Kann oder muss ich mich als selbstständige Trainerin von der Umsatzsteuer befreien lassen?

Also, ich bin Trainerin und gebe auch viele inhouse-Seminare bei Kunden (auf Kunden zugeschnittene Seminare). Damals (habe schon vor 20 Jahren gegründet) hat mein Steuerberater mir gesagt, dass das nicht als freiberuflich gilt (also keine Befreiung der Umsatzsteuer):

Der Freie Beruf im einkommensteuerrechtlichen Sinne wird in Katalogberufe und den Katalogberufen ähnliche Berufe differenziert. Darüber hinaus zählen hierzu die sogenannten Tätigkeitsberufe in Gestalt der wissenschaftlichen, schriftstellerischen, unterrichtenden, künstlerischen und erzieherischen Tätigkeit.
Die Tätigkeit als Trainer und die Durchführung von Seminaren kann als freiberuflich im einkommensteuerlichen Sinne einzustufen sein, wenn es sich um eine sog. „unterrichtende Tätigkeit“ i.S.d. § 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG handelt.
„Unterricht im Sinne des Einkommensteuergesetzes ist die Vermittlung von Wissen, Fähigkeiten, Fertigkeiten, Handlungsweisen und Einstellungen in organisierter und institutionalisierter Form“. Also, wenn Du schulmäßigen Unterricht gibst.

Eine Lehrtätigkeit liegt allerdings dann nicht mehr vor, wenn Du ein auf die speziellen Bedürfnisse einer Person/Kunden abgestelltes Programm entwickelst. In diesem Fall handelt es sich um eine beratende Tätigkeit, für die ein Gewerbe anzumelden ist.
Firmen-Kunden sind meistens ganz froh (macht auch einen professionelleren Eindruck), wenn man mit Umsatzsteuer berechnet.

Hier sind zwei Dinge zu trennen:

1) deine eigene Umsatzsteuerpflicht.

Die hängt von der Art der Tätigkeit und davon ab, ob du Kleinunternehmerin bist oder nicht. Freiberuflichkeit hat darauf nicht per se einen Einfluss, weil nicht alle Katalogberufe befreit sind.

2) Art der Bildungseinrichtung in Kombi mit der Art der Lehrtätigkeit

Wie Nils Meyer schrieb, sind Lehrtätigkeiten an staatlich (anerkannten) Bildungseinrichtungen häufig umsatzsteuerbefreit. Die Bildungseinrichtung muss dir darüber aber einen entsprechenden Wisch ausstellen, den du dann zusammen mit der Einkommensteuererklärung beim Finanzamt einreichst.

Bei allen anderen Rechnungen stellst du wie gewohnt die Umsatzsteuer, nur bei den Rechnungen zu diesem Lehrauftrag nicht. Die Rechnung bekommt den Zusatz "Nach § 4 Nr. 21b) aa) UStG ist diese Lehrtätigkeit von der Umsatzsteuer befreit."

Weiterer Vorteil: Wenn du das nur nebenberuflich machst (damit ist gemeint, dass es nicht den Haupterwerb innerhalb deiner selbständigen Tätigkeit ist), dann darfst du für diesen Lehrauftrag auch bis zu 3.000 Euro (Stand 2022) "Übungsleiterpauschale" geltend machen - unabhängig von deinen tatsächlichen Aufwendungen (diese darfst du dann natürlich nicht zusätzlich ansetzen!). D.h. bis zu 3.000 Euro sind steuerfrei und es werden darauf auch keine GKV-Beiträge fällig!
Somit werden die oft niedrigen Honorare, die für solche Lehraufträge gezahlt werden, etwas abgefedert.

Entscheidend ist, dass die Bildungseinrichtung dir die Bestätigung fürs Finanzamt ausstellt. Leider hatte ich auch schon mal den Fall, dass eine Uni das für eine bestimmte Art von Lehrauftrag nicht gemacht hat (obwohl das Finanzamt das auf Nachfrage auch in dem Fall akzeptiert hätte). Die Umsatzsteuer wurde aber trotzdem nicht extra gezahlt, die musste ich vom Standardhonorar abziehen. Dazu fiel die Übungsleiterpauschale weg, entsprechend musste ich alles versteuern und die Krankenkasse beglücken. Das war dann letztlich kurz vor Ehrenamt.

Der Auftraggeber sollte exakt darlegen aus welchem Grund die Leistung von der Umsatzsteuer befreit ist. Für Tätigkeiten als Lehrer kommt z.B. §4, 21 a) UStG in Frage wenn es sich beim Auftraggeber um eine staatliche Bildungseinrichtung (Hochschule, Allgemeinschule oder berufsbildende Schule) oder eine staatlich anerkannte private Bildungseinrichtung handelt.

www.gesetze-im-internet.de­/ustg_1980/__4.html

Es kommt darauf an, wie du beim Finanzamt eingestuft bist. Als du damals deine Tätigkeit beim Finanzamt angemeldet hast, hättest du dich "befreien" lassen können. Wenn du das nicht gemacht hast, bist du, glaube ich, für 5 Jahre gebunden. Und außerdem, wenn du schon mal irgendjemandem eine Rechnung zuzüglich Umsatzsteuer gestellt hat, dann gilt die Befreiung nicht mehr.

Wenn dein Auftraggeber selbst umsatzsteuerbefreit ist, hat er halt Pech gehabt. Aber so wie ich das sehe, MUSST du ihm die USt berechnen.