Verband der Gründer und Selbstständigen Deutschland e.V.

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Umfangreiche Neuregelung: Geschäfte mit EU-Ausländen unter Angabe der Umsatzsteuer-ID

In diesem Beitrag erklären wir Schritt für Schritt, was du bei Geschäften mit ausländischen Kunden beachten musst. Foto: pixabay

Jeder jat schon einmal Dienstleistungen aus dem EU-Ausland bezogen (z.B. Google-Adwords, Hosting im EU-Ausland etc.) oder einen Auftrag von einem ausländischen Kunden erhalten, einem Österreicher etwa. Im vereinten Europa ist das keine Ausnahme, sondern die Regel. Und das ist auch gut so. Seit 2010 gelten nun allerdings neue Vorschriften für solche Umsätze und – du wirst es schon erraten haben: Alles wird komplizierter… Das gilt vor allem für Dienstleister, die BISHER relativ unbehelligt von der Bürokratie geblieben waren.

In diesem Beitrag erklären wir Schritt für Schritt, was du bei Geschäften mit ausländischen Kunden beachten musst. Am besten druckst du dir den Beitrag aus und heftest ihn zu deinen Buchhaltungsunterlagen. Bitte leite ihn auch an andere Selbständige weiter, von denen du weißt, dass sie ausländische Geschäftspartner haben.

Denn was wir hier beschrieben ist geltendes Gesetz, auch wenn nur ein Bruchteil der Selbständigen diese Verpflichtungen bisher kennen dürfte. Es reicht auch nicht, einfach alles dem Steuerberater zu überlassen, denn du musst schon im Vorfeld selbst aktiv werden (Rechnungsprüfung, Rechnungsstellung)!

1. Grenzenlose Bürokratie: Neue Vorschriften für Geschäfte mit Auslandskunden

Durch Inkrafttreten des EU-Mehrwertsteuer-Pakets („VAT-Package“) kommen auf Dienstleister bei grenzüberschreitenden Geschäften seit Jahresbeginn 2010 zahlreiche zusätzliche Pflichten zu.

Im B2B-Austausch gilt künftig grundsätzlich der Standort des Leistungsempfängers als Leistungsort. Beispiel: Meine Bücher werden von einem österreichischen Verlag verlegt. Auch wenn ich die Bücher in Deutschland schreibe und sie überwiegend hier verkauft werden: Als Leistungsort gilt der Standort des Leistungsempfängers, sprich Verlags. (Achtung: Für Privatkunden gelten wiederum andere Regelungen!)

Das wiederum hat die Umkehr der Steuerschuld („Reverse Charge“) zur Folge: Auf Rechnungen an Geschäftskunden im EU-Ausland braucht demnach zwar wie bisher keine Umsatzsteuer ausgewiesen zu werden – der Rechnungsempfänger ist aber in seinem Land für das Abführen der Umsatzsteuer verantwortlich. Er kann in aller Regel die Umsatzsteuer gleich wieder als Vorsteuer geltend machen – muss sie aber in der Umsatzsteuervoranmeldung bzw. – erklärung angeben. Die zusätzlichen Meldepflichten sollen Steuermissbrauch unterbinden oder zumindest erschweren.

2. Zusätzliche Angaben in der Umsatzsteuermeldung, wenn Sie Leistungen aus dem EU-Ausland bezogen haben

Das gilt auch für dich: Wenn du Leistungen aus dem EU-Ausland bezogen, dabei Ihre Umsatzsteuer-ID angegeben und die Leistung umsatzsteuerfrei erhalten hast, findest du auf der Rechnung einen Hinweis der folgenden Art:

  • „Unterliegt Reverse Charge, für Mehrwertsteuer muss der Empfänger aufkommen“ oder
  • „Von Gechäftskunden in der EU ist die Mehrwertsteuer ab 1. Januar 2010 im eigenen EU-Mitgliedsland abzuführen.“

Die entsprechenden Umsätze und die Umsatzsteuer, die darauf im Inland angefallen wäre, musst du in der Umsatzsteuervoranmeldung unter Kz. 46/47 als Umsatzsteuerschuld angeben, um sie anschließend unter Kz. 67 gleich wieder als (fiktiv bezahlte) Vorsteuer abzuziehen. In der Buchhaltung musst du zudem einen entsprechenden Vermerk setzen, damit die Beträge am Jahresende in der Umsatzsteuererkärung korrekt ausgewiesen werden.

