Verband der Gründer und Selbstständigen Deutschland e.V.

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Exlusiv-Telko Noch nicht umgesetzt? – So archivierst du E-Mails revisionssicher

Während der Experten-Telko beantwortete Ludwig Gramberg unter anderem die folgenden Fragen:

  1. Seit wann muss ich als Solo-Selbstständiger E-Mails revisionssicher archivieren und welche E-Mails sind betroffen?
  2. Welche Lösungen gibt es webbasiert und für den eigenen Computer?
  3. Wodurch unterscheiden sie sich? Welche Vor- und Nachteile haben sie?
  4. Gibt es Angebote von großen Unternehmen wie Microsoft oder Google?
  5. Wie funktioniert eine webbasierte Lösung? Kannst du an einem Beispiel zeigen, wie man damit arbeitet?
  6. Muss ich meine Arbeitsprozesse umstellen? Welche Besonderheiten sind zu beachten, wenn ich Mitarbeiter beschäftige?
  7. Was sieht der Prüfer?
  8. Wie gehe ich mit privaten und semi-privaten E-Mails am besten um?

04.06.2019

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Ludwig Gramberg Experte

Stefanie Bockwinkel Moderatorin

Nicole Y. Jodeleit Co-Moderatorin

Mitschnitt der Telko

Webentwickler Ludwig Gramberg war der Gast unserer Telko zum Thema „Noch nicht umgesetzt? – So archivierst du E-Mails revisionssicher“. Unabhängig von der Branche ist die E-Mail eines der wichtigsten Kommunikationsmittel. Sie kann zum Rechtsproblem werden, wenn Unternehmer die revisionssichere Archivierung vernachlässigen, betonte Experte Gramberg im Gespräch mit den Moderatorinnen Stefanie Bockwinkel und Nicole Y. Jodeleit.

Geschäftliche E-Mails gehören zu den Dokumenten, die zehn Jahre lang im Original aufbewahrt werden müssen. Betroffen sind davon typischerweise Rechnungen, die per E-Mail eintreffen, aber auch Angebote und Verträge etc. Nicht ausreichend sei es, die E-Mails einfach auszudrucken oder im Postfach zu belassen, betont Ludwig und gibt in der Telko Beispiele für geeignete Archivierungs-Software. Die Daten müssen unveränderbar bleiben.

Ein Problem stelle es dar, wenn ein Selbstständiger Angestellte beschäftigt, deren private E-Mails auf dem Firmenaccount liegen könnten. Damit keine Gefahr besteht, diese privaten Daten zehn Jahre lang zu archivieren, sollten Unternehmer den Mitarbeitern die private Nutzung der geschäftlichen E-Mail-Adresse schriftlich verbieten.

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