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Zweieinhalbstündiger Aktiven-Workshop Wie können wir ehrenamtliches Engagement im VGSD noch wirksamer machen?

Gut 30 Regionalgruppensprecher/innen, Talk-Moderator/innen und andere ehrenamtlich engagierte Mitglieder haben gestern Nachmittag ihre Ideen zur Weiterentwicklung unserer Website und unserer Mitglieder-Angebote vorgestellt und diskutiert.

Unser Workshop-Raum war Zoom, als Zettelwand nutzten wir das VGSD-Voting-Tool

Schon letztes Jahr hatten wir kurz nach Einführung der neuen VGSD-Voting-Funktion alle Mitglieder eingeladen, Verbesserungsvorschläge für unsere Website einzureichen und mit ihren Stimmen die besten davon auszuwählen. Einige Vorschläge haben wir bereits umgesetzt, andere sind in Arbeit – und weiterhin posten und voten dort Mitglieder spannende Anregungen, von denen wir dann in der Zukunft weitere umsetzen werden. [Status der geplanten ändern und auf Reiter verlinken.]

Multiplikatoren genau zuhören

Wer eine Regionalgruppe leitet, Talks moderiert, sich politisch oder auf andere Weise engagiert, nutzt gegenüber "normalen" Mitgliedern zusätzliche Tools, erkennt Verbesserungsbedarf bei bestehenden Abläufen und entwickelt durch den Kontakt mit vielen Mitgliedern oft noch weitergehende Ideen. Deshalb haben wir für die "Aktiven" ein eigenes Voting eingerichtet.

Da solche Vorschläge oft detaillierter und damit erklärungsbedürftiger sind (zum Beispiel, weil sie sich auf die Einführung einer speziellen Software zielen) war uns wichtig, eine Gelegenheit zu schaffen, um die Ideen auch persönlich vorzustellen, Fragen dazu zu beantworten und im Idealfall die eigene Idee mit dem Feedback von anderen weiterzuentwickeln.

Zwei Minuten pro Idee und Feedback

Hierzu haben wir am Mittwochnachmittag mittels Zoom einen Mini-Workshop für Ehrenamtliche durchgegeführt. Wie schon bei unserer Mitgliederversammlung, galt für jede Wortmeldung ein Zeitlimit von zwei Minuten. Danke an alle Teilnehmer/innen dafür, dass ihr euch so diszipliniert an diese Vorgabe gehalten habt, so dass ganze viele Teilnehmer/innen und damit Perspektiven zu Wort kamen.

Soweit die vorgestellten Ideen noch nicht im Aktiven-Voting eingegeben waren, soll dies noch bis Ende dieser Woche geschehen, nächste Woche findet dann die eigentlich Abstimmung statt, auf deren Basis wir dann mit unseren Designern und Entwicklern besprechen, welche Vorschläge wir realistischerweise verwirklichen können.

Das wird sicher kommen: Aktivennetz

Schon jetzt ist klar, dass wir einen Wunsch der Teilnehmer/innen realisieren werden, der bereits vor dem Aktiven-Workshop einen der Top-Plätze in unserem Voting belegte: Nämlich die Einführung eines Intranet für ehrenamtliche Mitglieder. "Aktivennetz" (kurz für "Aktiven-Intranet") soll es heißen und über einen Textlink zugänglich sein, der im oberen Bereich der Website zusätzlich erscheint, wenn man mit der entsprechenden Berechtigung auf unserer Website eingeloggt ist.

Das Aktivennetz soll das Onboarding neue ehrenamtliche Mitglieder vereinfachen, indem es Anleitungen, wichtige Dokumente, Präsentationen, Protokolle enthält, aber auch die Termine der nächsten Aktiven-Vikos und Gruppensprecher-Treffen, Links zu den Signal-Gruppen, in denen wir uns untereinander abstimmen, eine Liste der Branchenprofile der aktiven Mitglieder, die Möglichkeit Werbemittel zu bestellen und vieles mehr. Gestaltet sein wird sie analog zur "Über uns"-Seite. Nach und nach wollen wir die dort bestehenden Möglichkeiten zum Austausch erweitern.

Neue Gruppenmitglieder begrüßen und Vortragsangebote sammeln

Ein weiterer Wunsch der Teilnehmer/innen, an dessen Umsetzung wir bereits arbeiten, ist die automatisierte Begrüßung neuer Gruppenmitglieder, so dass sie sich von Anfang an willkommen fühlen, den oder die Gruppensprecher/innen vom Aussehen her kennen und ganz herzlich zur nächsten Veranstaltung eingeladen werden. Ein Pilottest läuft bereits in Berlin, Karlsruhe und Köln, gestern sind Hamburg, Osnabrück und Stuttgart hinzugekommen.

Das VGSD-Voting schließlich, das sich so gut zum Sammeln und Bewerten von Vorschlägen eignet, soll zeitnah auch für Regional- und Branchen-Gruppen genutzt werden können, so dass deren Sprecher/innen zum Beispiel unter ihren ihren Mitgliedern Wunschthemen und Vortragsangebote zur Planung von Vortragsevents sammeln und voten können.

Mitgliedergewinnung, E-Mail- und Messenger-Kommunikation, No-shows

Beim Aktiven-Workshop wurden noch zahlreiche weitere Ideen diskutiert:

  • Wie können wir noch mehr neue Mitglieder gewinnen?
  • Wie können wir die Erreichbarkeit von Gruppen per Mail besser organisieren?
  • Sollten wir anstelle unserer Signalgruppen lieber auf Slack oder ähnliche Tools (wie Mattermost) umsteigen?
  • Was können wir tun, damit verhinderte Gäste von Gruppentreffen und Talks sich abmelden und ihren Platz so für andere freimachen?

Im Aktiven-Voting haben wir eine Vielzahl einzelner Verbesserungsvorschläge zu diesen und anderen Themen gesammelt und werden nächste Woche alle Ehrenamtlichen bitten, die besten Vorschläge auszuwählen, um dann zu bestimmen, welche wir zusätzlich zu denen umsetzen, die wir schon beschlossen haben.

Wir sind gespannt, welche Anregungen die meisten Stimmen erhalten werden!

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