Ergebnisse der VGSD Experten-Telko „Schonfrist vorbei: So archiviert ihr E-Mails revisionssicher”

Experte: Ludwig Gramberg
Moderator: Sven Kesberger
Co-Moderatorin: Elke Koepping

 

 

 

 

 

 

 

 

Seit dem 31.12.2014 gelten die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD zum Download)“. In unserer Experten-Telko am Donnerstag, 9. November 2017, hatten wir den Web-Entwickler Ludwig Gramberg zu Gast. Im Gespräch mit Sven Kesberger und Elke Koepping erklärte er zunächst, wen die GoBD überhaupt betreffen und welche E-Mails unveränderbar archiviert werden müssen.

Die schlechte Nachricht vorweg: Alle Selbstständigen müssen diese Regelungen umsetzen. Zum Glück gilt dies nicht für die komplette elektronische Korrespondenz, sondern nur für den Teil mit steuerlicher Relevanz. Dies umfasst z.B. die geschäftliche Mobiltelefon-Rechnung oder Angebotsanfragen per E-Mail. Ludwig rät, im Zweifel lieber eine E-Mail zu viel aufzubewahren.

Doch wann gilt eine E-Mail als zeitnah und revisionssicher archiviert? Leider reichen laut Ludwig bekannte Hausmittel nicht aus: Es genügt nicht, Mails auszudrucken und abzuheften oder sie in ein PDF umzuwandeln. Es muss also eine andere technische Lösung her. Ludwig hat in der Telko drei verschiedene Wege vorgestellt, ihre Vor- und Nachteile beschrieben und je eine Software beispielhaft vorgeführt:

  • Variante 1: Eigenbetrieb der Software auf eigenem Computer z.B. im Home-Office/ Büro
  • Variante 2: Mitlesendes Online-System via Service-Partner (SaaS)
  • Variante 3: E-Mail-Infrastruktur beinhaltet Archivierung (Unternehmenslösung)

Während der Telko hat Ludwig unter anderem folgende Fragen beantwortet:

  • Seit wann muss ich als Solo-Selbstständiger E-Mails revisionssicher archivieren?
  • Welche Lösungen gibt es – webbasiert bzw. auf dem eigenen Computer?
  • Wodurch unterscheiden sich die Lösungen? Welche Vor- und Nachteile bieten sie?
  • Gibt es Lösungen von großen Anbietern wie Microsoft oder Google?
  • Wie funktioniert eine webbasierte Lösung? Kannst du an einem Beispiel zeigen, wie man damit arbeitet?
  • Muss ich meine Arbeitsprozesse umstellen?
  • Was sieht der Prüfer?
  • Wie geht man mit privaten und semi-privaten E-Mails am besten um?

Hier das Video der Telko:

 

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Wer sich gerne über Ludwigs Angebot als Web-Entwickler informieren möchte, der kann dies hier tun.

8 Kommentare

  1. Bernd Wehn schreibt:

    Hallo Ludwig, hallo zusammen,
    ,
    kennst Du die Software MailSteward für MacOS. Ich nutze diese und möchte gerne wissen, ob diese nach Ihrem Vortrag als revisionssicher eingestuft werden kann.

    Vielen Dank fürs Feedback.

    Bernd

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    1. Ludwig schreibt:

      Nach dem zu urteilen was ich so an Features sehe auf der Herstellerwebsite: NEIN.
      Denn dort steht nichts zum Thema Unveränderbarkeit/Revisionssicher.

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  2. Christoph Becker schreibt:

    Es gibt eine Software as a Service Lösung die günstiger als die im Video vorgestellte ist und unabhängig von Betriebssystem wie Mac, Windows etc funktioniert.

    https://www.benno-mailarchiv.de/produktdetails/

    Ich selbst habe dies für Kunden bereits erfolgreich im Einsatz. Es funktioniert mit allen Postfächern von praktisch allen Email-Anbietern. Kosten ab 80EUR/Jahr für 5 Mailboxen.

    Bei Fragen, meldet Euch einfach.
    Grüße,
    Christoph

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  5. Dr. Matthias Brunner schreibt:

    Servus, zusammen!

    Ich recherchierte über viele Jahren nach einer guten Lösung zur Archivierung von E-Mails – nicht nur für den geschäftlichen Einsatz.

    Das einzig akzeptable Produkt, das ich fand, ist MailStore.

    Ich halte es von Funktionsumfang und Benutzbarkeit für sehr gut.

    Die geschäftliche Lizenz ist ggf. nicht ganz günstig.
    Für den privaten Bereich darf es kostenlos für bis zu 3 zu sichernde Konten (je Installation) genutzt werden.

    Habt Ihr auch Erfahrung mit MailStore?

    Gruß,
    Matthias

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