mails revisionssicher archivieren. Oder ist es noch mehr?
Akzeptierte Antwort
Archiviert werden müssen Rechnungen, Angebote, Belege und alles mit einer „steuerlichen Relevanz“. Das wären beispielsweise geschäftliche Mobiltelefon-Rechnungen, Auftragsbestätigung, Angebotsanfrage per E-Mail. Privates wird von der Regelung ausgenommen. Im Zweifelsfall sollte alles außer […]