Buchführungs-Tipp: Welche Belege muss ich sammeln?

Gerade zu Beginn der Selbständigkeit gibt es vermeintlich wichtigere Dinge, als sich mit Bergen von Belegen zu beschäftigten. Die Lösung „Schuhkarton auf, Belege rein“ ist verführerisch und naheliegend. Doch die vermeintliche Zeitersparnis erweist sich früher oder später als Trugschluss. Tipps gegen das Chaos von Businesstrainerin Marion Orthmann.

Nach der Gründung solltest du dir auf keinen Fall angewöhnen, deine Rechnungen alle zusammen, unsortiert zu lagern

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Nach der Gründung kommt die Zettelwirtschaft

Kaum hast du dich für eine Existenzgründung entschieden, geht die Zettelwirtschaft los: Gewerbeanmeldung, fachkundige Stellungnahme, Verträge, Bestellungen, Lieferscheine, Quittungen, Angebote, Rechnungen usw. Spätestens wenn die erste Umsatzsteuervoranmeldung ansteht, wird es Zeit, sich mit dem Zettelchaos auseinanderzusetzen und dann ist das Gejammer groß.

Verzichte darum lieber von Anfang an auf das Ablagesystem „Schuhkarton“ und gönne dir einen Aktenordner. Das nachträgliche Sortieren macht mehr Mühe, als wenn du von vornherein deine Belege abheftest. Lege in deinem Ordner fürs erste drei Abteilungen an: „Barausgaben“, „Abbuchungen“ und von dir gestellte „Rechnungen“. Hefte deine Belege nach Eingang ab, so dass das aktuellste Datum oben liegt. Damit hast du schon viel gewonnen. Wie du deine Ablage noch weiter verfeinerst, erfährst du in meinem Workshop.

Der Papierkorb ist tabu

Damit du auch wirklich alle entstandenen Kosten in deiner Buchführung ansetzen kannst, empfehle ich dir, wirklich alle Quittungen und Rechnungen, die mit der Gründung zusammenhängen, zu sammeln:

• Zahlungsbelege für deine Gewerbeanmeldung, fachkundige Stellungnahme

• Fahrkarten, Taxiquittungen, Flugscheine für geschäftliche Reisen

• Kassenbons für Einkäufe, z.B. Getränke und Kekse für Besucher, Briefmarken für Firmenpost, Büromaterial etc.

• Private Telefonrechnungen, wenn du mit deinem Privatanschluss auch berufliche Telefonate führst

• Tankbelege, Bewirtungsbelege

Schreibe für deine Reisekostenabrechnungen immer sofort alle nötigen Informationen auf. Diese Angaben helfen deinem Steuerberater beim Jahresabschluss, den richtigen Gewinn zu ermitteln. Für dich bedeutet das bares Geld. Diese Einzelheiten Monate später nachzuvollziehen, ist mühsam bis ausgeschlossen.

• Wo waren du? (Name des Ansprechpartners, Straße, Ort)

• Welchen Anlass hatte die Reise? (z.B. Vertragsverhandlungen)

• Wie lange hat die Reise gedauert? (Bei Reisen ab acht Stunden gelten besondere Anrechnungspauschalen)

• Privatwagen: Wie viele Kilometer bist du gefahren?

In kurzer Zeit weg vom "Schuhkarton-System"

Weitere Tipps und Hinweise bekommst du in unserem neuem Workshop „Buchführung vorbereiten“. Businesstrainerin und Bilanzbuchhalterin Marion Orthmann hat für Existenzgründer und Jungunternehmer einen Workshop entwickelt, der sich an den praktischen Bedürfnissen orientiert. Du lernst, wie du dein „Schuhkarton-System“ in wenigen Stunden in eine strukturierte Buchführung verwandelst. Der Einführungspreis in Höhe von 169 Euro für das ganztägige Seminar (9.30 bis 17.30 Uhr) ist eine Investition, die sich für dich schnell auszahlen wird.

Um weitere Termine, Infos und Anmeldung zum Workshop „Buchführung vorbereiten“ zu finden, klicke hier.