Wofür brauche ich eine Finanz- und Liquiditätsplanung? – Birgit Baum antwortet

Sabine aus Berlin bietet einen Computerservice für Geschäftskunden und verkauft in diesem Rahmen auch Hardware und Software.

Sie hat uns folgende Frage gestellt:

"Bis auf den für die Gründung einmalig erstellten Businessplan habe ich keine Finanz- und Liquiditätsplanung. Sollte ich aber, sagt meine Bank.

Wofür brauche ich eine solche Planung und woraus besteht sie?"

Die Berliner Gründungs- und Unternehmensberaterin Birgit Baum antwortet:

Die Finanzplanung hast du bereits mit dem Zahlenteil des Businessplans im Rahmen deiner Gründung erstellt. Der Unterschied ist, dass du jetzt die realen Zahlen kennst und viel genauer in die Zukunft planen kannst. Und natürlich geht es darum, die Planung regelmäßig zu aktualisieren, am besten monatlich oder quartalsmäßig, wenn du die Ist-Zahlen des Vormonats bzw. –quartals kennst und diese in die entsprechende Plantabelle übertragen kannst.

Die Finanzplanung besteht u.a. aus folgenden Einzelplanungen:

1. Umsatz- und Kostenplanung ("GuV")
2. Liquiditätsplanung
3. Rentabilitätsvorschau ("GuV-Übersicht")

Zu 1) Der wichtigste und elementarste Teil ist die Liquiditätsplanung.

Hier planst du die Geldzu- und –abflüsse. Du sagst also quasi deinen Kontostand voraus. Und der sollte – zumindest in der Planung - immer positiv bleiben. Ein eventuell vorhandener Überziehungsrahmen sollte nur bei unvorhergesehenen Abflüssen genutzt werden. Dein Ziel sollte es sein, dass du Dienstleister und Lieferanten - und erst recht Kreditgeber, Versicherungen und das Finanzamt – pünktlich bezahlen kannst. Wenn du laut Planung längere Zeit im Minus bleiben, musst du umplanen und versuchen, Kosten zu reduzieren, zu verschieben oder Einnahmen früher hereinzubekommen. Wenn sich das nicht erreichen lässt, musst du Eigen- oder Fremdkapital zuführen.

Nicht jeder eingeplante Umsatz wird auch im selben Monat vom Kunden bezahlt. Vielleicht verzögert sich die Leistungserbringung oder Rechnungsstellung von deiner Seite oder der Kunde stellt einen Mangel fest. Deshalb solltest du auf der Einnahmeseite solche Verzögerungen einplanen.

Auch auf der Ausgabenseite fallen nicht alle Kosten gleichbleibend pro Monat an. Größere Kundenaufträge, für die du in Vorleistung gehst, Versicherungen, die ihre Beiträge jährlich abbuchen, das alles gilt es einzuplanen. Eine Durchsicht der Kontoauszüge der letzten 12 Monate sowie der aktuellen Aufträge und offenen Rechnungen bietet eine gute Grundlage.

Die Planung erfolgt bei umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen netto. Die mit den Zahlungseingängen vereinnahmte Umsatzsteuer und die mit Ausgaben bezahlte Vorsteuer planst du in getrennten Zeilen ein, denn sie sind ja wie ein kurzfristiger Kredit des Finanzamts, der dann pünktlich zum Stichtag – monatlich oder quartalsmäßig zurückzuzahlen ist.

Der Planungszeitraum sollte mindestens 12 Monate betragen. Wenn Fremdkapital oder Finanzierungen mit im Spiel sind auch länger.

Zu 2) Die Umsatz- und Kostenplanung (auch „Gewinn- und Verlustrechnung“, kurz: GuV)

... ist in der Regel langfristiger angelegt: Drei bis fünf Jahre wird hier in die Zukunft geplant. Das erste bzw. laufende Jahr monatsweise, die Folgejahre dann z.B. quartalsweise.

Oft beginnt man mit der GuV, denn sie bietet eine gute Grundlage für den Aufbau des gesamten Controllingsystems. Wenn du für die Planung eine Tabellenkalkulation wie Excel nutzt (wozu ich dir rate), besteht die Finanzplanung oft aus mehreren Einzeltabellen mit Detailplanungen. Häufig werden z.B. die Umsätze in einer eigenen Tabelle geplant. Wenn du Mitarbeiter beschäftigst, kannst du eine getrennte Personalplanung machen und die Gehälter und Sozialabgaben dann konsolidiert in der Finanzplanung zusammenführen. Ähnliches gilt für das Anlagenverzeichnis oder den Tilgungsplan, wenn du einen Kredit aufgenommen hast oder dies tun möchten.

Die Einzelplanungen fließen letztlich in dieser Tabelle zusammen, die die Betriebseinnahmen und –ausgaben gegenüberstellt. Hier siehst du deine Umsätze, für diese „einzukaufende“ Fremdleistungen und Waren, regelmäßig anfallende Kosten wie Miete, Gehälter, Zinsen, Abschreibungen usw. sowie sonstige Kosten.

Während du bei der Liquiditätsplanung oft schon die konkreten Aufträge, die damit verbundenen Einnahmen und den vermutlichen Zahlungszeitraum kennst, planst du hier pauschaler über einen längeren Zeitraum. Die Umsatzplanung gibt vor, bis wann du wie viel verkaufen musst und sollte natürlich realistisch sein. Wenn sich abzeichnet, dass die Ziele nicht zu erreichen sind, solltest du zeitnah die Planung anpassen und parallel Maßnahmen ergreifen, um gegensteuern zu können.

Zu 3) Die Rentabilitätsvorschau (auch „GuV-Übersicht“)

... stellt die geplanten Umsätze und Kosten übersichtlich auf Jahresbasis dar. Von den Nettoumsätzen werden die direkt zurechenbaren Kosten abgezogen und so der Rohertrag ermittelt. Dieser steht zur Verfügung, um die regelmäßigen Ausgaben und sonstigen betrieblichen Kosten zu decken. Daraus resultiert dann das Betriebsergebnis.

Aus dieser Vorschau kannst du also erkennen, wie hoch dein voraussichtlicher Gewinn im laufenden und den nächsten Jahren sein wird, wenn alles nach Plan läuft. Durch eine ehrgeizigere Umsatz- oder eine sparsamere Ausgabenplanung kannst du den geplanten Gewinn beeinflussen.

Natürlich kommt in der Realität dann alles ein wenig anders, aber oft lassen sich negative Effekte an einer Stelle durch positive an einer anderen ausgleichen. Wichtig ist, dass du damit deine Zahlen im Griff hast und auf unvorhergesehene Entwicklungen gezielt reagieren können. Deshalb lohnt sich m.E. eine Finanz- und Liquiditätsplanung für dich!

Birgit Baum ist Wirtschaftsingenieurin und war für verschiedene Unternehmen in München und Berlin tätig, zuletzt als Bereichscontrollerin beim Fernsehsender Sat.1. Seit mehr als zehn Jahren berät sie Unternehmen sowie Gründerinnen und Gründer zu den Themen Existenzgründung, Finanzierung, Controlling, Organisation und Nachfolge.

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