Grundsätzlich sollten alle Mails archiviert werden, erklärt Herr Musiol. Damit würde man bei einer Betriebsprüfung auf der sicheren Seite stehen. Dokumente, die nicht als Anlage erhalten werden, sollten heruntergeladen werden. Der einfachste Weg ist es, sich die Dokumente selber per E-Mail zu schicken. Laut der GoBD muss eine Archivierung auch nicht sofort, sondern zeitnah erfolgen. Ich habe versucht die Antwort des Experten kompakt zusammenzufassen, empfehle dir aber den Mitschnitt selbst anzuschauen oder anzuhören.
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Welche E-Mails muss ich für die Archivierung aufbewahren?
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Der Austausch mit den Kunden erfolgt in einem Unternehmen oftmals über den E-Mail-Weg. Welche Mails müssen datenschutzrechtlich aufbewahrt werden? Und wie archiviere ich Dokumente auf, die ich nicht als Anhang erhalte?