Es geht auch ohne Mahnung: So kommst du schneller zu deinem Geld

Wichtiger als wiederholte hilflose Mahnungen sind eindeutige vertragliche Vereinbarungen über die Zahlungsbedingungen, zeitnah gestellte Rechnungen sowie unmissverständlicher Klartext bei Zahlungserinnerungen. Wir erklären den Unterschied zwischen der Fälligkeit einer Forderung und dem Verzug des Schuldners - und was du tun kannst, damit deine Kunden schneller zahlen.

Neben einer Mahnung gibt es noch andere Möglichkeiten, nicht-zahlende Kunden zur Verantwortung zu ziehen

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Macht der Mahnung wird oft überschätzt

Die Mahnung ist das am meisten überschätzte Instrument des betrieblichen Forderungsmanagements. Fangen wir mit dem größten Missverständnis an: Das Durchlaufen des weitverbreiteten vierstufigen Mahnverfahrens (aus Zahlungserinnerung und erster bis dritter Mahnung) entbehrt jeder rechtlichen Grundlage. In vielen Fällen ist überhaupt keine ausdrückliche Mahnung erforderlich, bevor du Verzugszinsen geltend machst, einen gerichtlichen Mahnbescheid erwirkst oder deinen säumigen Kunden gar auf Zahlung verklagen kannst.

Bitte beachte: Die folgenden Überlegungen musst du nur dann anstellen, wenn du gezwungen bist, "auf Rechnung" zu liefern. Falls du die Möglichkeit hast, deine Waren und Dienstleistungen zum Beispiel ...

gegen Barzahlung oder Vorkasse,
per EC- oder Kreditkartenzahlung,
Abbuchungsauftrag bzw. Einzugsermächtigung oder
mit Paypal und ähnlichen Online-Zahlverfahren

... zu liefern, schlägst du dich damit besser - erhöhst andererseits jedoch die Verkaufshürde. Falls die vermieden werden soll, sorge alternativ mit Anzahlungen und Abschlagzahlungen für eine gerechtere Risikoverteilung und Schadensbegrenzung.

Zahlungskonditionen per Einzelvertrag oder Gesetz

Zurück zur Lieferung auf Rechnung: Wann eine Zahlung fällig und ob dein Schuldner bereits in Verzug ist, hat weniger mit deinem Mahnwesen als vielmehr mit den beim Vertragsschluss vereinbarten oder im BGB geregelten Zahlungskonditionen zu tun.

Fangen wir mit der Fälligkeit an: Sofern keine einzelvertraglichen Vereinbarungen über den Leistungszeitpunkt und die Zahlungsbedingungen getroffen worden sind, können sie nicht einseitig im Rechnungstext nachgeschoben werden. Das hat der BGH Ende 2007 entschieden. In dem Fall gilt die in § 271 BGB festgelegte Generalklausel über den Leistungszeitpunkt:

"Ist eine Zeit für die Leistung weder bestimmt, noch aus den Umständen zu entnehmen, so kann der Gläubiger die Leistung sofort verlangen, [...]"

Spezielle Fälligkeitsregelungen gibt es darüber hinaus für ...

Dienstverträge (Vergütung grundsätzlich "nach Abschluss der Leistung"fällig),
Werkverträge (Vergütung grundsätzlich "bei Abnahme zu entrichten") und
Mietverträge (Miete grundsätzlich "am Ende der Mietzeit zu entrichten").

Fälligkeit ist gut - Verzug ist besser

So wichtig Klarheit über die Fälligkeit einer Forderung sein mag: Sie nützt dir zunächst einmal herzlich wenig. Um weitergehende Ansprüche geltend machen und wirksame Schritte einleiten zu können, muss sich der Schuldner in Verzug befinden. Um den herbeizuführen, war früher eine Mahnung nötig. Seit Inkrafttreten der Schuldrechtsreform im Jahr 2001 kannst du dir diesen Umweg mit einfachen Mitteln sparen: Denn im BGB findet sich seitdem eine Verzugsautomatik für "Entgeltforderungen".

Bevor du dich auf diese berufst, kannst du den Übergang von der Fälligkeit zum Verzug aber auch nach wie vor eigenhändig herbeiführen:

Am allerbesten: Du vereinbarst von vornherein einen nach dem Kalender bestimmten Zahlungszeitpunkt, zum Beispiel "Zahlbar ohne Abzüge bis spätestens 15. April 2009."
Oder du schickst deinem Schuldner sofort nach Eintritt der Fälligkeit eine Mahnung.

Angesichts der üblichen Brief- und Banklaufzeiten plus der unvermeidlichen Bearbeitungszeit beim Kunden kommst du unter Wahrung der üblichen Höflichkeitsfristen mit der zweiten Variante jedoch kaum schneller an dein Geld als mit der im Folgenden beschriebenen gesetzlichen Verzugsautomatik.

Wichtig: Das Gesetz macht einen Unterschied, ob der Schuldner einer Geldschuld eine Privatperson (= "Verbraucher") oder ein Geschäftskunde (= "Unternehmer") ist.

