Ergebnisse der VGSD Experten-Telko „Schonfrist vorbei: So archiviert ihr E-Mails revisionssicher”

Experte: Ludwig Gramberg
Moderator: Sven Kesberger
Co-Moderatorin: Elke Koepping

 

 

 

 

 

 

 

 

Seit dem 31.12.2014 gelten die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD zum Download)“. In unserer Experten-Telko am Donnerstag, 9. November 2017, hatten wir den Web-Entwickler Ludwig Gramberg zu Gast. Im Gespräch mit Sven Kesberger und Elke Koepping erklärte er zunächst, wen die GoBD überhaupt betreffen und welche E-Mails unveränderbar archiviert werden müssen.

Die schlechte Nachricht vorweg: Alle Selbstständigen müssen diese Regelungen umsetzen. Zum Glück gilt dies nicht für die komplette elektronische Korrespondenz, sondern nur für den Teil mit steuerlicher Relevanz. Dies umfasst z.B. die geschäftliche Mobiltelefon-Rechnung oder Angebotsanfragen per E-Mail. Ludwig rät, im Zweifel lieber eine E-Mail zu viel aufzubewahren.

Doch wann gilt eine E-Mail als zeitnah und revisionssicher archiviert? Leider reichen laut Ludwig bekannte Hausmittel nicht aus: Es genügt nicht, Mails auszudrucken und abzuheften oder sie in ein PDF umzuwandeln. Es muss also eine andere technische Lösung her. Ludwig hat in der Telko drei verschiedene Wege vorgestellt, ihre Vor- und Nachteile beschrieben und je eine Software beispielhaft vorgeführt:

  • Variante 1: Eigenbetrieb der Software auf eigenem Computer z.B. im Home-Office/ Büro
  • Variante 2: Mitlesendes Online-System via Service-Partner (SaaS)
  • Variante 3: E-Mail-Infrastruktur beinhaltet Archivierung (Unternehmenslösung)

Während der Telko hat Ludwig unter anderem folgende Fragen beantwortet:

  • Seit wann muss ich als Solo-Selbstständiger E-Mails revisionssicher archivieren?
  • Welche Lösungen gibt es – webbasiert bzw. auf dem eigenen Computer?
  • Wodurch unterscheiden sich die Lösungen? Welche Vor- und Nachteile bieten sie?
  • Gibt es Lösungen von großen Anbietern wie Microsoft oder Google?
  • Wie funktioniert eine webbasierte Lösung? Kannst du an einem Beispiel zeigen, wie man damit arbeitet?
  • Muss ich meine Arbeitsprozesse umstellen?
  • Was sieht der Prüfer?
  • Wie geht man mit privaten und semi-privaten E-Mails am besten um?

Hier das Video der Telko:

 

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Wer sich gerne über Ludwigs Angebot als Web-Entwickler informieren möchte, der kann dies hier tun.

13 Kommentare

  1. Bernd Wehn schreibt:

    Hallo Ludwig, hallo zusammen,
    ,
    kennst Du die Software MailSteward für MacOS. Ich nutze diese und möchte gerne wissen, ob diese nach Ihrem Vortrag als revisionssicher eingestuft werden kann.

    Vielen Dank fürs Feedback.

    Bernd

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    1. Ludwig schreibt:

      Nach dem zu urteilen was ich so an Features sehe auf der Herstellerwebsite: NEIN.
      Denn dort steht nichts zum Thema Unveränderbarkeit/Revisionssicher.

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  2. Christoph Becker schreibt:

    Es gibt eine Software as a Service Lösung die günstiger als die im Video vorgestellte ist und unabhängig von Betriebssystem wie Mac, Windows etc funktioniert.

    https://www.benno-mailarchiv.de/produktdetails/

    Ich selbst habe dies für Kunden bereits erfolgreich im Einsatz. Es funktioniert mit allen Postfächern von praktisch allen Email-Anbietern. Kosten ab 80EUR/Jahr für 5 Mailboxen.

    Bei Fragen, meldet Euch einfach.
    Grüße,
    Christoph

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  5. Dr. Matthias Brunner schreibt:

    Servus, zusammen!

    Ich recherchierte über viele Jahren nach einer guten Lösung zur Archivierung von E-Mails – nicht nur für den geschäftlichen Einsatz.

