Wenn du beruflich E-Mails versendest oder empfängst, musst du bestimmte Nachrichten revisionssicher archivieren, auch als Selbstständige/r. Laut GoBD (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung) gilt das für alle steuerlich relevanten E-Mails, unabhängig von der Unternehmensgröße.
Was zählt als steuerrelevant?
Zum Beispiel:
- Angebote, Rechnungen, Gutschriften
- Buchungsbelege oder E-Mails, die Buchungen erklären
- Preisabsprachen oder Änderungen an Vereinbarungen
- Projektbezogene Kommunikation mit Bezug auf Leistungen oder Abrechnung
Nicht archivieren musst du hingegen:
- Private Nachrichten
- Newsletter oder Werbung
- Reine Terminabsprachen („Ich komme um 9 Uhr“)
- E-Mails ohne geschäftlichen oder steuerlichen Bezug
Warum ist das wichtig? Weil das Finanzamt bei einer Prüfung prüft, ob du deinen Aufbewahrungspflichten nachkommst. Ist das nicht der Fall, kann es schlimmstenfalls zur Schätzung deiner Umsätze oder Gewinne kommen. Ein gutes Mail-Archiv schützt dich davor, denn es verhindert, dass E-Mails manipuliert oder gelöscht werden können, und stellt sicher, dass du sie im Streit- oder Prüfungsfall lückenlos und rechtssicher vorlegen kannst.
Auch wenn du vieles an deinen Steuerberater/in abgibst, bleibt die Verantwortung für eine ordnungsgemäße Archivierung bei dir. Sich mit GoBD auseinanderzusetzen ist also kein Luxus, sondern notwendig, auch für kleinere Unternehmen.
Und: Nur weil du bisher nie geprüft wurdest, heißt das nicht, dass das so bleibt. Wie bei einer roten Ampel nachts, du darfst nicht einfach ignorieren, was offiziell gilt. Besser ist, dich gut aufzustellen. Dafür gibt es passende Lösungen, mit denen du GoBD-konform und stressfrei archivieren kannst.
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