Die erste Variante der Archivierung kannst du von zu Hause aus betreiben, indem die Software auf deinem Computer läuft. Die Kosten sind in der Regel verhältnismäßig gering, da es keine Bindung an Anzahl der E-Mail- Konten und Speicherplatz gibt. Auch besteht keine unmittelbare Abhängigkeit von einem Service-Provider. Allerdings gibt es fast nur Windows-Software Angebote und auch meist nur mit 10 Jahre Betriebsgewährung.
Eine zeitnahe Archivierung erfolgt nicht, wenn du deinen Computer herunterfährst, keine Internetverbindung hast oder die Festplatte voll ist. Der Prüfer hat bei dieser Variante keinen Zugriff aus der Ferne. Zu dieser Variante gehören: Mail Store Server, ecoMailz und Benno Mailarchiv.
Die zweite Variante ist ein Mitlesen des Onlinesystems via Service-Partner (SaaS). SaaS liest im fünf-Minuten Takt alle neuen E-Mails mit und archiviert diese anschließend. Hier bist du flexibel, da die Benutzung mit jedem Konto mit IMAP-Zugriff funktioniert. Jedoch bindest du dich hierbei an einen Anbieter. Auch hier ist das Betriebssystem Windows erforderlich. Mögliche Anbieter wären bspw. Mail Store Server, www.netgrow.de und www.fritz.gmbh.
Die dritte Variante gilt bereits als Unternehmenslösung und ist eine E-Mail-Infrastruktur, die eine Archivierung beinhaltet. An diesem System kann nichts "vorbei" gesendet oder empfangen werden. Hier gibt es eine maximale Beweiskraft: Die Archivierung erfolgt lückenlos und sofort. Der Anbieter stellt einen durchgängigen Betrieb sicher und auch hier kann der Prüfer aus der Ferne zugreifen. Du musst allerdings mit deinem/ deinen E-Mail-Konto(s) umziehen. Die Kosten ergeben sich meist je nach Postfach und Speicherplatz oder durch hohe jährliche Lizenzkosten.
Zu nennen sind hier Aeternum (Hornet Security), Reddoxx, Office 365 als Eigenkonfiguration, Google Suites Business mit GVault, ebenfalls als Eigenkonfiguration und diverse Exchange basierten Lösungen.
Ich habe versucht, die Antwort des Experten kompakt zusammenzufassen, empfehle dir aber den Mitschnitt selbst anzuschauen oder anzuhören.
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