    Das einzig akzeptable Produkt, das ich fand, ist MailStore.

    Ich halte es von Funktionsumfang und Benutzbarkeit für sehr gut.

    Die geschäftliche Lizenz ist ggf. nicht ganz günstig.
    Für den privaten Bereich darf es kostenlos für bis zu 3 zu sichernde Konten (je Installation) genutzt werden.

    Habt Ihr auch Erfahrung mit MailStore?

    Gruß,
    Matthias

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  6. Jens schreibt:

    Hallo zusammen,

    man muß bei Normen&Vorschriften immer den Wortlaut beachten.
    Deshalb finde ich den Absatz 121 der GOBD besonders interessant:
    […}
    Dient eine E-Mail nur als „Transportmittel“, z. B. für eine angehängte elektronische Rechnung,
    und enthält darüber hinaus keine weitergehenden aufbewahrungspflichtigen Informationen,
    so ist diese nicht aufbewahrungspflichtig (wie der bisherige Papierbriefumschlag).
    […]

    Ich persönlich habe bisher noch keinerlei Email bekommen (oder versendet), die ein eigenständiger Buchungsbeleg ist.
    Die Rechnung wird von den Systemen in der Regel (und auch von mir) als PDF erzeugt und an die Email angehängt.
    Somit ist wiederum nur die Rechnung (das PDF) aufbewahrungspflichtig und nicht die Email (als Transportmittel).

    Zudem ergab sich nach Rücksprache zu diesem Thema mit einem Steuerberater, daß dieser (als persönliche Einzelmeinung!) davon ausgeht, daß eine Email-Archivierung nicht notwendig ist bei kleinen Unternehmen, da sich alle Geschäftsvorgänge auch über den Kontoauszug (Geld-Ein- und -Ausgänge) belegen lassen und somit in sich schlüssig und nachvollziehbar sind. Das Transportmittel Email (bzw. der „Originalbeleg“) wäre nur notwendig, wenn Ungereimtheiten in den Buchungen bzw. Geschäftsvorfällen entstehen.
    Wie gesagt: Persönliche Einzelmeinung!

    Gruß
    Jens

    JS

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    1. Miguel schreibt:

      Hallo Jens,
      das entspricht auch meiner subjektiven Erkenntnis!

      Üblicherweise bekommen wir PDF-Rechnungen zugeschickt, aber ich habe eine halbe Handvoll amerikanische IT-Services, die mir tatsächlich nur eine Email als Rechnung schicken, eine Datei, geschweige denn eine Datei als PDF, ist nicht zu bekommen. In diesen Fällen ist die Email dann tatsächlich selbst die Rechnung.

      Vor allem frage ich mich: was passiert, wenn ich geprüft werde, wenn dem Prüfer das auffällt, wenn dem Prüfer das nicht gefällt, wenn , wenn, wenn. Von welchem Risiko sprechen wir hier eigentlich, welche „Strafe“ erwartet mich dann? Und welcher Aufwand steht dem gegenüber? Ist das unterm Strich etwas, was ich wirklich tun sollte?!?

      Viele Grüße,
      Miguel

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  7. Christoph Steinhauer schreibt:

    Die einfachste Methode dem Zwang zur E-Mail-Archivierung zu entgehen, ist es, elektronische Rechnungen nicht zu akzeptieren und auf Papier zu bestehen.

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  8. Sylvie schreibt:

    Hallo Ludwig,
    vielen Dank für die vielen guten Informationen!
    Eine Frage ist mir noch eingefallen: Wie geht man denn mit verschlüsselten Mails und Mail-Anhängen um? Hast Du dazu Informationen?
    Vielen Dank und Grüße
    Sylvie

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  9. Miguel schreibt:

    Hi zusammen,

    Microsoft selbst bietet für seine Exchange Postfächer auch einen Archvierungsdienst an, da wäre ich mir zumindest sicher, daß die in 10 Jahren noch da sind:

    https://products.office.com/de-de/exchange/microsoft-exchange-online-archiving-email

    Konnte nicht auf Anhieb erkennen, ob das für die ganze Palette von On-Premise Exchange, Hosted Exchange und Office 365 Exchange verfügbar ist?!? Ich wechsel gerade von einem Hosted Exchange zu Office 365 und werde das in dem Kontext ausprobieren.

    Viele Grüße,
    Miguel

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