Unternehmer: nach 30 Tagen in Verzug

In Bezug auf Geschäftsleute legt § 286 Abs. 3 BGB fest:

"Der Schuldner einer Entgeltforderung kommt spätestens in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder gleichwertigen Zahlungsaufstellung leistet [...]"

Sollte der Zeitpunkt des Rechnungszugangs nicht bestimmbar sein, entscheidet der Fälligkeitstermin und der Empfang der Gegenleistung.

Privatleute: Verzug nur mit Ansage

Wenn du mit Verbrauchern Geschäfte machst, greift die Verzugsautomatik nicht ohne Weiteres. Laut § 286 Abs. 3 BGB gilt sie nur dann, wenn du den Kunden in der Rechnung ausdrücklich auf das automatische Eintreten des Verzugs hingewiesen hast. Mit einem Textbaustein wie dem folgenden, gut lesbar angebracht, bist du auf der sicheren Seite:

"Mahnungen kosten Zeit und Geld: Deshalb bitten wir Sie, den fälligen Gesamtbetrag innerhalb der vereinbarten Zahlungsfrist zu bezahlen. Falls Sie innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang dieser Rechnung noch nicht bezahlt haben, geraten Sie automatisch in Verzug. Eine gesonderte Mahnung ist dafür nicht erforderlich."

Ein solcher Hinweis ist selbstverständlich auch in Rechnungen an Geschäftsleute möglich. Je nach Art deiner Geschäftsbeziehungen und den bisherigen Erfahrungen mit der Zahlungsmoral deiner Kunden kannst du abschreckungshalber gleichzeitig auf die Verzugsfolgen hinweisen (s. u.).

Von der Fälligkeit zum Verzug

Angenommen, du schickst am 2. April 2009 eine sofort fällige Rechnung an einen Geschäftskunden, dann kannst du davon ausgehen, dass sie spätestens am 4. April 2009 beim Empfänger eingetroffen und damit fällig ist. Wenn die Rechnungsgutschrift am 4. Mai 2009 noch nicht auf deinem Konto eingegangen ist, befindet sich dein Kunde von diesem Zeitpunkt an im Verzug, ohne dass du dafür noch etwas unternehmen musst.

Übrigens: Bereits vor Ablauf der 30-Tagesfrist befindet sich dein Schuldner in Verzug, sofern er die Bezahlung "ernsthaft und endgültig verweigert". Bei inhaltlich strittigen Forderungen kannst du dann sofort das Mahnverfahren einleiten oder Klage einreichen.

Bitte beachte: Wenn du deinen Kunden Skonto- oder ähnliche Schnellzahlerrabatte einräumst (z. B. "Zahlbar innerhalb von 14 Tagen abzüglich 2 % Skonto, innerhalb von 30 Tagen rein netto"), ändert sich an der sofortigen Fälligkeit grundsätzlich nichts. Geschäftsleute sind auch in diesem Fall nach 30 Tagen automatisch in Verzug, selbst wenn sie den spätesten Zahlungszeitpunkt nicht nach dem Kalender bestimmen. Damit Privatleute automatisch nach 30 Tagen in Zahlungsverzug sind, müssen sie bei solchen Rabattangeboten ebenfalls darauf hingewiesen worden sein.

Verzugsfolgen I: Schadenersatz

Ganz gleich, auf welche Weise der Verzug eingetreten ist: Sobald er eintritt, darfst du für den geforderten Betrag Zinsen in Rechnung stellen. Die gesetzlichen Obergrenzen für Verzugszinsen gegenüber Geschäftsleuten liegen derzeit bei 9,62 % (= 8 Prozentpunkte über dem aktuellen Basiszinssatz von 1,62 % - Stand: Februar 2009). Gegenüber Verbrauchern liegt der Verzugszinssatz aktuell bei höchstens 6,62 % (5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz).

Die Verzinsung stellt einen Ausgleich für den finanziellen Schaden da, der dir durch die verspätete Bezahlung entsteht. Höhere als die gesetzlich festgelegten Verzugszinsen sind grundsätzlich zulässig: Dann musst du den Schaden jedoch im Einzelfall nachweisen können.

Praxistipp: Die genannten Prozentangaben beziehen sich aufs Jahr. Verzugszinsen müssen taggenau berechnet werden. Falls dir das zu umständlich ist, lass dich vom "Verzugszins-Rechner" unterstützen.

Zusätzlich zu den Verzugszinsen darfst du deinen säumigen Kunden Folgendes in Rechnung stellen:

die Kosten für Mahnschreiben nach Eintritt des Verzuges (akzeptiert werden erfahrungsgemäß bis zu 2,50 Euro pro Mahnung),
die Portokosten sowie
eventuelle Rechtsanwaltskosten.

