Verband der Gründer und Selbstständigen Deutschland e.V.

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Ergebnisse der Exklusiv-Telko: „Noch nicht umgesetzt? – So archivierst du E-Mails revisionssicher“

Webentwickler Ludwig Gramberg

Experte: Ludwig Gramberg
Moderatorin: Stefanie Bockwinkel
Co-Moderatorin: Nicole Y. Jodeleit

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Webentwickler Ludwig Gramberg war der Gast unserer Telko zum Thema „Noch nicht umgesetzt? – So archivierst du E-Mails revisionssicher“. Unabhängig von der Branche ist die E-Mail eines der wichtigsten Kommunikationsmittel. Sie kann zum Rechtsproblem werden, wenn Unternehmer die revisionssichere Archivierung vernachlässigen, betonte Experte Gramberg im Gespräch mit den Moderatorinnen Stefanie Bockwinkel und Nicole Y. Jodeleit.

Geschäftliche E-Mails gehören zu den Dokumenten, die zehn Jahre lang im Original aufbewahrt werden müssen. Betroffen sind davon typischerweise Rechnungen, die per E-Mail eintreffen, aber auch Angebote und Verträge etc. Nicht ausreichend sei es, die E-Mails einfach auszudrucken oder im Postfach zu belassen, betont Ludwig und gibt in der Telko Beispiele für geeignete Archivierungs-Software. Die Daten müssen unveränderbar bleiben.

Ein Problem stelle es dar, wenn ein Selbstständiger Angestellte beschäftigt, deren private E-Mails auf dem Firmenaccount liegen könnten. Damit keine Gefahr besteht, diese privaten Daten zehn Jahre lang zu archivieren, sollten Unternehmer den Mitarbeitern die private Nutzung der geschäftlichen E-Mail-Adresse schriftlich verbieten.

 

Während der Telko hat Ludwig unter anderem folgende Fragen beantwortet:

  • Seit wann muss ich als Solo-Selbstständiger E-Mails revisionssicher archivieren und welche E-Mails sind betroffen?
  • Welche Lösungen gibt es webbasiert und für den eigenen Computer?
  • Wodurch unterscheiden sie sich? Welche Vor- und Nachteile haben sie?
  • Gibt es Angebote von großen Unternehmen wie Microsoft oder Google?
  • Wie funktioniert eine webbasierte Lösung? Kannst du an einem Beispiel zeigen, wie man damit arbeitet?
  • Muss ich meine Arbeitsprozesse umstellen? Welche Besonderheiten sind zu beachten, wenn ich Mitarbeiter beschäftige?
  • Was sieht der Prüfer?
  • Wie gehe ich mit privaten und semi-privaten E-Mails am besten um?

 

Hier das Video der Telko

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3 Kommentare

  1. Tobias Baumann schreibt:

    Ich habe mir das Video noch nicht angesehen, moechte aber mal noch „OfflineIMAP“ in den Raum werfen. Ist Open Source und in Verbindung mit einem Bash/Shell Script und Cronjob, lassen sich so ziemlich alle Anforderungen an ein Email Backup erfuellen.

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  2. Antworten
  3. Kai-Ulrik Bräutigam schreibt:

    Stimmt es, dass eine E-Mail-Archivierung für Freiberufler und Kleingewerbetreibende nicht Pflicht ist?

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