Verband der Gründer und Selbstständigen Deutschland e.V.

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Exklusiv-Telko: „Noch nicht umgesetzt? – So archivierst du E-Mails revisionssicher“

Experte: Ludwig Gramberg
Moderatorin: Stefanie Bockwinkel
Co-Moderatorin: Nicole Y. Jodeleit

Wir laden dich herzlich ein zu unserer VGSD-Exklusiv-Telko* mit dem Titel:

"Noch nicht umgesetzt? – So archivierst du E-Mails revisionssicher"

Ludwig Gramberg stellen wir unter anderem diese Fragen:

  1. Seit wann muss ich als Solo-Selbstständiger E-Mails revisionssicher archivieren und welche E-Mails sind betroffen?
  2. Welche Lösungen gibt es webbasiert und für den eigenen Computer?
  3. Wodurch unterscheiden sie sich? Welche Vor- und Nachteile haben sie?
  4. Gibt es Angebote von großen Unternehmen wie Microsoft oder Google?
  5. Wie funktioniert eine webbasierte Lösung? Kannst du an einem Beispiel zeigen, wie man damit arbeitet?
  6. Muss ich meine Arbeitsprozesse umstellen? Welche Besonderheiten sind zu beachten, wenn ich Mitarbeiter beschäftige?
  7. Was sieht der Prüfer?
  8. Wie gehe ich mit privaten und semi-privaten E-Mails am besten um?

Bitte nutze die Kommentarfunktion unten, um zu diesen Fragekomplexen eigene Fragen an die Experten zu stellen.

*) Achtung: Bei Exklusiv-Telkos bitte beachten:

  • Zu den Exklusiv-Telkos können sich nur VGSD-Vereinsmitglieder anmelden und die Teilnehmerzahl ist dadurch deutlich niedriger als bei sonstigen Telkos.
  • Statt erst während der Telko kannst du per Kommentar unten auf dieser Seite schon jetzt deine Fragen stellen.
  • Bitte formuliere deine Fragen kurz und knackig. Gebe sie als Antwort auf die thematisch passende Leitfrage ein, die wir unten als Kommentar schon erfasst habe. Auf diese Weise vereinfachst du uns die Vorbereitung und erhöhst die Chance, dass wir deine Fragen im passenden Zusammenhang unterbringen können.

Bitte melde dich rechts oben mit deiner E-Mail-Adresse an, damit wir dir die Zugangsdaten zusenden können. Außerdem erfahren wir auf diese Weise, mit wie vielen Teilnehmern wir ungefähr rechnen können. Danke!

4. Juni 2019
16:30 Uhr

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18 Kommentare

  1. Jürgen schreibt:

    Bitte auf Produkte eingehen, die im Hintergrund direkt die ein- und ausgehenden Mails vom IMAP Server holen und ablegen – am liebsten revisionssicher auf dem gleichen Server. Und wie immer bei den armen schutzbedürftigen Solo-Selbständigen, zu geringsten Kosten. 🙂

    Antworten
    1. Lukas Kerecz schreibt:

      +1 von mir! Optimal wäre ja, dass alles dann direkt beim IMAP-Server abgegriffen wird, bevor man die Mail löschen kann.

      Ergänzung: wie geht man mit den Mails von Mitarbeiter*innen um, in denen Arbeitsaufträge vom Kunden stehen (z.B. Bitte überarbeiten Sie den folgenden Flyer o.Ä.)? Darf/kann/muss ich das dann auch alles speichern/ablegen?

      Antworten
  2. Martin schreibt:

    Ist es ausreichend, die relevanten E-Mails in Kopie an ein schreibgeschütztes Mail-Postfach zum Zweck der Archivierung weiterzuleiten?

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    1. Antworten
  3. Doris Werder schreibt:

    Welches Verfahren ist am Einfachsten für eine lokale Archivierung, wenn man Thunderbird benutzt?

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    1. Antworten
  4. Stefanie schreibt:

    Ich bekomme u.a. Gebärdensprachvideos von Kunden. Vielleicht eine etwas ungewöhnliche Frage. Müssen diese auch archiviert werden? Es geht dann um Vokabular und Fachwörter.

    Wenn Lieferbenachichtigungen, versenden der Ware, Büromaterial. Muss dies archiviert werden?
    Es werden tagtäglich 30-50 „Sammelmails“ an alle DolmetscherInnen in NRW versendet. In der Betreffzeile stehen Datum und Uhrzeit. Zu 90% lese ich diese nickt bzw. lösche sie direkt. Ich werde nicht namentlich angeschrieben. Selbst wenn, ich aber den Auftrag nicht annehme müssen diese archiviert werden.

    Generell ist mit nicht klar ob Mails immer 10 Jahre archiviert werden müssen oder auch bei bestimmten Dingen kürzer. Entschuldigung für die vielen Fragen.

