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Netzwerktag für Selbstständige mit Barcamp am 02. + 03. März 2023 in Frankfurt/Main
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Aufbewahrungsfrist Teilnehmerlisten

2 Personen fragen sich das

Ich bin Einzelunternehmerin und arbeite freiberuflich als Referentin und Seminarleitung, weshalb ich durchgehend mit Teilnehmerlisten zu tun habe. Diese stellt mir der Veranstalter zur Verfügung. Nachdem die Teilnehmenden unterschrieben haben bzw. bei Online-Seminaren ich deren Präsenz abgezeichnet habe, vernichte ich die Listen üblicherweise nach einer gewissen Zeit, wenn ich davon ausgehe sie nicht mehr zu benötigen.

Nun zu meinen Fragen: Handle ich damit richtig? Gibt es dazu gesetzliche Aufbewahrungsfristen und auch Aussagen darüber, wann Teilnehmerlisten vernichtet werden müssen?

Danke vorab!

Mitgliederfrage (via VGSD)
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1 Antwort

Akzeptierte Antwort

Generell gibt es mehrere Aufbewahrungsfristen in der Buchhaltung:
1) 10 Jahre für Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen, Buchungsbelege, Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union
2) 6 Jahre für empfangene und gesendete Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind

Die Frage ist also, zählen die Teilnehmerlisten zu einer der Gruppen dazu, also z.B. wird dein Honorar basierend auf der Anzahl der Unterschriften bezahlt? Ansonsten gelten vermutlich noch die Bestimmungen der DSGVO.

Ich habe selbst auch ab und zu mit Anwesenheitslisten zu tun, die vom Teilnehmer unterschrieben werden müssen. Die gebe ich dann immer an den Auftraggeber zurück, dann hat er das Problem mit der Aufbewahrung...

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