Verband der Gründer und Selbstständigen Deutschland e.V.

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Buchhaltungstipp: Verpflegungspauschalen und gefahrene Kilometer geltend machen

Auch als Selbstständiger solltest du daran denken, die Reisekosten finanziell geltend zu machen, Foto: Free-Photos, Pixabay

Als Selbstständiger kannst du dir die Reisekosten zwar nicht von deinem Arbeitgeber erstatten lassen, aber du solltest sie auf jeden Fall steuerlich als Betriebsausgaben absetzen. Falls der Auftraggeber oder eine staatliche Stelle die Reisekosten erstattet, orientiert sie sich ebenfalls an den folgenden Vorgaben des Finanzamts.

 

 

Verpflegungspauschalen im Inland: Mehr oder weniger als acht Stunden?

Früher musste man bei Abwesenheiten im Inland drei Fälle unterscheiden, seit der letzten Reform Anfang 2014 sind es nur noch zwei:

  • > 8 Stunden (12 Euro)
  • 24 Stunden (24 Euro)

 

Die Verpflegungspauschale von 12 Euro gilt auch in den beiden folgenden Fällen:

  • Bei auswärtiger Übernachtung kannst du 12 Euro für den Tag der An- und Abreise geltend machen, auch wenn du an diesen Tagen jeweils weniger als 8 Stunden unterwegs bist.
  • Auch wenn du „über Nacht“ (ohne Übernachtung) mehr als 8 Stunden unterwegs bist, kannst du 12 Euro geltend machen. Das gilt auch, wenn du an beiden Tagen für sich genommen jeweils weniger als 8 Stunden unterwegs warst.

 

Mahlzeiten mindern die Pauschale

Wenn du die Kosten für Frühstück, Mittag- oder Abendessen getrennt als Betriebsausgabe geltend machst, zum Beispiel im Rahmen einer Hotelübernachtung oder Bewirtung, musst du die Pauschale entsprechend kürzen und zwar um:

  • Frühstück: 4,80 Euro (20 % von 24 Euro)
  • Mittagessen: 9,60 Euro (40 % von 24 Euro)
  • Abendessen: 9,60 Euro (40 % von 24 Euro)

 

Verpflegungspauschalen im Ausland: Hängt vom Zielort ab

Bei Auslandsreisen gibt es inzwischen auch nur noch die Unterscheidung zwischen

  • An-/Abreisetag bzw. >8 Stunden Aufenhalt bzw.
  • ganztägiger Aufenthalt (24 Stunden)

Die Pauschalen werden jedes Jahr neu festgelegt. Für Österreich betragen sie aktuell zum Beispiel 24 bzw. 36 Euro. Für die Schweiz betragen sie: 41 bzw. 62 Euro (mit Ausnahme von Genf, dort gelten geringfügig höhere Sätze).

Die ebenfalls existierenden Übernachtungspauschalen für Übernachtungen bei Bekannten dürfen übrigens nur Arbeitnehmer ansetzen. Selbständige können nur die tatsächlichen Kosten geltend machen, also z.B. die Hotelkosten.

 

Längere Abwesenheiten und doppelte Haushaltsführung

Bei längeren Auswärtstätigkeiten am selben Ort kannst du die Pauschalen übrigens für bis zu drei Monate in voller Höhe (ggf. abzüglich Kürzungen) ansetzen. Wenn du die Abwesenheit vier Wochen oder länger unterbrichst, beginnt die Dreimonatsfrist von Neuem.

Bei doppelter Haushaltsführung kannst du neben den Fahrtkosten die tatsächlichen Kosten für die Unterkunft (Miete für zweite Wohnung, Nebenkosten etc.) geltend machen, aber seit 2014 nur noch bis maximal 1.000 Euro im Monat. Wer in „teuren“ Städten wie München, Hamburg oder Frankfurt beruflich bedingt eine etwas großzügigere Zweitwohnung unterhält, wird also über eine WG-Gründung nachdenken, wenn er die Mehrkosten nicht aus dem versteuerten Einkommen tragen möchte.

 

Fahrtkosten: Dienstreisen auch auf dem Motorrad möglich

Während du für den Arbeitsweg lediglich eine Entfernungspauschale von 30 Cent je Entfernungskilometer (also effektiv 15 Cent pro gefahrenem Kilometer) ansetzen darfst, kannst du für beruflich veranlasste Dienstreisen die tatsächlichen Kosten bzw. bei Fahrten mit einem Privatwagen 30 Cent pro gefahrenem Kilometer geltend machen.

Ähnliche Pauschalen gibt es übrigens auch für Motorräder/-roller und Mopeds/Mofas (20 Cent). Die früher existierenden Pauschalen für Fahrräder und für die Mitnahme von Fahrgästen sind 2014 entfallen.

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