Noch komplizierter wird es, wenn du selbst einen Auftrag aus dem EU-Ausland erhalten hast. In den folgenden Absätzen erklären wir aus Sicht eines deutschen Dienstleisters, welche wichtigen Hürden im EU-Mehrkampf zu nehmen sind:

3. Ohne Umsatzsteuer-ID (UStID) geht gar nichts mehr

Mit Hilfe der UStID beweisen sich EU-Unternehmer gegenseitig, dass sie tatsächlich Unternehmerstatus haben. Du solltest die UStID im Impressum deiner Website und auf all deinen Rechnungen angeben. Das gilt auch für Rechnungen an inländische Kunden (dafür kann die Angabe der Steuernummer entfallen).

Gründer beantragen die ID am besten gleich bei der steuerlichen Anmeldung – einfach das entsprechende Feld ankreuzen!

Du kannst die UStID auch nachträglich beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) beantragen. Der Antrag kann per Post, Fax, telefonisch und über ein Online-Formular bestellt werden. Die erforderlichen Kontaktdaten findest du auf der BZSt-Website. (### aktueller Link)

Buchtipp: Die Basics zum Thema Steuer-IDs, (Auslands-)Rechnungen, Umsatzsteuer und Buchhaltung findest du in unserem Buch „Jetzt sind Sie Unternehmer“ (### vgsd Link)

4. Umsatzsteuer-ID aller Geschäftspartner abfragen und kontrollieren

Mit deiner eigenen UStID ist es aber nicht getan: du benötigst auch die gültige UStID deines EU-Geschäftspartners. Vor allem aber musst du glaubhaft machen können, dass du die UStID sorgfältig überprüft hast – und zwar in jedem einzelnen Fall.

Andernfalls musst du dem Fiskus später für entgangene Umsatzsteuern geradestehen, etwa wenn du die falsche UStID eines ausländischen Kunden ungeprüft, akzeptiert und auf die Zahlung der Umsatzsteuer verzichtet hast. Je größer die Beträge, um die es geht, um so schmerzhafter wird dies sein.

Für die UStID-Prüfung stellt das bereits erwähnte Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) eine Online-Bestätigungsanfrage zur Verfügung. Dort gibst du

  • deine eigene UStID
  • die UStID des Geschäftspartners
  • das Land deines Geschäftspartners und
  • dessen Namens- und Rechtsform sowie Adressinformationen ein.

Nur wenn die Angaben hundertprozentig übereinstimmen, bekommst du grünes Licht. Falls du kein grünes Licht erhältst, hilft Punkt 5. dieses Newsletters dir weiter. (### worauf willst du verweisen?)

Denke bei dieser Gelegenheit auch daran, die Umsatzsteuer-ID deiner EU-Auslandskunden bei den sie betreffenden Buchungen in der Buchhaltung mitzuerfassen.

5. Bestätigung des Bundeszentralamts zuschicken lassen

Nach Auffassung des Bundeszentralamts reicht es nicht etwa aus, diese Bestätigung auszudrucken: du musst dir das Ergebnis obendrein per Post zuschicken lassen. Die Bestätigung für alle, an einem Tag geprüften UStIDs, werden immerhin automatisch kostenfrei an deine (bei Beantragung der UStID angegebene) Adresse geschickt.

Wenn du eine UStID an einem Tag mehrfach angefragt haben, wird nur das Ergebnis der letzten Bestätigungsanfrage zugeschickt. Wenn du beim Experimentieren also zunächst eine positive und dann eine negative Antwort erhältst, solltest du die Eingabe noch einmal mit den korrekten Angaben vornehmen bevor du zur Prüfung der nächsten ID übergehst.

