Bei deinen Rechnungen solltest du dich an §14 UStG halten. Machst du hier als Auftragnehmer/in Fehler, kann der/ die Auftraggeber/in die Betriebskosten nicht steuerlich absetzen. Vor allem der Zeitraum der Leistungserbringung ist ein kritischer Punkt und sollte immer festgehalten und —wenn du eine monatliche Rechnung stellst— ordentlich abgegrenzt werden.
Bei einer umfangreichen Leistungsbeschreibung solltest du versuchen, alles möglichst präzise zusammenzufassen. Sie sollte nicht mehr Informationen enthalten als unbedingt notwendig. Besser wäre es, wenn der/die Betriebsprüfer/in ein Nachfragebedürfnis erkennt und das dann vielleicht sogar vergisst oder verschiebt, als dass du selbst du Antworten gibst. Oft würden Probleme entstehen, wenn man zu viele Informationen freiwillig preisgibt, stellt der Experte fest.
Folgende Dinge solltest du rund ums Thema Briefpapier beachten:
- vermeide Schriftarten, die leicht nachzuahmen sind, wie bspw. wie Times New Roman
- verschicke nichts von der Privatadresse, sondern besser von deiner Geschäftsadresse
- der Briefkopf sollte groß sein (professionelles Aussehen)
- eigenes Logo
Weil vieles oft nur stichprobenartig angeschaut wird, wird ein professionell aussehender Briefkopf meist gar nicht weiter beachtet.
Neben den Rechnungen ist natürlich auch die Website wichtig. Dementsprechend sollten hier keine Dinge stehen, die verdächtig aussehen. Du solltest eine eigene E-Mail-Adresse haben und nicht eine von GMX, Gmail oder Yahoo. Zum professionellen Auftreten gehört auch dazu, dass du dich als Selbstständige/r mit den richtigen Personen, Vereinen und Verbänden umgibst. So kannst du erwähnen, dass du Mitglied in einem Verein (z.B. VGSD) bist.
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