UG/GmbH gründen oder besser nicht? - Marcus Mencke-Haan antwortet

Stefan hat sich als IT-Experte einen guten Ruf erworben und betreut zusammen mit einem Team aus freien Mitarbeitern mehrere große Kunden.

Jetzt überlegt er sich eine Kapitalgesellschaft zu gründen: „Die Kunden erwarten das irgendwie und ich kann damit meine Haftungsrisiken begrenzen.

VGSD-Mitglied und -Regionalgruppensprecher Marcus Mencke-Haan ist als Berater in den Bereichen Gründung, Finanzierung und Förderung tätig

Aber der Aufwand soll ganz schön hoch sein. Soll ich eine GmbH (oder UG) gründen oder besser nicht?“

Der Gründungs- und Unternehmensberater Marcus Mencke-Haan antwortet

Das ist auf jeden Fall eine Entscheidung, die du dir gut überlegen solltest, denn mit den Auswirkungen musst du viele Jahre leben. Die Gründung einer Kapitalgesellschaft (unter diesen Begriff fallen neben GmbH und UG auch Limited und AG) erfolgt über einen Notar und muss ins Handelsregister eingetragen werden. Doch auch die Auflösung ist aufwändig und dauert mehr als ein Jahr.

Schauen wir uns die wichtigsten Argumente dafür und dagegen an:

Kundenerwartungen: Wenn deine Kunden es wichtig finden, dass du eine GmbH gründest und dir nur dann größere Aufträge erteilen, ist das natürlich ein gewichtiges Argument. Gerade im IT-Bereich verlangen Auftraggeber häufig auch deshalb die Rechtsform einer GmbH, weil sie sich dadurch vor dem Vorwurf der Scheinselbstständigkeit besser geschützt glauben.

Außenwahrnehmung: Tatsächlich werden GmbHs häufig als seriöser wahrgenommen. Wobei Vermieter, Kreditgeber und Lieferanten lieber einen unbegrenzt haftenden solventen Einzelunternehmer zum Schuldner haben. Bei UGs, die immer den Zusatz „haftungsbeschränkt“ angeben müssen, verkehrt sich dieser Vorteil ins Gegenteil, denn natürlich weiß auch der Vermieter, dass für UGs kein so hohes Stammkapital aufgebracht werden muss wie für GmbHs.

Eigenes Ego: Häufig geht der Wunsch zur Gründung einer GmbH auch vom Unternehmer selbst aus, weil er glaubt, nur eine GmbH sei eine „richtige Firma“ und weil er gerne den Titel „Geschäftsführer“ tragen möchte. Als IT-Experte siehst du das aber sicher ganz nüchtern.

Haftungsbeschränkung: Grundsätzlich ist deine Haftung auf das Betriebsvermögen begrenzt. Das Betriebsvermögen besteht bei Grüdung aus dem Stammkapital (bei UGs frei wählbar, bei GmbH mindestens 25.000 Euro). Es erhöht sich im Laufe des Geschäftsbetriebs (zum Beispiel durch erzielte Gewinne) und reduziert sich mit Verlusten und Ausschüttungen. Bei der UG musst du 25 Prozent der erzielten Gewinne ansparen bis das Betriebsvermögen das Mindest-Stammkapital einer GmbH erreicht und du die UG in eine GmbH umwandeln kannst.

Wichtig ist die Haftungsbeschränkung zum Beispiel für den Fall, dass ein großer Auftrag nicht bezahlt wird und du dann wiederum deine Lieferanten nicht bezahlen kannst. Oder stell dir vor, dass aufgrund von durch dich zu vertretende Fehler hohe Schadensersatzforderungen gegen dich gestellt weden. Teilweise kannst du dich dagegen durch gut verhandelte Verträge (z.B. mit Teilzahlungen und Haftungsausschlüssen) und eine Haftpflichtverischerung schützen. Die Haftungsbeschränkung bietet dir aber zusätzlichen Schutz.

