Damit KI-Systeme Informationen zuverlässig verarbeiten können, sollten relevante Daten strukturiert und nachvollziehbar abgelegt werden. Dazu gehören beispielsweise Dokumente, Sitzungsnotizen, Gesprächsprotokolle und Termine. Je besser diese Informationen organisiert und für das eingesetzte KI-System zugänglich sind, desto geringer ist das Risiko, dass Inhalte unvollständig wiedergegeben oder fehlerhaft ergänzt werden.
Besonders hilfreich ist eine zentrale Ablagestruktur, die mit weiteren Systemen wie Kalendern oder Dokumentenmanagementlösungen verknüpft werden kann. Dadurch lassen sich Termine, Gesprächsnotizen sowie Vor- und Nachbereitungszeiten miteinander verbinden und für Auswertungen oder Leistungsnachweise nutzen. Auf dieser Grundlage können KI-Systeme Zusammenfassungen erstellen und administrative Aufgaben, etwa im Beratungs- oder Projektumfeld, unterstützen.
Trotz dieser Automatisierung bleibt eine sorgfältige Prüfung der Ergebnisse notwendig.
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