Welche Dokumente muss ich als Unternehmer/in überhaupt archivieren?

Beim Archivieren steuerlich relevanter Dokumente gibt es einige zentrale Regeln:

Welche Dokumente sind relevant?
Nur steuerlich relevante Unterlagen müssen archiviert werden, z.B. Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Jahresabschlüsse, Steuererklärungen. Private Post wie Geburtstagskarten musst du nicht aufbewahren.

Original vs. Digitalisierung:

• Manche Dokumente müssen im Original aufbewahrt werden, andere dürfen digitalisiert werden.
• Elektronisch erhaltene Dokumente (z.B. PDF-Rechnungen per Mail) müssen im digitalen Ursprungszustand aufbewahrt werden. Ausdrucken und das Original löschen ist nicht erlaubt.

Aufbewahrungsfristen:

• Briefverkehr / Angebote / Mahnungen / Verträge: 6 Jahre, digitalisierte Form ist erlaubt.
• Buchungsbelege und Rechnungen: Ab Oktober 2024: 8 Jahre; davor erhaltene Dokumente: 10 Jahre. Digitalisierung ist erlaubt.
• Jahresabschlüsse, Bilanzen, Steuererklärungen: 10 Jahre, teilweise im Original. Papierdokumente müssen in der ursprünglichen Form aufbewahrt werden (z.B. Bankschließfach).

Besonderheiten:

• Original bedeutet immer der Zustand, in dem du das Dokument erhalten hast, nicht automatisch Papier.
• Für viele Dokumenttypen gibt es detaillierte Vorgaben (über 120 Arten), die in Fachquellen oder Blogs nachgeschlagen werden können.

Wenn du diese Regeln beachtest, stellst du sicher, dass deine Dokumente gesetzeskonform und revisionssicher archiviert sind.