Lost im Software-Dschungel: eRechnung, Buchhaltung, GoBD-konform, Fremdwährung

Hallo Beate,

ich kenne deine Situation aus verschiedenen Projekten heraus – und ja, die Unvergleichbarkeit der Angebote ist frustrierend. Zwischen "Vollausstatter für 50€/Monat, aber Fremdwährung nicht" und "maßgeschneiderte Lösung für 30k Euro" ist eine echte Lücke.

Mein Tipp: Schau dir EasyFirma an. Ich kenne den Anbieter von der Entwicklerseite her und die Software passt auf deine Anforderungen wie ein Handschuh – insbesondere auf den Punkt, der dir bei WISO den Stecker gezogen hat.

Das Kernding: Fremdwährung. Mit dem Zusatzmodul Plus (Zusatzkosten überschaubar) schreibst du Rechnungen in USD, GBP, JPY – alles, was du brauchst. Das ist nicht mit ein paar Tricks gelöst, sondern ernsthaft implementiert. Währungsumrechnung, korrekte Formatierung, alles dabei. Wichtig: Prüf im kostenlosen Test auch, ob die Rechnungstexte auf Englisch funktionieren – das ist nicht überall transparent dokumentiert. Gib dem Support kurz Bescheid, dass du das brauchst.

Zu deinen anderen Punkten: Kundenverwaltung, Artikelkategorien nach deinen Leistungstypen (Wörter, Stunden, Pauschalen), Preishinterlegung pro Kunde – alles Standard. E-Rechnungen empfangen und versenden in ZUGFeRD und XRechnung funktionieren, mit Validierung beim Import. PDF-Rechnungen mit eigenem Logo und Briefkopf sind problemlos. Und die DATEV-Schnittstelle ist eingebaut – du packst deine Belege mit wenigen Klicks an deinen Steuerberater.

Zur GoBD-Archivierung: Das ist der Punkt, wo du mit deinem Steuerberater reden solltest, bevor du kaufst. EasyFirma lässt dich deine Daten auf deiner eigenen Infrastruktur halten – lokal oder im Netzwerk – das ist bereits gut. Aber kläre konkret mit eurem Steuerberater: Reicht die DATEV-Integration für eure Archivierungskette, oder habt ihr zusätzliche Anforderungen? Spart euch später Überraschungen.

Preis: Ab 295 Euro netto, einmalig. Keine Folgekosten, kein Abo. Für deine 35–80 Rechnungen im Jahr völlig proportional.

Test: 30 Tage kostenlos. Würde ich nutzen. Leg eine USD-Rechnung an, schau, wie die aussieht. Spiel die DATEV-Export-Routine durch. Dann hast du Klarheit.

Zur Individualsoftware: Finger weg. Alles, was ich kenne, läuft auf 15k–50k hinaus. Für deinen Fall Overkill und am Budget vorbei.

Noch ein Gedanke: Falls du später – neben der reinen Rechnungserstellung – auch deine eingangsseitigen Rechnungen auf EN-16931-Compliance prüfen und mit einem auditfähigen Bericht archivieren möchtest (also nicht nur "validieren", sondern wirklich revisionssicher mit Bindung), gib mir Bescheid. Das ist dann ein anderes Thema, aber für Freiberufler mit internationalen Kunden kann das relevant werden.

Viel Erfolg mit EasyFirma, falls es Dir zusagt! → easyfirma.net­

P.S. Leider wird immer etwas bei einer Standardsoftware fehlen. Das ist normal – nicht böse gemeint, einfach Realität. Die Frage ist dann: Ist es ein echtes Blockers für deinen Workflow, oder kannst du damit leben?

Bei EasyFirma könnten das z.B. sein: Spezielle Integrationswünsche (Amazon-Daten direkt rein?), automatisierte Workflows über eure Kundendatenbank, oder später die Frage nach auditfähigen Validierungsberichten für eingangsseitige E-Rechnungen.

Wenn's nach dem Test so sein sollte, dass noch was fehlt – gib mir Bescheid. Das ist genau das, wofür es Service-Partner und API-Lösungen gibt. Manchmal reicht eine kleine Integration oder ein Automatisierungs-Workflow, um die Standardsoftware auf deine Realität zuzuschneiden. Das ist dann oft günstiger und schneller als alles neu zu schreiben.

Jörg Kastowsky
JoKa-Automation
Software-Entwicklung & Automatisierung für den Mittelstand
VERAX-CHECK E-Rechnung Service - verax-check.de­/de/app

Hallo Beate,

zur Softwarefrage sage ich bewusst nichts — ich betreibe ein Vergleichsportal zu E-Rechnungssoftware, das sich über Affiliate-Links finanziert, und eine Empfehlung von mir wäre hier nicht neutral. Was ich beitragen kann, ist die rechtliche Einordnung deiner Anforderungsliste. Und da würde ich einiges herausnehmen, bevor du weitersuchst.

