Welche Anforderungen muss ich als Selbstständiger an ein Archivierungssystem haben?

In einem Archivierungssystem muss grundsätzlich alles durchsuchbar sein, auch die Anhänge. Wie alles archiviert wurde, muss nachvollziehbar sein und die Daten sollten unverändert sein. Generell sollte eine Archivierung zeitnah erfolgen und Änderungen müssen protokolliert werden. Der Prüfer muss einen geeigneten Zugang besitzen und die Daten müssen sicher abgelegt werden. Es gilt eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren, Backups sollten erstellt werden und die Möglichkeit zum Wechsel/ Export sollte gegeben sein. E-Mails „einfach nicht löschen oder ändern“ reicht nicht aus. Auch die Mails nur auszudrucken und abzuheften ist ungenügend, genauso wie Mails in gewöhnliche PDFs umzuwandeln und in einem Dateisystem abzulegen. Durch die Archivierung wird das Postfach entlastet und E-Mails eher gelöscht. Außerdem geschieht durch diesen Vorgang automatisch ein Backup. Abhängig von der technischen Umsetzung und dem Umfang der Archivierung könne ein Archivierungssystem als Beweiskraft von E-Mails bei Rechtsstreitigkeiten dienen, erklärt Ludwig Gramberg. Ich habe versucht die Antwort des Experten kompakt zusammenzufassen, empfehle dir aber den Mitschnitt selbst anzuschauen oder anzuhören.