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Experten-Talk

Serviceanfragen effizient beantworten
Wie ein Ticketsystem Soloselbstständigen beim Kundensupport hilft

76 Teilnehmer
Mitschnitt vom 27. Oktober 2021

Bei uns Selbstständigen erfolgt der Austausch mit Kundinnen und Interessenten oft über mehrere Kanäle. Mit dem einen Kunden führst du parallel Telefongespräche und schreibst auf einem Messangerdienst, sowie per Mail. Dennoch möchtest du gerne den Überblick behalten und alle Nachrichten und Texte gebündelt an einem Ort sammeln. Dabei kann dich ein Ticketsystem unterstützen. Wie es funktioniert, erklärte im jüngsten Talk der Digitalberater Benjamin Leist.

In einem Ticketsystem wird jede Kommunikation – egal ob ein eingehende Anfrage per Mail oder telefonisch – in einem "Ticket" erfasst. Jeder weitere Austausch wird in demselben Ticket zusammengefasst, sodass alle relevanten Informationen zu einem Thema an einem Ort erfasst werden. So sparst du dir das Hin und Her zwischen verschiedenen Anwendungen. Änderungen werden angezeigt und frühere Tickets des gleichen Kunden können mit wenigen Klicks aufgerufen werden, erzählt Benjamin.

Grundsätzlich kann ein Ticketsystem in wenigen Stunden einsatzbereit sein. Die Anfragen kannst du individuell nach bestimmten Kriterien ordnen: Status und Priorität, Gruppen, Tags oder auch selbst erstellte Kriterien. Felder wie "Vor Ort-Termin erforderlich" oder auch "Projektstatus" (Erstkontakt, Angebot versendet, Angebot angenommen, Auftrag durchgeführt, Rechnung versendet, …) und "Projektbudget" können für Tickets bestimmt werden. Für die Kunden können individuelle Felder wie "PLZ" oder auch "Kundengruppen" erstellt werden. Festgelegte Textbausteine und Vorlagen können viel Zeit einsparen, erklärt der Experte.

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Der Mitschnitt

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Diese Fragen wurden beantwortet

  1. Was ist ein Ticketsystem - und ist das wirklich etwas für Soloselbstständige?
  2. Wie kann es dabei helfen, effektiver zu arbeiten?
  3. Wie lange dauert es, bis das Ticketsystem einsatzbereit ist - und wie aufwändig ist der Betrieb?
  4. Wie viele Gedanken muss ich mir um die Struktur des Ticketsystems machen?
  5. Welche nützlichen Funktionen unterstützen das schnellere Abarbeiten meiner E-Mails
  6. Wie kann ich die eingehenden Nachrichten automatisch vorsortieren?

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