Wie stelle ich sicher, dass wirklich jede Mail automatisch und revisionssicher im Archiv landet?

Wenn du E-Mails rechtssicher archivieren willst, reicht es nicht, sie einfach im Posteingang zu lassen oder manuell zu sichern. Eine GoBD-konforme Archivierung muss automatisch, vollständig und unveränderbar erfolgen, idealerweise direkt auf dem Server und nicht erst lokal auf deinem Rechner.

Das sind die drei zentralen Punkte, die dein Mail-Workflow ab heute erfüllen sollten, fasst der Experte zusammen:

• Automatische Archivierung direkt vom Server: Nutze ein sogenanntes Journal-Postfach oder Kopie-Postfach, das alle eingehenden und ausgehenden Mails automatisch archiviert und zwar direkt bei Eingang, bevor sie gelöscht oder bearbeitet werden könnten. Nur so kannst du sicherstellen, dass alle relevanten E-Mails revisionssicher erfasst werden.
• Spam und Privates sinnvoll handhaben: Filtere Spam möglichst schon auf dem Server, aber archiviere trotzdem standardmäßig alle E-Mails. Falls sich doch mal Spam oder eine private Mail ins Archiv verirrt, kann sie meist mit Begründung gelöscht werden (inkl. Protokollierung). Wichtig ist, dass steuerrelevante E-Mails nicht versehentlich verloren gehen.
• Technische Pflege nicht vergessen: Viele Archivierungslösungen greifen per IMAP oder API auf dein Postfach zu. Ändert sich dein E-Mail-Passwort, stoppt oft auch die Archivierung ohne dass du es sofort merkst. Prüfe daher regelmäßig, ob die Verbindung funktioniert und alles wie geplant läuft.

Wichtig zu wissen:

• Es gibt kein einzelnes Gerichtsurteil, das exakt vorschreibt, wie du archivieren musst, aber die Fachwelt ist sich einig: Ohne automatische, serverseitige Archivierung erfüllst du die GoBD nicht vollständig.
• Eine einfache "Klick-Lösung" deines Hosting-Anbieters reicht oft nicht aus. Du brauchst zusätzlich eine Verfahrensdokumentation, in der du beschreibst, wie du archivierst und warum das den GoBD-Anforderungen entspricht.
• Auch Selbstständige sind verpflichtet, diese Anforderungen umzusetzen, die Finanzbehörden sollen zwar mit Augenmaß prüfen, aber im Zweifel zählt, was du nachweisen kannst.

Wenn du GoBD-konform arbeiten willst, führt kein Weg an automatischer, revisionssicherer Archivierung vorbei, mit einem Archivsystem, das direkt auf dein Postfach zugreift. Damit schützt du dich vor Datenverlust, rechtlichen Problemen und unnötigem Stress bei Betriebsprüfungen oder Streitfällen. Und: Lieber heute sinnvoll eingerichtet als morgen überrascht.