Alles Folgende steht in den FAQ des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung (Stand März 2026), die Fragennummern habe ich dazugeschrieben:
www.bundesfinanzministerium.de­/Content/D­…hnung.html

**1. Deine Auslandskunden fallen nicht in den Anwendungsbereich.**
Die Pflicht gilt für Umsätze zwischen inländischen Unternehmern. Inländisch ist, wer Sitz, Geschäftsleitung oder eine am Umsatz beteiligte Betriebsstätte in Deutschland hat (Frage 3). Kunden in Japan, den USA und UK sind davon nicht erfasst. Deine Anforderung „Fremdwährung" und deine Anforderung „E-Rechnung" betreffen also zwei getrennte Teile deines Geschäfts. Das ist deshalb wichtig, weil du bei WISO ausgerechnet an der Fremdwährung hängengeblieben bist — an einem Kriterium, das mit der Pflicht nichts zu tun hat.

**2. Ein GoBD-konformes Archivsystem ist nicht vorgeschrieben.**
Frage 13 sagt ausdrücklich, dass allein wegen der Speicherung und Archivierung außerhalb eines GoBD-konformen Datenverarbeitungssystems regelmäßig kein Verstoß gegen § 14b Abs. 1 UStG vorliegt. Aufbewahren musst du natürlich weiterhin — acht Jahre, und der strukturierte Teil unverändert in seiner ursprünglichen Form. Aber die verbreitete Vorstellung, es brauche zwingend ein zertifiziertes Archivsystem, stimmt so nicht. Das nimmt einen großen Posten aus deiner Liste.

**3. Deine Sammelrechnungen sind unproblematisch.**
Du schreibst, du stellst monatliche Sammelrechnungen statt Einzelrechnungen. Frage 7b hält fest, dass auch in einer E-Rechnung der Kalendermonat als Leistungszeitpunkt angegeben werden darf (§ 31 Abs. 4 UStDV) und mehrere Leistungen eines Monats in einer Rechnung zusammengefasst werden können. Dein Abrechnungsrhythmus muss sich also nicht ändern.

Zwei Dinge, die mir an deinem jetzigen Ablauf auffallen:

**Deine PDFs an inländische Kunden brauchen deren Zustimmung.**
Das überrascht viele, weil man es intuitiv umgekehrt erwartet: Eine Papierrechnung darf in der Übergangsphase immer verwendet werden, ein anderes elektronisches Format wie PDF nur, wenn der Empfänger zustimmt (Frage 11). In der Praxis ist das meist stillschweigend gegeben, wenn seit Jahren niemand widerspricht — sauber ist es trotzdem nicht.

**Der Empfang ist bei dir der dringendere Teil, nicht das Ausstellen.**
Seit dem 1.1.2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, ohne Ausnahmen — selbst Kleinunternehmer, die vom Ausstellen befreit sind (Frage 12). Deine Kolleginnen und Kollegen mit dem Korrektorat könnten dir also heute schon eine XRechnung schicken. Rechtlich genügt dafür ein E-Mail-Postfach (Fragen 8 und 12); zum Lesen gibt es einen kostenlosen Viewer der Finanzverwaltung unter e-rechnung.elster.de­ (Frage 12a). Das ist keine Softwarefrage, sondern in einer Stunde erledigt.

Zum Ausstellen: Bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro verlängert sich die Übergangsfrist bis zum Ablauf des Jahres 2027 (Frage 11) — dein Stichtag ist also der 1.1.2028, nicht 2027. Wie genau dieser Umsatz zu berechnen ist, steht nicht in der FAQ, sondern im Gesetz; maßgeblich ist der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG, netto und nach vereinnahmten Entgelten. Bei deiner Größenordnung dürfte das aber ohnehin keine Rolle spielen.

Unterm Strich bleibt für das E-Rechnungsthema deutlich weniger von deiner Liste übrig, als es zunächst aussieht: der Empfang jetzt, das Ausstellen ab 2028 für deine inländischen Kunden. Fremdwährung, DATEV-Anbindung, Artikelkategorien und Archivsystem sind Komfortthemen deiner Buchhaltung, keine Pflichtthemen. Diese Trennung macht die Angebote auch wieder vergleichbarer — vermutlich scheitert die Vergleichbarkeit gerade daran, dass Pflicht und Komfort in einem Anforderungskatalog stecken.

Zur Fremdwährungs- und DMS-Frage selbst kann ich nichts Verlässliches beitragen — das ist nicht mein Gebiet.

Viele Grüße
Benjamin