Welche gesetzlichen Bestimmungen zur digitalen Archivierung gibt es?

Die GOBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) legen fest, wie steuerlich relevante Dokumente elektronisch aufbewahrt werden müssen. Anhand der Fallbeispiele werden die wichtigsten Punkte dargestellt:

Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit:

• Dokumente müssen unverändert archiviert werden, und Änderungen müssen nachvollziehbar sein.
• Sandra: Papierarchivierung kann keine lückenlose Nachvollziehbarkeit gewährleisten → nur eingeschränkt okay.
• Frank: Digitale Archivierung ermöglicht Nachvollziehbarkeit → grundsätzlich okay, besonders mit Verfahrensdokumentation.

Ordnung und Vollständigkeit:

• Alle steuerlich relevanten Dokumente müssen vollständig und übersichtlich archiviert werden.
• Beide haben hier ein gutes System → okay.

Maschinelle Auswertbarkeit und Lesbarkeit:

• Elektronische Dokumente müssen auswertbar und lesbar sein.
• Sandra: PDF-Rechnungen werden ausgedruckt → maschinelle Auswertbarkeit geht verloren → 0 Punkte.
• Frank: Alles digital gespeichert → maschinell auswertbar → okay.

Aufbewahrungsfristen:

• Je nach Dokumenttyp 6, 8 oder 10 Jahre.
• Sandra: EC-Belege auf Thermopapier verblassen → Aufbewahrungspflicht kann nicht sicher erfüllt werden → nicht okay.
• Frank: Digitale Speicherung erlaubt die Einhaltung der Fristen → okay, Risiko durch Hardwareausfall bleibt.

Zugriffsrechte der Finanzverwaltung:

• Finanzverwaltung muss im Rahmen von Prüfungen auf Dokumente zugreifen können.
• Beide können Dokumente bereitstellen, optimal ist es aber nicht → okay.

Verfahrensdokumentation:

• Jedes Unternehmen muss dokumentieren, wie Dokumente archiviert werden (z.B. Posteingang, E-Mail-Rechnungen).
• Eine saubere Verfahrensdokumentation hilft, GOBD-konform zu bleiben und Prüfungen zu bestehen.

Das bedeutet:

• Sandra: Papierbasiert → größere Probleme bei maschineller Auswertbarkeit und Aufbewahrungspflichten → nicht vollständig GOBD-konform.
• Frank: Digital → weitgehend GOBD-konform, solange Verfahrensdokumentation vorhanden ist, Risiko durch lokale Hardware bleibt.

Verschiedene Methoden können funktionieren, aber digitale, revisionssichere Systeme mit klar dokumentierten Prozessen sind sicherer und effizienter.