Verband der Gründer und Selbstständigen Deutschland e.V.

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Buchhaltungs-Tipp: Richtiger Umgang mit regelmäßigen Zahlungen

Den Verwendungszweck detailliert anzugeben, hilft bei Daueraufträgen den Überblick zu behalten, PhotoMIX-Company, Pixabay

Regelmäßig zu zahlende, höhere Beträge wirst du typischerweise per Dauerauftrag überweisen, z.B. Miete, Gehälter, Raten- und Abschlagszahlungen etc. Dabei kann es schon mal vorkommen, dass man Betragsänderungen übersieht oder zum Ende hin eine Rate zu viel überweist. Hat man jetzt 24 Raten bezahlt oder doch schon 25?

Zum fehlenden Überblick trägt bei, dass der Vertragsbeginn oft schon Jahre zurückliegt und erste Zahlungen nicht selten außer der Reihe erfolgt sind, Überweisungen am Monatsende aufgrund von Wochenenden und Feiertagen in den nächsten Monat rutschen und der Verwendungszweck „Gehalt“ oder „Miete“ wenig aufschlussreich gewählt ist.

Gerade bei Daueraufträgen, bei denen es nur einen Vertrag und keine Einzelbelege gibt und der Verwendungsweck jeden Monat gleich lautet, solltest du die zur Verfügung stehenden 140 Zeichen deshalb gut nutzen und aussagekräftig formulieren.

 

Verwendungszweck mit Rechnungsnummer, Umsatzsteursatz und Zeitraum

Gib die Rechnungsnummer des Vertrags an, auf den sich die Zahlung bezieht, also z.B. „Miete Büro RE12345“. (Hilfreich kann es auch sein, im Verwendungszweck anzugeben, ob die Zahlung Umsatzsteuer enthält oder nicht, also z.B. „19USt“) V-

Verträge, die eine regelmäßige Zahlungspflicht auslösen und den Versand einzelner Rechnungen überflüssig machen, müssen dieselben Pflichtangaben wie andere Rechnungen enthalten, also u.a. eine Rechnungsnummer, den Umsatzsteuersatz (bei Zahlungen über 150 Euro auch der Umsatzsteuerbetrag) bzw. der Befreiungstatbestand, die Umsatzsteuer-ID usw.

Oft ist es sinnvoll, den Zeitraum anzugeben, auf den sich der Dauerauftrag bezieht. Wenn du z.B. 24 Raten zu zahlen hast, dann ergänze im Verwendungszweck „16.05-18.04“ für eine Zahlung die im Mai 2016 beginnt. Am besten befristest du den Dauerauftrag entsprechend, dann musst du nur im Falle einer Vertragsverlängerung aktiv werden.

Zum Start werden Zahlungen oft außer der Reihe überwiesen, z.B. die erste Miete kurz nach dem Einzug. Gebe auch bei solchen Einzelüberweisungen immer den Leistungszeitraum an, also z.B. „16.05“.

Wähle bei Zahlungen, die typischerweise am Monatsende erfolgen (z.B. Gehalt), nicht den 30. oder 31. als Zahltag, sondern den 27. oder 28. – Dann wird die Überweisung in den allermeisten Fällen noch im gleichen Monat ausgeführt und ist somit leichter zuzuordnen.

 

Regelmäßige Zahlungen und Kontodeckung monatlich kontrollieren

Wenn du viele regelmäßige Zahlungen hast, die auch mal in der Höhe variieren (z.B. bei Gehaltszahlungen), kann es sinnvoll sein, sich einen wiederkehrenden Termin kurz vor Monatsende in den Kalender einzutragen. Du kannst dann z.B. anhand der Gehaltszettel prüfen, ob deine Daueraufträge noch stimmen. Sinnvoll ist auch ein Blick in deine Liste mit Kündigungsterminen von Verträgen. Sofern du über eine solche verfügst, kannst du hier auch absehbare Mieterhöhungen und ähnliche Ereignisse eintragen.

Nutze den Termin auch zur Prüfung der Kontodeckung: Reicht der Kontostand abzüglich regelmäßiger Auszahlungen aus oder musst du eine Privateinlage tätigen? Gerade zum Monatswechsel gerät das Konto sonst leicht mal in die Miesen.

Wenn du selbst regelmäßige (Unter-)Mietzahlungen, Provisionen, Ratenzahlungen usw. erwartest, solltest du auch für diese erwarteten Zahlungen eine Liste anlegen, die du bei dieser Gelegenheit monatlich prüfst, um säumige Zahler zu erinnern.

Wenn du deine Buchhaltung selbst erledigst, dann gehe die regelmäßigen Zahlungen spätestens am Jahresende durch und ergänze ggf. den Leistungsmonat oder das Quartal, auf den sich die Zahlungen beziehen.

 

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