Verzugsfolgen II: das gerichtliche Mahnverfahren

Das gerichtliche Mahnverfahren darfst du genau genommen schon bei Fälligkeit einer Forderung einleiten - üblicherweise wartest du damit jedoch zumindest bis zum Eintritt des Verzugs: Das standardisierte Verfahren vereinfacht die Durchsetzung von Geldforderungen erheblich. Allein die Ankündigung wirkt oft Wunder.

Du beantragst den Erlass eines gerichtlichen Mahnbescheids beim "gemeinsamen Mahngericht", das für deinen Wohn- bzw. Standort zuständig ist. Antragsvordrucke gibt es im Schreibwarenhandel. Du kannst das automatisierte Mahnverfahren aber auch in acht einfachen Schritten in Form eines "Online-Mahnantrags" auf dem zentralen Mahnportal der Bundesländer einleiten. Die reinen Gerichtsgebühren für das Mahnverfahren reichen von 23 Euro (bei Forderungen bis zu 300 Euro) über 98 Euro (bei Forderungen zwischen 9.000 Euro und 10.000 Euro) bis zu knapp 1.500 Euro (bei Forderungen von 500.000 Euro).

Nachteil: Du musst die Gebühren auslegen - darfst sie aber an deinen Schuldner weiterreichen. Falls du dich vertreten lässt, gilt das auch für eventuelle Rechtsanwaltskosten.

Im standardisierten Mahnverfahren prüft das Gericht dein Anliegen nur auf formale Richtigkeit und Vollständigkeit. Sofern die gegeben sind, erlässt es daraufhin den Mahnbescheid an deinen Schuldner. Nach Zustellung des Bescheids hat er 14 Tage Zeit, Widerspruch einzulegen. Widerspricht (oder zahlt) der Kunde in diesem Zeitraum nicht, beantragst du umgehend einen Vollstreckungsbescheid, auf dessen Grundlage du die Zwangsvollstreckung durch einen Gerichtsvollzieher betreiben kannst. Ein Widerspruch gegen den Vollstreckungsbescheid hat keine aufschiebende Wirkung.

Widerspricht dein Schuldner hingegen bereits dem Mahnbescheid (zum Beispiel, weil er die Rechtmäßigkeit deiner Forderung ganz oder teilweise bestreitet), entscheidest du in aller Ruhe, ob du den normalen Klageweg beschreiten willst.

Moment mal: Erst kommunizieren, dann klagen

So wichtig es ist, die eigenen Rechte zu kennen und die eigene Position zu stärken - zum Normalfall sollte der gerichtliche Mahnbescheid nicht werden. Schließlich willst du ja auf Dauer gute Geschäfte machen:

- Verschaffe dir bei den Vertragsverhandlungen eine gute Ausgangsposition durch Vereinbarung unmissverständlicher Zahlungsbedingungen. Sichere dir dein gutes Recht auf sofortige Bezahlung - schließlich hast du deinenTeil der Vereinbarung ja schon erfüllt.
- Weiche von der sofortigen Zahlbarkeit nur dann ab, wenn du die Gutschrift damit erfahrungsgemäß deutlich beschleunigen kannst.
- Falls du "auf Ziel" lieferst, rechne den Skonto-Preisnachlass von vornherein in deine Verkaufspreise ein.
- Wenn der Verzug noch schneller eintreten soll als im Gesetz geregelt, lege den spätesten Zahlungstermin kalendarisch fest ("Zahlbar bis spätestens 15. April 2009.").
- Verschicke zusammen mit der Lieferung oder sofort nach Abschluss deiner Dienstleistung zeitnahe Rechnungen.
- Falls Privatleute zu deinen Kunden gehören, weise sie klar und deutlich auf die gesetzliche Verzugsautomatik hin und mache die Folgen deutlich.
- Ruf Kunden an, die mit Rechnungen in Verzug sind: Frag nach, woran es liegt.
- Ist dein Kunde in Zahlungsschwierigkeiten, einige dich auf einen realistischen Zahlungszeitpunkt und handle eine angemessene Verzinsung oder sonstige Kompensation aus.
- Wurde die Bezahlung lediglich vergessen, gewähre eine Nachfrist von einer Woche.
- Ist die Rechnung dann immer noch offen, schicke eine schriftliche Zahlungserinnerung mit einer einwöchigen Nachfrist.
- Wenn du auf Nummer sicher gehen willst, schicke den Brief am besten gleich per Einschreiben mit Rückschein. Damit verleihst du der Ernsthaftigkeit deines Anliegens Nachdruck und verbesserst bei Zweifeln über den Verzugsbeginn zudem deine Beweislage.
- Verzichte bei deinen Erinnerungsschreiben am besten auf Überschriften wie "Zahlungserinnerung" oder "1. Mahnung": Daraus könnte der Schuldner den - ggf. unzutreffenden - Schluss ziehen, dass noch eine oder mehrere weitere Mahnungen folgen.
- Ob du anschließend doch noch eine weitere außergerichtliche Mahnung schickst oder gleich den gerichtlichen Mahnbescheid beantragst, entscheidest du in jedem Einzelfall.