Welche Chancen und Risiken hat digitale Dokumentenarchivierung bei lokaler Speicherung?

Das Fallbeispiel von Frank zeigt, dass digitale Archivierung viele Vorteile bietet, aber auch Risiken birgt:

Digitalisierung und Struktur:
Frank scannt alle Dokumente ein, egal ob Post oder PDF-Rechnungen, und legt ein strukturiertes Ordnersystem an. Dies erleichtert die Übersicht und spart Platz im Vergleich zur Papierablage.

Datenhoheit:
Frank möchte die Kontrolle über seine Daten behalten und speichert sie lokal auf seinem Computer oder Server. Die lokale Speicherung gibt ihm Sicherheit, dass er selbst über die Dokumente entscheidet, aber es bringt auch Nachteile.

Risiken bei lokaler Speicherung:

• Hardware- und Umweltrisiken: Festplattenschäden, Brandschäden oder Überschwemmungen können zum vollständigen Datenverlust führen.
• Sicherheitsaufwand: Professionelle Sicherheitsmaßnahmen, wie sie große Cloud-Anbieter bieten (ISO-Zertifizierung, Brandschutz, Backups), sind für Einzelunternehmer/innen nur schwer realisierbar.

Effizienzprobleme für den/die Steuerberater/in:
Frank kennt sich in seinem Ordnersystem aus, aber sein Steuerberater muss lange suchen, wenn er Dokumente benötigt. Das verursacht Zeit- und Kostenaufwand.

Digitale Archivierung lokal bietet Kontrolle und Übersicht, ist aber risikobehaftet ohne professionellen Backup- und Sicherheitsaufwand. Cloud-Lösungen können hier oft sicherer und effizienter sein, insbesondere für kleine Unternehmen, die keine eigene umfangreiche IT-Infrastruktur betreiben können.