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Buchhaltung - Welche Apps und Tools für digitale Belege Verwaltung ?

1 Person fragt sich das

Kann jemand z.B. einen App/Tool/ein Buchhaltungssystem für digitale Belege Verwaltung vielleicht empfehlen? (u.a. für noch existierende Papierquittungen) Meine Steuerberaterin würde sich sogar die Verbindung zur DATEV sich wünschen, aber auch andere, praktisch geprüften Methoden sind gewünscht..

Herzlichen Dank schon vorneweg für eure mögliche Tipps!

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3 Antworten

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Vielleicht solltest du die Frage etwas präzisieren, denn "Buchhaltungssystem" und "Belegverwaltung" sind Vokabeln, die ganz verschiedene Lösungen in den Sinn bringen, siehe die Anwort von Ludwig. Darum versuche ich es mal mit gezielten Fragen: Willst du die Belege für den althergebrachten Pendelordner = Belegordner für die Buchhaltung, der monatlich zum StB und zurück wandert, digital abbilden? Oder willst du sämtliche Dokumente, also geschriebene und erhaltene Rechnungen, Berichte, Dokumentationen etc etc in einem integralen Dokumentmangementsystem (DMS) archivieren und ggf. online verfügbar machen?
Im ersteren Fall kannst du einen Cloudspeicher wie HiDrive von Strato nutzen (wir nutzen den in unserer Drei-Personen-GbR für alle beweglichen - auch Kundendaten). Im Ordner mit dem Namen "2024" sind 12 Monats-Ordner von 1-12 und darin jeweils weitere Ordner mit den Namen "Bar/Kasse", "Bank 1", "Bank 2", "Rechnungseingang", "Rechnungsausgang". Soweit die Belege nicht ohnehin schon digital erstellt bzw. zugestellt werden wie Kontoauszüge oder Eingangsrechnungen, scannst du Belege und legst sie im entsprechenden Ordner ab. Fertig ist dein digitaler Pendelordner und die digitale Vefügbarkeit aller Bürodaten und -dokumente, was ich für mich sehr zu schätzen weiß, weil ich diesen HiDrive auf all meinen - auch als App auf mobilen - Geräten synchronisieren kann und damit alles überall verfügbar habe.
Im zweiten Fall, wenn es also um mehr Dokumente geht, solltest du tatsächlich nach DMS suchen, hier habe ich enaio mal gesehen und das wird auch als Testsieger hochgelobt, aber keine konkrete Erfahrung damit gemacht.

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Da fallen mir spontan die folgenden Tools ein:

Wenn es um reine Dokumentenarchivierung geht ist das Stichwort DMS.

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Wenn es nur um Rechnungen geht reicht meiner Meinung nach DATEV Unternehmen online oder lexoffice völlig.
Das ist dann eher Abhängig, was dein Steuerberater verarbeiten kann.
Wenn es auch um andere Belege geht (Verträge, Finanzamt, Lieferscheine usw) brauchst du ein "universelles DMS".
Wenn du die Rechnungen kontrollieren willst, bevor Sie in die Buchhaltung gehen, brauchst du auch ein DMS.

Achtung Werbung: Wir sind die Entwickler der Belegebox und genau diese Anforderungen sind unsere Mission.
Ein einfaches und universelles DMS für kleine Unternehmen, dass auch günstig ist.

Alexander Steiss
Alexander Steiss
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