Verband der Gründer und Selbstständigen Deutschland e.V.

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Ergebnisse der Experten-Telko: „Wenn rechtssichere E-Mail-Archivierung Pflicht ist: So geht’s ganz praktisch“

IT-Dienstleister Peter Musiol

Experte: Peter Musiol
Moderator: Andreas Lutz
Co-Moderatorin: Nicole Y. Jodeleit

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Jeder Selbstständige, der einer steuerpflichtigen Tätigkeit nachgeht, muss Geschäftsbriefe auch dann aufbewahren, wenn sie in digitaler Form eingehen, etwa als E-Mail oder PDF. Das machte Peter Musiol gleich zu Beginn der Experten-Telko „Wenn rechtssichere E-Mail-Archivierung Pflicht ist: So geht’s ganz praktisch“ deutlich.

Der IT-Dienstleister betonte im Gespräch mit den Moderatoren Andreas Lutz und Nicole Y. Jodeleit, dass es dabei nicht ausreicht, sie auszudrucken oder einfach im Postfach zu lassen; die Aufbewahrung der geschäftlichen Korrespondenz müsse den Kriterien der Revisionssicherheit und der Überprüfbarkeit entsprechen.

Musiol hat eine einfache webbasierte Lösung entwickelt, die auf der marktführenden Software MailStore beruht. Musiols Software ermöglicht eine rechtlich sichere Aufbewahrung. Wie sie funktioniert, was sie leistet und wieviel sie kostet, verrät der Experte in der VGSD-Telko.

Im Video zeigt Musiol zudem ganz praktisch am Beispiel eines echten Postfachs, wie die Anwendung arbeitet. Wenn sich VGSD-Mitglieder dafür interessieren, gewährt der Experte einen Rabatt auf die Archivierungslösung.

 

Während der Systemvorstellung beantwortete Peter unter anderem folgende Fragen:

  • Wer muss E-Mails rechtssicher archivieren? Warum ist das unabhängig von der Pflicht sinnvoll?
  • Welche E-Mails muss ich aufbewahren und wie archiviere ich Dokumenten, die ich nicht als Anhang erhalte?
  • Ihr bietet eine einfache webbasierte Lösung auf Basis von MailStore an. Warum nicht selbst hosten?
  • Was kostet eure Lösung? Wie viel Speicherplatz ist dabei? Bekommen Vereinsmitglieder einen Rabatt?
  • Wie richte ich die Archivierung für ein Mail-Postfach ein? Geht das auch mit Mac?
  • Wie finde ich anschließend Mails und kann ich sie bearbeiten, in einen anderen Ordner verschieben, etc?
  • Was sieht der Betriebsprüfer, wenn er nach dem Mailarchiv fragt?
  • Was ist Hinblick auf den Datenschutz zu beachten?

 

Das komplette Video und das Vorteilsangebot für VGSD-Mitglieder findest du hier

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Gerne beantworten dir Peter und sein Team weitere Fragen zu ihrer Anwendung. Sie freuen sich auf deine E-Mail.

2 Kommentare

  1. Klaus Rheinwald schreibt:

    Von den Anbietern von Email-Archivierungslösungen wird immer gern das Schreckgespenst der „Steuerschätzung“ herbei beschworen, das lauert, wenn man ein- und ausgehende Emails nicht archiviert.

    Verschwiegen wird dabei immer eine wichtige Ausnahme der GoBD-Richtlinie, die die postulierte generelle Email-Archivierung – zumindest aus buchhalterischer Sicht – : Soweit eine E-Mail als reines Transportmittel für einen Anhang – beispielsweise Rechnung – dient und keine weiteren steuerrelevanten Informationen beinhaltet, genügt es, wenn nur die Rechnung im Originalformat aufbewahrt wird und nicht die E-Mail selbst.

    Erzeugt man Angebote und Rechnungen also z.B. in einem Buchhaltungstool und verschickt diese als PDF und archiviert man die als PDF erhaltenen Eingangsrechnungen in dem selben Buchhaltungstool, erfüllt man seine Archivierungspflichten aus buchhaltersicher Sicht auch ohne Email-Archivierung.

    Antworten
    1. Peter Musiol schreibt:

      Hallo Herr Rheinwald,
      Das ist richtig, soweit bei eingehenden E-Mails nur der Anhang als Geschäftsbrief zählt. Es ist auch vollkommen ausreichend, die Ablage „zeitnah“ durchzuführen, das muss nicht automatisch erfolgen.
      In der Praxis ergeben sich hieraus einige Probleme:
      Nicht in jedem Fall ist nur der Anhang relevant, ob die E-Mail selbst relevant ist muss im Einzelfall geprüft werden.
      Das Buchhaltungsprogramm muss selbst GoBD-konform sein (inkl. Datensicherung und Dokumentation).
      Der einfachste, keinesfalls der einzige Weg, zur Rechtssicherheit besteht daher in der Archivierung aller E-Mails inklusive Anhängen.
      Zusätzlich ergeben sich aus der Archivierung weitere Vorteile, wie z.B. die schnelle Auffindbarkeit von E-Mails oder die mögliche Entlastung des E-Mail-Servers und des E-Mail-Programms.

      viele Grüße
      Peter Musiol

      Antworten

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