Längst nicht alle Lieferanten und Geldgeber lassen sich auf die Haftungsbeschränkung ein. Darlehen werden z.B. in der Praxis regelmäßig nicht an die GmbH, sondern an deren Gesellschafter vergeben bzw. nur mit persönlicher Bürgschaft der Gesellschafter. Auch gilt die Haftungsbeschränkung auf das Betriebsvermögen rechtlich gesehen nur so lange du die Geschäfte ordentlich führst und im Falle einer Insolvenz diese zeitnah bemerkst und meldest.

Beteiligung von Dritten: Wenn du ehrgeizige Pläne für dein Unternehmen hast, sind Kapitalgesellschaften ein gutes Instrument, um weitere Gesellschafter aufzunehmen oder auch für die Aufnahme von Beteiligungs- bzw. Risikokapital von Dritten, denn du kannst Anteile verkaufen ohne dass der Käufer haftet. Zudem hast du die Möglichkeit, Mitarbeiter zu beteiligen und so an dein Unternehmen zu binden. Wenn das Unternehmen „auch ohne dich läuft“ kannst du es als GmbH leichter ganz oder teilweise veräußern, denn die Bekannheit, Geschäftsbeziehungen und Verträge beziehen sich auf die GmbH und nicht auf dich als Person.

Gewerbesteuer: Wenn du bisher schon Gewerbesteuer bezahlst, (was bei einem gewerbliche Einzelunternehmen oder einer GbR ab 24.500 Euro der Fall ist) kann der folgende Aspekt der GmbH interessant werden: Zwar sind Gewinne der GmbH schon ab dem ersten Euro gewerbesteuerpflichtig, aber dein Geschäftsführer-Gehalt reduziert den Gewinn und damit die Gewerbesteuer. Wenn du andererseits als Freiberufler bisher keine Gewerbesteuer bezahlst, verlierst du diesen Vorteil bei Abwicklung der Umsätze über die GmbH.

Gründungskosten (Notar, Eintragung ins Handelsregister): Sie halten sich im Rahmen, insbesondere wenn es keine weiteren Gesellschafter außer dir gibt (bzw. geplant sind) und somit kein komplizierter Gesellschaftsvertrag benötigt wird. Bei einer UG reichen in der Regel unter 500 Euro, bei einer GmbH unter 1.000 Euro. Bei mehreren Gesellschaftern wird es in der Regel deutlich teurer.

Stammkapital: Wie bereits erwähnt beträgt das Mindest-Stammkapital einer GmbH 25.000 Euro. Es muss zur Häfte bei Gründung einbezahlt werden. Die verbleibenden 12.500 Euro musst du bei Bedarf später nachschießen. Es handelt sich aber nicht um Kosten. Das Geld steht dir zur Verfügung, um davon Gründungskosten, erste Anschaffungen, Marketingmaßnahmen oder auch Gehälter zu bezahlen. Bei einer UG solltest du das Stammkapital so wählen, dass es ausreicht, um die Zeit bis zur Erzielung erster Gewinne zu überbrücken.

Buchführungspflichten: Die Anforderungen an deine Buchhaltung erhöhen sich. Reichte bisher wahrscheinlich eine Einnahme-Überschuss-Rechnung, musst du künftig bilanzieren und die Bilanz veröffentlichen.

Steuerberatungskosten: Auch wenn du bisher ohne Steuerberater ausgekommen sein solltest, empfehle ich dir bei Gründung einer Kapitalgesellschaft dringend einen Steuerberater. Aus meiner Erfahrung musst du bei einer kleinen GmbH mit jährlichen Beratungskosten von mindestens 1.500 bis 2.000 Euro rechnen gegenüber 500 bis 1.000 Euro bei einer Einnahme-Überschuss-Rechnung. Rechne also mit mindestens 100 Euro zusätzlichen Kosten pro Monat. Steuerberater sind aus diesem Grund nicht immer ganz frei von eigenen Interessen, wenn es um die Entscheidung pro/contra GmbH geht.