6. Trouble Shooting: Wenn die Angaben des Geschäftspartners nicht zur Umsatzsteuer-ID passen

Die Umsatzsteuer-ID des Kunden und seine Firmenbezeichnung passen nicht zusammen? Von Rechts wegen bist du verpflichtet, deine Geschäftspartner vor Annahme seines Auftrags über die Ungereimtheiten zu informieren und ihn zu bitten, dir den genauen Wortlaut der Firmendaten zu übermitteln, die er bei Vergabe seiner UStID angegeben hat. Anschließend kannst du dann eine neue Bestätigungsanfrage beim BZSt einholen.

Tipp: Die Europäische Union bietet mit dem „MwSt-Informationsaustauschsystem (MIAS)“ ebenfalls eine UStID-Prüfung an.

Deren Handhabung ist wesentlich einfacher und komfortabler – und das Prüfergebnis zudem viel aussagekräftiger: Denn dort werden die über den UStID-Inhaber gespeicherten Informationen im Klartext angezeigt. Mit diesem Ergebnis kannst du nun die korrekte Firmenbezeichnung auf der Seite des BZSt eingeben und bestätigen lassen.

Häufig ist es der Fall, dass es bei einer oder mehreren Angaben des Kunden zu Abweichungen gegenüber den amtlichen Daten kommt: Es bleibt deinem Fingerspitzengefühl überlassen, ob dir die Auskunft trotzdem genügt und du stillschweigend die Daten des Auftraggebers korrigierst oder ob du ihn zu einer Korrektur aufforderst. Durch die Prüfung erkennst du recht schnell, ob es sich um einen Einzelunternehmer handelt, dessen Firma letztlich aus Vor- und Zuname besteht oder um eine Firma mit eigener Rechtsform.

7. In eigenen Rechnungen angeben, worauf die Umsatzsteuerbefreiung beruht

Zusätzlich zu den üblichen Rechnungsangaben und den beiden UStIDs musst du deine Kunden im EU-Ausland darauf hinweisen, aufgrund welcher Bestimmung du auf den Ausweis der Umsatzsteuer verzichten durftest und vor allem: dass der Kunde als Leistungsempfänger Schuldner der Umsatzsteuer ist:

  • Rechtsgrundlage ist bei den meisten „sonstigen Leistungen“ (Dienstleistungen) der neue § 3a Abs. 1 UStG.
  • Die Bestimmungen über die Umkehr der Steuerschuld bei „sonstigen Leistungen eines im Ausland ansässigen Unternehmers“ entstammt § 13b Abs. 1 Nr. 1 UStG.
  • Die übergeordnete EU-Regelung schließlich findet sich in Artikel 196 der Systemrichtlinie 2006/112/EC

(### noch aktuell?) Wir selbst geben in Absprache mit unserem Steuerberater in Rechnungen an österreichische Firmenkunden den Hinweis: „Umsatzsteuerbefreit bzw. Reverse charge, Ihr Umsatsteuer-ID: ATU 12345678“. Weitere Formulierungsbeispiele finden Sie oben unter Punkt 2.

Bitte beachte: Neben den Standardfällen bei der umsatzsteuerlichen Beurteilung des Leistungsorts kennt das Umsatzsteuergesetz zahlreiche Sondervorschriften: Bevor du also eine hohe Rechnung ohne Umsatzsteuer ins EU-Ausland verschickst oder gar regelmäßig grenzüberschreitende Projekte abwickelst, solltest du die passenden Rechnungsfloskeln für deinen Einzelfall mit deinem Steuerberater besprechen oder direkt beim Finanzamt anfragen.

8. Noch einmal Umsatzsteuervoranmeldung: Weitere Angaben erforderlich

Obwohl du auf deine Einnahmen aus Dienstleistungen für Geschäftskunden im EU-Ausland keine Umsatzsteuer einnimmst, musst du diese Umsätze bei deinen monatlichen oder vierteljährlichen Umsatzsteuervoranmeldungen und der jährlichen Umsatzsteuererklärung angeben.

Die betreffenden Einnahmen werden – getrennt von deinen übrigen steuerfreien und steuerpflichtigen Umsätzen im Abschnitt „Ergänzende Angaben zu Umsätzen“ auf Seite 1 des UStVA-Formulars unter Kz 21 eingetragen („Nicht steuerbare sonstige Leistungen gem. § 18b Satz 1 Nr. 2 UStG“).

