Wie funktioniert das Tool Caya?

Für Privatpersonen und kleinere Unternehmen erfolgt die Weiterleitung durch eine Postweiterleitung oder einen Nachsendeauftrag bei den Postunternehmen. Kunden melden sich bei dem Unternehmen an, buchen den Tarif und geben die Daten an, an die die Post weitergeleitet werden soll. Die Kosten für die Weiterleitung werden eins zu eins an die Kunden weitergegeben.

Für größere Unternehmen gibt es zusätzliche Optionen wie die Bereitstellung einer Postbox-Adresse oder das Einrichten eines Postfachs in einer bestimmten Stadt. Hier besteht auch die Möglichkeit, Maschinen bei der Deutschen Post manuell umzurouten, um Verzögerungen in der Zustellung zu vermeiden.

Die Post wird morgens zwischen fünf und sechs Uhr zusammen mit der Post von alternativen Postunternehmen vom Betriebshof der Deutschen Post in Berlin abgeholt. Anschließend wird die Post in Scancenter gebracht, wo sie automatisch geöffnet, digitalisiert und in ein Kurzzeitarchiv gebracht wird. Es erfolgt eine Texterkennung, Sicherheitscheck und Zuordnung zum richtigen Kundenaccount. Die Kunden erhalten eine Benachrichtigung per E-Mail oder Push-Benachrichtigung und können die digitalisierte Post auf der Plattform einsehen. Unternehmen haben auch die Möglichkeit, die Post direkt per E-Mail zu erhalten.