Geschäftsführer-Gehälter: Du kannst nicht mehr - wie bisher als Einzelunternehmer - jederzeit nach Bedarf Privateinlagen und –entnahmen vornehmen. Stattdessen kannst du dir ein Gehalt bezahlen und Ausschüttungen vornehmen. Die steuerlich günstigere Variante ist in der Regel das Gehalt. Aber das kannst du nicht nach Belieben variieren, da ansonsten das Finanzamt schnell nach zugrundeliegenden Gesellschafterbeschlüssen und Arbeitsvertrag fragt. Letzterer muss auch den Fremdvergleich mit externen Geschäftsführern aushalten.

Sozialversicherung: Als geschäftsführender (Allein-)Gesellschafter bist du in der Regel sozialversicherungsfrei angestellt. (Lass dich zu diesem Thema bitte gesondert beraten – und zwar schon vor der Gründung, denn die Gestaltung des Gesellschaftsvertrags kann hier von entscheidender Bedeutung sein.) Dann musst du dich um deine Sozialversicherung selbst kümmern. Die Lohnsteuer muss die GmbH als dein Arbeitgeber aber trotzdem monatlich abführen, was du bei der Liquiditätsbetrachtung bedenken musst.

Einkommensteuer: Dein Gehalt unterliegt also der Einkommensteuer, auch wenn das Unternehmen selbst noch gar keine Gewinne erwirtschaftet. Ein Verlust der GmbH kann nicht mit deinem Gehalt verrechnet werden, denn der Verlust läuft innerhalb der GmbH auf und diese ist – wie du sicher weißt – eine von dir unabhängige juristische Person.

Verlustverrechnung: Wenn die GmbH Gewinn erzielt, zahlt sie darauf Gewerbe- und Köperschaftssteuer. Einmal bezahlte Gewerbesteuern wird übrigens nicht im Rahmen einer späteren Verlustverrechnung zurückerstattet – im Gegensatz zu Körperschaftsteuern, bei denen das der Fall ist.

Ausschüttungen: Von der Gesellschafterversammlung beschlossene Ausschüttungen sind – wie bereits erwähnt - ein zweiter Weg Geld aus einer GmbH zu ziehen. Ausschüttungen unterliegen der Kapitalertragsteuer, wobei hier viele weitere Besonderheiten zu beachten sind, die den Rahmen dieses Beitrags sprengen würden.

Umwandlung in eine GmbH: Bedenke bei der Gründung einer GmbH auch, dass alle Verträge, die du als Einzelunternehmer geschlossen hast, auf die GmbH übertragen werden müssen. Von Kundenseite stellt dies in der Praxis meist kein großes Problem dar. Allerdings hinterfragt das Finanzamt bei Auflösung des Einzelunternehmens, ob für die Übertragung an die GmbH Veräußerungserlöse bezahlt wurden oder hätten bezahlt werden müssen. Diese müssten dann aus dem Stammkapital an dich bezahlt und von dir versteuert werden.

Mein Fazit

Du siehst schon: Die Gründung einer GmbH ist vor allem unter formalen und steuerlichen Gesichtspunkten eine große Umstellung und mit hohem laufendem Aufwand verbunden. Aufgrund von Kundenwünschen, aus Image- und Haftungsgründen kann eine GmbH-Gründung trotzdem sinnvoll sein.

Wenn dein Geschäftsvolumen in einem vernünftigen Verhältnis zu dem höheren administrativen Aufwand steht und deine Firma auf weiteres Wachstum ausgelegt ist, kann eine GmbH die richtige Entscheidung sein. Auch wenn du deine Haftungsrisiken begrenzen möchten, kann dies für eine GmbH oder auch UG sprechen.

Überlege anhand der aufgezählten Vor- und Nachteile deine Entscheidung gut und lasse dich dann fachkundig beraten.

Marcus Mencke-Haan ist als erfahrener und zertifizierter Berater in den Bereichen Gründung, Finanzierung und Förderung tätig. Ganz gleich, ob es sich um einen erfolgreich bewilligten Antrag auf Gründungszuschuss, das KfW-Startgeld oder die Suche nach privaten Investoren handelt: Er steht mit Rat und Tat zur Seite und ist aufgrund seiner langjährigen Berufserfahrung bestens vernetzt.

Zum Branchenprofil von Markus Mencke-Haan