9. Zusammenfassende Meldungen: Jetzt auch für Dienstleister Pflicht!

Wer glaubt, mit der Umsatzsteuervoranmeldung seien die Meldepflichten erfüllt, täuscht sich: Denn neuerdings sind auch Dienstleister verpflichtet, vierteljährlich „Zusammenfassenden Meldungen“ (ZM) über ihre Umsätze im EU-Ausland abzugeben.

Die Mitteilung muss bis zum 25. des Folgemonats erfolgen, also bis zum 25. April, 25. Juli, 25. Oktober und 25. Januar. Die Termine weichen also von denen für die Umsatzsteuervoranmeldung ab, eine Dauerfristverlängerung ist nicht möglich.

Die ZM geht nicht ans Finanzamt, sondern ans Bundeszentralamt für Steuern (### aktueller Link)

Neben den Angaben zum eigenen Unternehmen sind dabei folgende Informationen zu übermitteln:

  • die UStID der Kunden und
  • die jeweils dazugehörigen Rechnungsbeträge (bei mehreren Aufträgen als Summe).

Außerdem musst du angeben, ob es sich um Waren („innergemeinschaftliche Lieferungen“) oder Dienstleistungen („sonstige innergemeinschaftliche Leistungen“) handelt.

Die Abgabe muss auf elektronischen Weg erfolgen. Für die Übermittlung stellt das BZSt verschiedene Online-Portale zur Verfügung. Für kleinere Unternehmen und Freiberufler mit gelegentlichen Auslandsumsätzen ist der freie Zugang (### aktueller Link) zum Formularserver der Bundesfinanzverwaltung am besten geeignet.

Am besten gibst du zunächst die Zusammenfassende Meldung ab und erklären dann die entsprechenden Beträge in der Umsatzsteuervoranmeldung. Die Angaben aus der Umsatzsteuervoranmeldung werden nämlich automatisch an das BZSt weitergeleitet. Wenn dort Abweichungen zur Zusammenfassenden Meldung (ZM) festgestellt werden, erhältst du automatisch eine Aufforderung, die ZM zu korrigieren.

10. Antrag auf Erteilung einer Teilnehmernummer

Was nun kommt, erinnert stark an Reinhard Meys „Antrag auf Erteilung eines Antragformulars“

Denn bevor du deine ZM abgeben kannst, musst du zuerst noch „zwingend“ eine Teilnehmernummer beantragen.

Ausfüllen kannst und sollst du diesen Antrag zwar online – die Übermittlung ist auf diesem Weg jedoch nicht vorgesehen (schließlich handelt es sich ja um ein amtliches Authentifizierungsverfahren): du musst das fertig ausgefüllte Formular also zuerst ausdrucken, eigenhändig unterschreiben und dann per Post ans BZSt schicken. Einige Tage später bekommst du deine ZM-Teilnehmernummer zugeschickt und darfst endlich deine Meldungen über den frei zugänglichen Formularserver abgeben. Bedenke die damit verbundene zeitliche Verzögerung bei der erstmaligen Abgabe einer ZM.

Wenn du bereits für ElsterOnline angemeldet bist, kannst du die ZM auch dort vornehmen.

11. Nicht ohne meinen Steuerberater

Angesichts dieses Riesenaufwands werden sich viele Unternehmen bestimmt fragen, ob sich gelegentliche Auslandsaufträge für sie überhaupt (noch) lohnen: Für internationale Konzerne mögen solche Auflagen ja zu verkraften sein – für kleine Betriebe und Freiberufler ist der EU-Binnemarkt damit jedoch wieder in weitere Ferne gerückt.

Ohne einen spezialisierten Steuerberater kommt künftig kaum noch jemand aus. *Einen* Steuerberater? Wer regelmäßig und in größerem Umfang grenzüberschreitend aktiv ist, benötigt nicht selten sogar mehrere Steuerexperten: Am besten in jedem EU-Land einen. Grenzenlos ist nur die Bürokratie.


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