Wann brauche ich eine Datenschutzeinwilligung?

Es gibt viele Situationen, in denen du vorab eine Einwilligung der betroffenen Person brauchst. Hier ein kleiner Überblick wo Einwilligung notwendig sind:

• Newsletter-Versand: Wenn du jemandem einen Newsletter schicken willst, brauchst du vorher eine Einwilligung, vor allem, wenn du die Person noch nicht kennst. Das geht meist über ein Newsletter-Tool mit klarer Info, wozu du die Daten nutzt und wo sie gespeichert werden.
• Widerruf der Einwilligung: Wichtig: Jede Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Ab dem Moment darfst du die Daten nicht mehr verwenden. Deshalb: Unbedingt einen einfachen Abmeldelink oder eine Kontaktmöglichkeit anbieten und den Widerruf auch wirklich umsetzen.
• Cookies (nicht technisch notwendige): Für Marketing- oder Tracking-Cookies brauchst du ebenfalls eine Einwilligung. Die Ablehnung muss einfach zugänglich und nicht versteckt sein. Bedeutet: keine zehn Klicks durch Untermenüs, sondern max. eine oder zwei Ebenen.
• Fotos, Testimonials, Kundenstimmen: Wenn du Bilder oder Aussagen von Kund/innen auf deiner Website nutzt, hol dir am besten vorher schriftlich oder per E-Mail die Einwilligung. Warum? Wenn sich später die Beziehung ändert und es Ärger gibt, hast du was in der Hand.

Hier sind keine Einwilligungen nötig:

• Vertragliche Pflichten: Wenn du z.B. Rechnungen verschickst oder Deine Kund/innen behandelst, brauchst du keine separate Einwilligung. Das ergibt sich aus dem Vertrag oder aus gesetzlichen Pflichten.
• Gesetzliche Vorgaben: Finanzamt, Steuer, medizinische Abrechnung etc., auch hier reicht die gesetzliche Grundlage aus, du brauchst keine extra Einwilligung.
• Berechtigtes Interesse: Manche Cookies oder Datenverarbeitungen kannst du auch auf das sogenannte „berechtigte Interesse“ stützen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Aber: Du musst das begründen! Du solltest konkret erklären, warum Dein Interesse überwiegt und wie du die Rechte der betroffenen Person dabei schützt.