Welche E-Mail-Archivierungslösung passt am besten zu meinen Anforderungen?

Wenn du eine zuverlässige, GoBD-konforme E-Mail-Archivierung aufbauen willst, hast du grundsätzlich zwei Möglichkeiten: eine Lösung beim Anbieter (Cloud) oder eine selbst betriebene Software (lokal). Beide Wege haben Vor- und Nachteile und du solltest genau überlegen, was zu dir passt.

1. Archivierung beim E-Mail-Anbieter: praktisch, aber mit Fallstricken
Anbieter wie Strato, IONOS oder Lexware bieten Archivierung direkt über ihre Plattform an. Der Einstieg ist oft günstig, aber:

• Die Preise steigen schnell, wenn dein Speicherbedarf wächst (z.B. über 5GB).
• Du bist abhängig vom Anbieter: Wenn du später wechseln willst, verlierst du die Revisionssicherheit beim Export (z.B. PST-Dateien sind manipulierbar).
• Archiv und E-Mails liegen am selben Ort und das widerspricht dem Prinzip, Daten nicht nur an einem Ort zu speichern (Stichwort: Ausfallsicherheit).

Empfehlung des Experten: Nutze nicht denselben Anbieter für Hosting und Archivierung. Das macht dich technisch und vertraglich zu abhängig.

2. Archivierung im eigenen Netzwerk: flexibel, aber technisch anspruchsvoll
Wenn du mehr Kontrolle willst, kannst du eine Archivierungslösung auf eigener Hardware betreiben. Bekannte Software dafür ist z.B.:

• MailStore Server (deutscher Marktführer, TÜV-zertifiziert)
• ecoMAILZ
• Benno MailArchiv

Diese Lösungen ermöglichen dir: Revisionssicheres Archiv auch bei Anbieterwechsel, volle Kontrolle über Updates, Backups und Daten und langfristig oft günstiger, besonders bei mehreren Postfächern

Aber: Du brauchst ein Gerät, das dauerhaft läuft (kein Laptop, der abends ausgeschaltet wird), eine stabile Internetverbindung und musst dich (oder jemand anderen) um Konfiguration, Wartung und Sicherheit kümmern.

Für Solo-Selbstständige ist der Aufwand oft zu hoch, es sei denn, du bist technisch versiert oder lässt dich betreuen.

3. Empfohlene Lösung des Experten: MailStore Server
MailStore ist besonders empfehlenswert:

• Läuft lokal oder auf einem Server deiner Wahl
• Kompatibel mit nahezu allen Maildiensten (Microsoft 365, Google Workspace, IMAP, POP usw.)
• Rechtssicher und exportfähig – auch bei Anbieterwechsel
• TÜV-geprüft, weit verbreitet, stabil
• Deutscher Anbieter mit gutem Support

Für kleinere Teams oder Selbstständige bietet MailStore auch eine kostenfreie Variante zum Testen und ist modular skalierbar.
#Wenn du E-Mails revisionssicher archivieren willst, solltest du automatisch, außerhalb deines Mailanbieters und möglichst revisionssicher speichern. Vermeide Anbieter-Archive, wenn du dort auch hostest. Nutze stattdessen spezialisierte Software wie MailStore, um langfristig flexibel und rechtlich abgesichert zu bleiben.

Wenn du dir unsicher bist, lohnt sich ein Gespräch mit jemandem, der sich auskennt. Lieber früh sauber aufsetzen als später teuer nachbessern.