Verband der Gründer und Selbstständigen Deutschland e.V.

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Experten-Telko: „Wenn rechtssichere E-Mail-Archivierung Pflicht ist: So geht’s ganz praktisch“

IT-Dienstleister Peter Musiol

Seit Anfang 2017 die GoBD in Kraft traten, gilt: Haben E-Mails die Funktion eines Belegs oder eines Geschäftsbriefs, müssen sie wie andere Unterlagen den üblichen Fristen entsprechend aufbewahrt werden. Je nach steuerlicher Relevanz musst du sie also bis zu zehn Jahre lang aufheben. Doch wie kann es in Praxis gelingen, E-Mails revisionssicher zu archivieren?

Für seine Kunden hat VGSD-Mitglied Peter Musiol eine eigene Lösung entwickelt. Sie beruht auf der marktführende Software MailStore, für die Peter Musiol das Hosting übernimmt, sie quasi als Service Provider anbietet. In unserer nächsten Experten-Telefonkonferenz am Donnerstag, 5. Dezember 2019, um 17:00 Uhr führt Peter anhand eines realen Postfachs (gefüllt nicht mit seinen Geschäftsmails, sondern vor allem mit Newsletter-Mails) die Anwendung vor.

 

Diese Fragen werden Andreas Lutz und Nicole Y. Jodeleit Peter Musiol stellen

  • Wer muss E-Mails rechtssicher archivieren? Warum ist das unabhängig von der Pflicht sinnvoll?
  • Welche E-Mails muss ich aufbewahren und wie archiviere ich Dokumenten, die ich nicht als Anhang erhalte?
  • Ihr bietet eine einfache webbasierte Lösung auf Basis von MailStore an. Warum nicht selbst hosten?
  • Was kostet eure Lösung? Wie viel Speicherplatz ist dabei? Bekommen Vereinsmitglieder einen Rabatt?
  • Wie richte ich die Archivierung für ein Mail-Postfach ein? Geht das auch mit Mac?
  • Wie finde ich anschließend Mails und kann ich sie bearbeiten, in einen anderen Ordner verschieben, etc?
  • Was sieht der Betriebsprüfer, wenn er nach dem Mailarchiv fragt?
  • Was ist Hinblick auf den Datenschutz zu beachten?

 

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