Papier entsteht im Büro vor allem durch Verträge und rechtliche Dokumente, Notizen, Ausdrucke digitaler Inhalte, Projektunterlagen, Werbematerialien sowie Post von Behörden und Institutionen. Vertrags- und Rechtsdokumente sind in der Regel aufbewahrungspflichtig, insbesondere bei Unterschriften, und sollten klar kategorisiert sowie (wenn zulässig) zusätzlich digital gesichert werden.
Notizzettel und Post-its wirken praktisch, gehen aber leicht verloren. Wenn du handschriftlich arbeiten möchtest, ist ein gebundenes Notizbuch die bessere Wahl. Ausdrucke von E-Mails, Kalendern oder To-dos lassen sich meist vermeiden, indem du konsequent digital arbeitest und Informationen dort belässt, wo sie entstehen.
Visitenkarten, Flyer und Messeunterlagen kannst du einscannen und anschließend entsorgen. So bleiben Inhalte auffindbar, ohne Platz zu verbrauchen. Referenzunterlagen wie Garantiebelege, Leasingverträge oder Zugangsdaten haben kein Ablaufdatum und sollten gesammelt und übersichtlich, idealerweise auch digital, abgelegt werden.
In Projekten gilt: Unterlagen nur so lange behalten, wie sie aktiv gebraucht werden, danach scannen und archivieren. Behördenpost solltest du direkt beim Eingang digitalisieren und korrekt ablegen. Mit klaren Kategorien und festen Regeln verhinderst du doppelte Ablagen und reduzierst Papier nachhaltig.
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