Wenn du beruflich mit E-Mails arbeitest und das tun die meisten Selbstständigen, bist du verpflichtet, steuerlich oder buchhalterisch relevante E-Mails revisionssicher zu archivieren. Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Buchführung und Aufbewahrung von Unterlagen in elektronischer Form) gelten nicht nur für große Unternehmen, sondern grundsätzlich für alle, die steuerpflichtig sind, also auch für Solo-Selbstständige und kleine Betriebe.
Revisionssicher bedeutet konkret:
- Vollständig archivieren: Alle relevanten E-Mails müssen lückenlos gespeichert werden.
- Unveränderbar archivieren: Die E-Mails dürfen nach der Ablage nicht mehr bearbeitet oder gelöscht werden können.
- Schnell auffindbar: Im Prüfungsfall musst du E-Mails zeitnah vorlegen können.
- Nachvollziehbar dokumentieren: Der gesamte Prozess muss transparent und nachvollziehbar sein, z.B. durch eine Verfahrensdokumentation.
Ein Outlook-Postfach oder eine exportierte Datei auf dem USB-Stick erfüllt diese Anforderungen nicht. E-Mails können dort gelöscht oder manipuliert werden und das reicht für die GoBD nicht aus. Sollte es zu einer Betriebsprüfung oder einem Rechtsstreit kommen, brauchst du eine rechtssichere Grundlage, die du mit einem professionellen Mail-Archiv schaffen kannst.
Und ja, in der Praxis prüfen manche Finanzbeamt/innen großzügiger, aber du weißt nie, wen du bekommst. Ein sauberes, revisionssicheres Archiv schützt dich daher nicht nur vor Stress und Sanktionen, sondern spart dir im Alltag auch Zeit und Nerven, etwa durch bessere Suchfunktionen oder bei einem Anbieterwechsel.
Abschließend wichtig: Erst mit einer klaren Verfahrensdokumentation erfüllst du die GoBD wirklich vollständig. Das mag aufwendig erscheinen, aber es lohnt sich, um auf der sicheren Seite zu sein.
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