Wenn du E-Mails nutzt, egal ob über Microsoft 365, Google Workspace, Strato, IONOS oder andere Anbieter, solltest du sie regelmäßig und automatisiert archivieren, statt dich auf manuelle Backups oder lokale Speicherlösungen wie externe Festplatten zu verlassen. Denn: Sind E-Mails bei deinem Anbieter einmal gelöscht, sind sie endgültig weg.
Ein professionelles E-Mail-Archiv schützt dich nicht nur vor Datenverlust, sondern erleichtert auch einen eventuellen Anbieterwechsel, ohne dass deine E-Mails verloren gehen. Es geht dabei nicht um kurzfristige Sicherungen wie bei einem klassischen Backup, sondern um eine langfristige, revisionssichere Archivierung.
Du solltest deine E-Mails nicht nur aus technischen Gründen, sondern auch aus rechtlicher und praktischer Sicht revisionssicher archivieren. In Situationen wie einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt oder einem Rechtsstreit kann es entscheidend sein, dass du E-Mails im Originalzustand vorlegen kannst, also in einer Form, die nicht nachträglich veränderbar ist.
E-Mails, die einfach in Outlook oder einem anderen Mailprogramm liegen, lassen sich im Nachhinein manipulieren und gelten daher nicht als revisionssicher. Kommt es vor Gericht zu einem Streitfall, kann es ein enormer Vorteil sein, wenn du deine E-Mails in einem professionellen Archivierungssystem gespeichert hast. So kannst du nachweisen, dass die Kommunikation unverändert geblieben ist und dir damit viel Stress und Unsicherheit ersparen.
Ein gutes Archivsystem erlaubt dir außerdem, E-Mails schnell wiederzufinden, ist unabhängig vom Anbieter nutzbar und schützt dich vor Datenverlust und rechtlichen Problemen. Kurz gesagt: Wenn du es richtig machen willst, sichere deine E-Mails regelmäßig, automatisiert und GoBD-konform mit einem professionellen Archivierungstool.
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