Der erste und wichtigste Schritt ist das Aussortieren: Alles, was nicht mehr aufbewahrungspflichtig ist, kommt weg, idealerweise direkt in die Datenschutztonne, insbesondere bei personenbezogenen Daten. Zunächst wird nur gesichtet und entschieden, nicht gelesen oder sortiert. So kommst du ins Tun und verlierst keine Zeit.
Erst danach wird digitalisiert. Dafür eignet sich am besten ein Dokumentenscanner, da er schnell und zeitsparend arbeitet. Langsame Geräte wie Flachbett-Scanner oder Aktenvernichter bremsen den Prozess unnötig. Falls du keinen Scanner anschaffen möchtest, kannst du ihn für einen begrenzten Zeitraum mieten.
Nach dem Scannen ist das Umbenennen der Dateien entscheidend. Klare, eindeutige Dateinamen sorgen dafür, dass du Dokumente später schnell findest. Anschließend werden sie in einer einfachen digitalen Struktur abgelegt, am besten nach Lösch- bzw. Aufbewahrungsjahr statt in tief verschachtelten Ordnern. Die Volltextsuche übernimmt dann den Rest.
Wichtige Dokumente solltest du im PDF/A-Format archivieren, damit sie langfristig unveränderbar und lesbar bleiben. Gespeichert wird sowohl lokal auf deinem Rechner als auch zusätzlich in einem Cloud-Speicher. Aktive Unterlagen bleiben lokal, archivierte Dokumente wandern in die Cloud.
Für die Umsetzung hast du zwei Möglichkeiten: Schritt für Schritt mit regelmäßigem Zeitfenster oder als intensiven „Deep Dive“, bei dem du alles in einem Block erledigst. Letzteres ist oft effizienter, weil du im Flow bleibst und einmal sauber durchstrukturierst.
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