Anhand eines Fallbeispiels wird deutlich gemacht, welche Risiken und Herausforderungen bei der klassischen Papierarchivierung auftreten können. Es zeigt die typische Probleme der papierbasierten Archivierung:
- Gefahr von Verlust durch externe Einflüsse: Papierordner sind anfällig für Feuer, Überschwemmungen oder andere Schäden. Ein Brand oder Wasserschaden kann alle Dokumente unzugänglich machen.
- Nicht zulässige Bearbeitung elektronischer Dokumente: Elektronisch erhaltene Dokumente müssen im ursprünglichen digitalen Zustand aufbewahrt werden, sonst wird die Revisionssicherheit verletzt.
- Probleme mit EC-Belegen und Thermopapier: Thermopapier verblasst schnell. Wenn Mitarbeiter/innen die Belege verspätet bringen oder sie vergessen, gehen Informationen verloren, was die Dokumentation unvollständig macht.
- Ineffizienz für den/ die Steuerberater/in: Individuell strukturierte Papierordner sind für Außenstehende schwer nachvollziehbar. Das führt zu langer Suchzeit, die wiederum zusätzliche Kosten verursacht.
- Zeit- und Organisationsaufwand: Das manuelle Sortieren, Abheften und Pflegen von Papierdokumenten bindet Personalressourcen, die effizienter genutzt werden könnten.
Papierbasierte Archivierung kann zwar auf den ersten Blick ordentlich wirken, birgt aber erhebliche Risiken in Bezug auf Sicherheit, Rechtmäßigkeit und Effizienz. Digitale, revisionssichere Archivierung kann diese Probleme vermeiden und die Prozesse deutlich vereinfachen.
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