Beim digitalen Dokumentenmanagement gibt es mehrere zentrale Punkte, die du kennen solltest:
- GoBD: Diese Grundsätze regeln die ordnungsgemäße Buchführung und Dokumentation in digitaler Form. Du musst sicherstellen, dass deine Systeme und Prozesse den Anforderungen entsprechen.
- Aufbewahrungspflichten: Bestimmte Dokumente musst du für festgelegte Zeiträume aufbewahren, z. B. Rechnungen oder steuerrelevante Belege.
- Revisionssicherheit: Deine digitalen Dokumente müssen unveränderbar, vollständig, nachvollziehbar und jederzeit verfügbar sein.
- Originale vernichten: Du darfst viele Papieroriginale nach der Digitalisierung entsorgen, sofern die Digitalisierung revisionssicher erfolgt. Dabei solltest du dich aber immer an die gesetzlichen Vorgaben halten.
- Cloud-Anwendungen: Sie bieten Vorteile wie ortsunabhängigen Zugriff, automatische Backups und oft hohe Sicherheitsstandards. Wichtig ist, dass die Anbieter GoBD-konform arbeiten.
- Verfahrensdokumentation: Hier hältst du fest, wie deine digitalen Prozesse ablaufen, von der Entstehung bis zur Archivierung. Diese Dokumentation ist im Falle einer Betriebsprüfung Pflicht.
Wenn du diese Punkte beachtest, stellst du sicher, dass dein digitales Dokumentenmanagement rechtssicher, effizient und zukunftsfähig ist.
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