    Antworten
  5. Markus schreibt:

    Kannst Du etwas sagen zur GoogleSuite? Lt. Google kann man in der Business-Version die E-Mails rechtssicher archivieren, stimmt das?

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  6. Rainer schreibt:

    Bin ich gut aufgestellt, wenn ich alle Mails, die an Adressen in meiner Firmen-Domain gehen, automatisch an einen Agorum-Server weiterleite?
    Agorum ist ein Open Source-Dokumentenmanagementsystem. Auf meinem Agorum-Server richte ich jedes Jahr neue Ordner ein für Mail und für sonstige Belege. Jeder dieser Ordner erhält dann von mir eine Lebensdauer von 11 Jahren zugewiesen.

    Die Agorum-Benutzeroberfläche erlaubt es nicht, Dateien spurlos zu entfernen oder zu ändern. Aber unter der Motorhaube sitzt natürlich, wie wohl bei allen dieser Produkte, eine Datenbank. Wer den Server kontrolliert, kann letztlich auch den Inhalt der Datenbank beliebig ändern. Nur wenn man die elektronischen Dokumente auf physische, unveränderbare Datenträger ablegen würde wie z. B. CD-ROMs (die dann aber vielleicht keine 10 Jahre überleben), wäre eine nachträgliche Änderung wirklich ausgeschlossen. Das ist aber hoffentlich nicht mit „revisionssicher“ gemeint?

    Antworten
  7. K. Lemme schreibt:

    Wie geht man mit sensiblen Daten, z. B. Patientendaten um? Müssen auch Terminabsprachen archiviert werden?

    Was gibt es für Lösungen, die nicht außerhalb der EU liegen?

    Wäre eine externe Festplatte eine Option, die man mit Jahresordnern versieht und alte Jahre löschen kann? Wie kann man sie revisionssicher einrichten?

    Danke vorab.

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    1. Antworten
  8. Gudrun Ude schreibt:

    Wie gut ist das neue Angebot zum Archivieren von Strato ??? was denkst Du ? Ist der Preis o.k.?

    Danke für Deine Antwort.

    Antworten
  9. Cornelia schreibt:

    Ich nutze einen Webserver von Allinkl. wie kann ich hier Emails sicher verwahren. Kann ich diese vom Server holen und wie speichere ich diese.
    Gleiches gilt für meine yahoo-adresse, manchmal gehen auch hier Emails (Bestellungen, Rechnungen ein). Wie kann ich die vom Browser auf meinem Computer revisionssicher speichern. Danke.

    Stellen Sie die Informationen der Telko nach der Telko zum nachhören noch einmal auf Ihrer Seite ein?

    Danke.

    Antworten
    1. Stefanie Bockwinkel schreibt:

      Die VGSD-Telco wird in ca. 2-3 Werktagen für Mitglieder unter vgsd.de/telko-mitschnitte abrufbar sein.

      Antworten
  10. Valentina schreibt:

    Frage 1: Am Dienstag Nachmittag unterrichte ich – wird es eine Aufzeichnung des Webinars geben?

    Frage 2: Bei mir geht es um einen kleinen, privaten Einzelbetrieb für Gitarrenunterricht. Im Wesentlichen geht es um Infomails zwischen neuen Interessenten, aktuellen Schülern (privat bei mir und in Honorarvertrag bei einer Gitarrenschule), Rechnungen für Anschaffungen. Honorarquittungen gibts bei mir analog, ebenso i.d.R. analog eine Vereinbarung (kein Vertrag).
    Was genau ist archivierungspflichtig? Und wie geht das mit Windows/Outlook/1&1.

    Andere Fragen sind bereits gestellt worden.

    Bin gespannt auf mein erstes Webinar hier…

    Antworten
    1. Stefanie Bockwinkel schreibt:

      Die VGSD-Telco wird in ca. 2-3 Werktagen für Mitglieder unter vgsd.de/telko-mitschnitte abrufbar sein.

      Antworten
  11. m schreibt:

    sevDesk

    https://sevdesk.de/blog/rechtssichere-e-mail-archivierung/

    Für wen ist die E-Mail-Archivierung Pflicht?

    Jedes Unternehmen unterliegt der Pflicht geschäftliche E-Mails revisionssicher zu archivieren. Die einzige Ausnahme sind sogenannte Nicht-Kaufleute. Bei Nicht-Kaufleuten handelt es sich um Freiberufler oder Kleingewerbetreibende.
    Es gibt tatsächlich kein zentrales Gesetz zur E-Mail-Archivierung. Die Anforderungen ergeben sich aus diversen Vorschriften und Gesetzen wie beispielsweise dem Handelsgesetzbuch (HGB), der Abgabenordnung (AO) und den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).

    Die einzige Ausnahme sind sogenannte Nicht-Kaufleute.
    Diese Aussage ist widersprüchlich zu den mir bekannten Vorschriften

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  12. T schreibt:

    Mich interessiert auch die Frage, ob bei Solo-Selbständigen auch Freiberufler einbezogen sind

    Antworten

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